筆硯系統操作手冊.doc

筆硯文書編輯共通服務平台 【系統操作手冊】 傑印資訊股份有限公司編印 【系統操作手冊 目錄】 第一章　基本環境介紹 2 一、使用者效益概述 2 二、使用者端系統需求 2 三、使用公文製作系統 2 四、進入系統 3 第二章　安裝筆硯WEB公文製作系統 4 一、安裝及註冊 4 二、已安裝但尚未註冊 13 三、修改使用者資料 13 四、多位同仁共用1台電腦 14 五、使用Help 及常見問題 15 第三章　完成您的第1份公文 16 一、進入系統 16 二、開啟範本 16 三、編輯公文 17 四、儲存公文 40 五、預視公文 42 六、列印 44 第四章　發文處理功能 46 一、預視並格式轉換 46 二、處理發文程序 46 三、列印受文者清單及地址籤條 50 第五章　進階功能說明 52 一、個人範本 52 二、一文多稿與簽稿併陳 53 三、格式轉換 55 四、特殊列印功能 56 五、行文單位保密(分址分文)之不隱藏功能 57 六、設定檔案儲存目錄 57 七、編輯個人通訊錄 58 八、常用檔號及保存年限 64 九、常用單位 66 十、自訂符號 68 十一、編輯常用分層負責 70 十二、編號與縮排設定 71 十三、正(副)本受文者匯入與匯出 72 十四、常用機關 73 十五、匯出入 76 十六、線上簽核模組相關功能 80 十七、安裝系統前需要進行的系統與IE安全性設定 89 第一章　基本環境介紹 使用者效益概述 能提供快速且正確的服務，即時提供最新公文規範，大幅提升公文傳遞時效。 整合公文電子交換系統，公文交換有保障。 以瀏覽器平台(Browser Base)為工作平台：只要有瀏覽器就可使用，在任何地方、任何電腦進入專案平台網頁，安裝筆硯WEB公文製作系統就能編輯公文。 發文機關、日期、速別、密等、字號等使用標準對應或下拉式選項，不必繕打且提高正確性。 編輯本文除編輯功能外，編輯能力符合文書規範並可自動產生條列編號。 可處理公文特殊需求，如稿轉函、一文多稿、一文多發列印、多址分文處理電子文或郵寄文。 與通訊錄結合，繕打正本、副本等受文者時立即判別是否可電子文，提昇電子文機關對應的成功率。 完全在個人電腦端離線作業，不佔網際網路頻寬，不怕斷線而影響編輯公文。 二、使用者端系統需求 (一)Intel相容電腦，CPU Pentium III以上，256 MB 或以上RAM。 (二)作業系統2000、XP、VISTA、7，瀏覽器IE 6 或以上(含)。 三、使用公文製作系統 (一)如果您已完成筆硯WEB公文製作系統安裝(可參考第二章、一、安裝及註冊)，電腦開機後進入 WINDOWS 系統後，選擇桌面圖示，快速按2下即進入文書編輯-公文製作系統環境，操作公文製作的功能了。 (二)若您是多位使用者共用1部電腦繕打公文，登入筆硯WEB公文製作系統前，系統會出現如下畫面圖1-1，選擇自己的帳號登入系統。 圖1-1 四、進入系統 進入系統後出現的第1個畫面如圖1-2，按確定後，您可以選取欲使用的公文製作系統面版樣式如圖1-3，選擇後按，選定樣版後即可進入筆硯WEB公文製作系統如圖1-。 圖1-2 圖1-3 圖1-4 進入系統後您可以選取公文製作的功能圖示，開始製作公文了! 圖1-5 若需重新選擇樣版，可至「工具」→「切換樣版」，重新選擇樣版之後，按即可。 第二章　安裝筆硯WEB公文製作系統 一、安裝及註冊 (一)由「筆硯文書編輯共通服務平台」進入 1、進入的網址 開啟IE瀏覽器 ，在網址列鍵入「筆硯文書編輯共通服務平台」網址後，按 Enter 鍵，出現「筆硯文書編輯共通服務平台」首頁。 圖2-1 【註1】若您電腦作業系統是Windows XP，IE SP2的版本，當您進入「筆硯文書編輯共通服務平台」網站時，會在網址列下方跳出黃色標題列，詢問您是否安裝ActiveX控制項或是來自網站的元件是否允許安裝，請點選標題列後選擇「允許安裝」或「是」即可。 【註2】建議將「筆硯文書編輯共通服務平台」加入信任的網站，以讓系統元件可正常安裝至您的電腦上。開啟IE瀏覽器，選擇工具→網際網路選項→安全性→信任的網站→網站→輸入網址→點選新增→最後點選確定。（註：信任的網站對話盒下方的”此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:)不勾選”） 【註3】相關安全性設定操作，請參本手冊第5章第17節。 2、於上方輸入帳號及密碼，按log in。 圖2-2 3、或點選「開始使用」於登入系統對話框內輸入帳號密碼，按登入。 圖2-3 【註】若您無法登入「筆硯文書編輯共通服務平台」時，請檢查您的帳號密碼 是否正確或稍後再試；若忘記帳號密碼、帳號停用或還是無法登入時，請聯 絡貴單位系