(会议制度制订细则参考模板.docVIP

会议管理规定 目的：为加强公司会议管理，规范会议流程，提高会议效率，特制定本规定。本制度适用于公司各类会议。职责3．1　会议的主持部门负责会议资料的准备、会议的召集和实施以及制定会议的保密等级。3．2　会议主持人委派记录人负责会议记录。3. 4　人部负责会议出席、列席情况及会场纪律的管理。会议管理要求5．1　会议一般要求5．1．1　会议召集　 1）需要召开会议的部门，由该会议的主持人确定会议出席和列席人员名单，并委派会议记录人。　 2）会议主持人根据会议的性质明确会议的保密等级，并在会议记录表中作明确标识。　 3）会议召集部门负责通知会议出席和列席人员。　　4）会议召集部门应在会议召开前一天将相关资料发至出席和列席人员手中，如为技术原型或产品发布，需提前一周提供给相关与会人员试用。5．1．2　会议主持1） 宣布会议开始，要明确、准时。2） 主持人提出议题。3） 主讲人就会议主题进行陈述。4） 与会者发表意见。5） 主持人下结论。6） 所有议题讨论完毕后，或主持人认为必要时宣布会议结束。5．1．3　会议记录。会议记录人负责进行会议记录，会议记录内容包括：会议名称：会议时间：会议地点： 会议召集部门和主持人：会议记录员：　　　　　　　 出席人员(注明出勤情况：迟到、早退、缺席)：列席人员(注明出勤情况：迟到、早退、缺席)：会议内容：会议决议：5．1．4　会议记录确认1）会议记录人负责对会议记录进行整理，必要时编写会议纪要。2）会议记录整理后由会议主持人负责对其确认。3）会议主持人要明确给出会议纪要下发到哪些部门。5．1．5　会议结果处理　　 1）会议保密等级见《保密制度》。　　 2）会议文件下发：所有会议文件下发都必须由总裁办统一下发。3）会议文件管理：所有会议文件视同公司正常文件进行管理。4）会议用PPT应在会议结束后一天内交总裁办归档。5）会议出席情况登记表应在会议结束后一天内交人力资源部备案。5．2　会议形式及规定5．2．1　专题会的管理5．2．1．1　申报1）只涉及部门内的专题会无需申报。2）涉及其它部门或公司领导的需向公司主管领导申报。（见‘专题会申请表’）3）涉及非公司人员的则需要提出会议议程并向主管领导申报，经总裁审批方可实行。5．2．1．2　专题会的其他管理按照本制度第5．1条执行。5．2．2　例会的管理5．2．2．1　部门经理（含）以上人员每个月举行一次例会，具体时间由总裁办负责通知。这类例会要求总结上个月工作并制定下个月的工作计划，同时部门之间进行相互评议。5．2．2．2　公司领导每周例会一次，主要就公司近期内已发生的重大事项进行交流和总结，并就本周工作进行协调。5．2．2．3　部门内要求在部门经理的安排下，每周进行一次例会，主要是传达上级部门的工作安排以及有关精神，同时总结上周工作并布置本周工作。5．2．2．4　例会上要总结上次会议决议的执行情况。例会的其他管理按照本制度第5．1条执行。6　责任与奖罚6．1　会议主持部门要事先做好会议召开的各项准备工作，倘若因主持部门的失职等原因而造成会议不能正常或延迟举行的，对主持部门应视其情节给与相当处罚。6．2　会议主持人要准时宣布开会，否则，对其个人处以20元/次罚款。6．3　出席人员迟到者处以20元/次罚款，无故中途退席者处以同等罚款。6．4　无故缺席者视同旷工处理。6．5　出席人员在会场上不得利用响铃接听通讯工具，违者处以10元/次罚款。6．6　出席人员在会场上不得有任何扰乱会议的行为，如不礼貌言词、与会议无关的行动等，违者视其情节给予相应处罚。7 记录专题会申请表会议记录表会议签到表各临时使用会议室时，在不影响使用计划前提下，可安排使用使用计划会议室由指定专人负责统一管理，内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具，打扫卫生，摆齐会议室桌椅。操作有关设备（如空调、电灯）等。启用会议室后，为保持室内干净、卫生、安静、舒适严禁擅自动用室内电器，随地吐痰、大声喧哗、乱丢果皮、纸屑。对外来人员参加会议由管理人员负责接待，服务要求做到热情、周到，态度和蔼，有礼貌。 解释权：公司授权行政部对本流程做出解释。 本文自颁布之日起实行。同时，此前与本办法相抵触的规定、办法同时废止。 附件： 附件一 《会议召开申请单》 附件二 《会议室使用预约登记》 （以下无正文） 附件一 需求单位 单位 负责人 提交日期 年 月 日 会议申请具体内容 拟召开日期 年 月 日 会议所需时间 自 时 分 至 时