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情境三 办公室日常工作管理Situation 3 Office Routine Management 学习目标 通过此次课的学习,你将掌握以下内容: 1.能够区分办公室布局,理解办公室环境的构成 2.能进行办公用品的采购、分发和管理 3.能制定值班表和处理值班工作突发事件 4.能够进行邮件收发、处理 5.理解电话礼仪,能接打各种办公室电话 6.熟练操作办公室常用设备 7.合理安排个人时间,为上司制定合理形成安排 8.掌握现金管理和商务费用报销流程 课堂导入 问题: 1. 涉外秘书办公室日常工作有哪些? 2. 秘书应该怎样做来使得日常工作有序开展? 办公室环境的维护与管理 硬环境——自然环境:绿化、空气、 光线、颜色、声音、设备、安全。 软环境——社会环境:办公室人际关系。 办公室的布局 1、开放式布局 2、封闭式布局 开放式布局优于封闭式布局: 能源成本、建筑成本、空间利用率、 面积需求量、重新布局的灵活性、排 除交流、沟通的心理障碍。 封闭式布局优于开放式布局: 空间私密性、声音环境 办公室绿化 会客室的绿化 体现公司形象 上司办公室的绿化 宁静、宽敞、舒适,色淡香微 办公室的空气 温度 流通 湿度 清洁 办公室的光线 柔和 节能 办公室的声音 防止噪音 选取适当的办公室音乐 办公室的安全 对安全隐患采取相应措施,创造和维护健康安全的办公环境。 Google的山景城(Mountain View)总部43号大楼 Google园区 原属SGI,这是 当年留下的工作 区域,Google将 其改造成为了阁 楼风格的办公室 商务秘书对办公责任区的管理 上司办公区 个人工作区 公共工作区 保持办公桌干净整齐的有效办法: 除了你手头事情以外,把办公桌上所有其它文件清理掉。 所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里,而且应当放在一个好找的地方。 其它文件不要放到你正在进行的工作中去,也不要做其它的很有吸引力的工作。 一件工作转手后,再调查一下你的工作安排次序,然后开始做下一件最为重要的事情。 早晨你上班前,当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在办公桌上。 经常查看你的办公桌,保持桌面整洁。 办公室用品的管理 重要性: 办公人员工作效率 企业的营运成本 企业经济效益 (一)办公用品的计划 办公用品的分类 办公用品的计划与采购 办公用品采购计划 采购要求 了解需求 适合需要 合乎规格 及时供应 经济合理 (二)办公用品的发放 建立发放制度:专人负责;定时发放;填写申请;明确紧急领用程序。 紧急领用物品时应遵循的程序和步骤:申请表+特批单+领导签字 节约教育 办公用品申请表 值班工作 值班工作内容 1、制定值班制度 2、安排值班人员 3、制定值班表 制定值班制度 建立岗位责任制 建立信息处理制度 严格的保密制度 坚持交接班制度 值班具体工作 接听电话 礼貌的语言态度,专业的工作方式 做好电话记录 接待来访并作记录 完成上司临时安排的任务 收取邮件及文件并作登记 值班注意事项 严格执行以下制度: 工作岗位责任制 信息处理制度 保密制度 交接班制度 邮件管理 ( Mail Management) Procedure 定时收取邮件 清点签收邮件 注意事项 MAIL REGISTER(登记) 部门邮件的分发处理 上司邮件的分发处理 注意事项 接打电话 (Telephoning) 打电话 时间选择 充分准备 礼貌对人 拨打记录 接打电话 (Telephoning) 接电话 三声原则 自报家门 认真记录 接打电话 (Telephoning) 灵活处理打给上司的电话 领导不在 领导正忙 领导不想接听 接打电话 (Telephoning) 手机的使用 文明使用 信息安全 放置到位 Office Equipment Operation 打印机 (Printer) Office Equipment Operation 复印机 (Photocopier) Office Equipment Operation 数码相机 (Digital Camera) Office Equipment Operation 扫描仪 (Scanner) Arrangement for Daily Affairs 日程安排的内容 (Main Contents) 日程安排的基本要求 (Basic Requirements) 日程安排的形式 (Itinerary Forms) 日志的系统 (Itinerary Systems) 年度计划日程安排表 月计划日程安排表 周计划日
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