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交通工程档案管理中存在的问题与解决办法 交通工程档案管理中存在的问题与解决办法 交通工程档案是指从项目建设开始到结束，将整个过程形成的档案文件进行分类、整理、并归档，进而为工程建设提供依据与参考。项目档案则包括建设、设计、监理、施工等单位形成的基础性材料、设计资料、管理文件、施工文件以及竣工文件等，其主要目的是能够为项目提供有价值的参考、凭证或者依据。下面将对交通工程档案日常管理存在的问题进行具体分析。 　　一、交通工程项目档案管理存在的问题 　　档案资料真实性缺失 　　在交通工程建设过程中，很多参与建设的施工单位对实体建设较为注重，却对工程档案资料形成与编制缺少关注度，错误的认为工程档案资料只要形式上过得去就行，只为了应付工程检查，临时编制的记录或者资料。施工单位内部有一群专门的档案编制人员，这些人员对工程施工流程与现场缺少了解，编写出来的档案资料缺少根据，常与现实脱节。比如，在测量数据资料收集时不能确保收集到准确数据、开工报告附件编写过于流程化，土方填筑资料常出现错填或者漏填等问题[1]。 　　工程档案与工程建设不同步 　　在完成分项工程以后，现场签证和原始记录不能与工程同步进行。在进行归档过程中，主要考虑档案形成过程，侧重于归档工作的开展。例如，在对灌注桩施工进行记录时，在桩基阶段不能及时将原始记录填到表中，而是将其记在个人记事本上，然后再进行表格的统一整理；没有及时对测量放样、试验检测资料数据进行填写，而是事后补充，很可能造成归档效率的降低。 　　工程技术档案归档与档案管理规定不一致 　　在档案立卷归档时，鉴于工程技术档案与档案管理相关规定不一致，不同的人对档案的理解不同，也可能出于习惯，在分类档案、归档时会出现较大差异。比如，在对一座桥梁进行立卷过程中，有的工作人员会采用纵向归档，每个桥墩作为一个归档单位，其中包括这个桥墩的立柱、盖梁、承台、基础等资料，而采用横向归档法则是对所有桥墩中的立柱为一个单位，盖梁又为另一个单位，以此类推[2]。 　　二、出现上述问题的原因 　　档案管理意识薄弱 　　在交通工程项目刚开始时，项目管理部就制定了相关法律法规，比如，《竣工档案编制实施细则》或者《项目档案管理办法》等。但依然有技术人员或档案管理人员缺乏基本的技术素养，未能进行专业培训，对交通法规缺少足够的认识，不能对项目档案进行系统性、完整性的规划与设计，与档案资料编制目标存在较大差距。 　　没有严格执行工程建设程序 　　项目刚开始建设时，要先制定管理法规，依据专业法律法规制定奖惩措施，这样才能使档案管理更为规范，真正将档案管理落实到位。但是，很多时候为了赶进度忽视档案管理，无形中也增加了后期档案管理难度。 　　部门间的规定不统一 　　工程技术部门有一本文由论文联盟http://收集整理套对技术档案的管理办法，而档案管理部门又有一套管理办法，二者不尽一致，各有说法，也是造成档案整理返工的另一个原因。 　　三、解决对策 　　为了使档案管理能够全面、系统、及时的进行，编写出符合实际的文件资料，使管理水平提高可以采取本项目建设统一的方式，将合同管理纳入其中，按照“谁形成谁负责”的管理原则，是谁的责任就由谁来负责，杜绝出现责任相互推诿的情况。各单位资料质量负责人要对档案人员的工作进行检查督促，负责对档案编制的指导与动态监督[3]。 　　建立档案管理责任制 　　交通工程建设初期要构建出由业主、监理单位以及施工单位共同负责的档案管理责任制，并要委托咨询部门成立起文档编制项目部，其作用是对档案编制进行指导。还要有专门的档案室，设置人员负责日常管理工作，确立下来的制度要严格落实，参与建设的部门也要参与档案编制与管理。档案员要提高业务能力，增强档案管理能力，养成基本的档案管理素养，构建临时文件管理制度，做好文件收集、编制、整理、立卷归档等各个环节的工作。例如以我省莆永高速公路为例，档案管理组织结构流程可参考下图1： 　　图1 直接参谋型网络图管理组织结构 　　及时建档立卷，使项目档案与施工同步 　　档案编制部门要按照审批的程序进行分项列表、整理，将各卷的桩号标注上，将预立案卷的目录形成，档案管理员要对项目改进有所了解，每完成一个项目环节以后，就要及时做好数据、信息、资料的收集、分类与归档。做好立卷，做好材料、设备、人员等的归档，始终坚持“随时收集随时归档”的原则，这样才能确保档案的真实性与完整性，在工作交接上也就更加顺畅[4]。建设单位、监理单位在工程交工验收前，要对档案资料进行会审，在审核了全部档案材料以后才能正式签发交工证书。 　　加强档案编制的检查管理力度 　　在项目开展的不同阶段可实施动态管理，定期对全部的原始资料进行检查，对档案资料的整理情况、电子文件的编制情况进行整理，对竣工文件收集编制效果，资料真实性、准确性以及