技術资料信息档案管理控制.docVIP

目 录： 1、目的： 3 2、适用范围： 3 3、责 任 人：--------------------------------------------------------------------------------------------3 4、管理办法： 3 5．参考资料 --------------------------------------------------------------------------------------------6 6 . 变更记载 ---------------------------------------------------------------------------------------------6 1．目的 规范项目阶段文件、资料、信息、样品的管理，保证文件、资料、信息、样品安全与完整。 2．适用范围 凡是记录和反映项目阶段土建，设备，生产，质量体系，GMP认证，行政管理等方面的，具有保存价值、证据价值的文件、资料、信息、样品。 3．责任人 项目组文件、资料、信息、样品的形成、收集、保管和使用人员。 4．管理办法 4．1条款2中所描述的一切文件、资料、信息、样品属与公司财产，任何人员不得违规保存，复制或使用，违反者董事会将视情节轻重给予经济处罚和行政处分；任何人员不得私自隐藏，占有，篡改，破坏，盗用，为了私利或是恶意向公司以外的第三方泄露，否则，董事会保留解聘相关责任人，并依法追究其经济直至刑事责任的权力。 4．2条款2中所描述的一切文件、资料、信息、样品包括公司内部形成的，或从外部获取的，形式包括但不限于： 4.2.1 各种文字材料，包括各类计划/总结，各类记录/纪要，各类日志/报告/报表，各类行政/管理/技术/商业文件资料，各类收文/发文，各类说明书/手册/宣传册，各类证书/证明等； 4.2.2各类图纸，照片，音像带，计算机存储盘及其他各类存储盘； 4.2.3传真，重要电话记录； 4.2.4电子邮件及其他各种电子信息； 4.2.5 各类实物样品； 4.3条款2中所描述的一切文件、资料、信息、样品都必须由形成或收集人员负责及时交至办公室： 4.3.1形成或收集后一个工作日内需要使用的，在本次使用完毕后立即交至办公室； 4.3.2形成或收集后不需要在一个工作日内使用的，一律先交至办公室，在需要时再按本管理办法的相关规定领取使用。 4.3.3文件、资料、信息、样品交至办公室或从办公室领用时，交接双方都 应在移交记录上签字。(记录样张附后) 4.4 由办公室主管负责安排文件、资料、信息、样品的归档保存，并按照本管理办法的规定进行管理。 4.4.1归档 4.4.1.1办公室管理人员应将文件、资料、信息、样品进行科学合理的归类，预先立卷，并编制好卷宗的名称、编号以及目录； 4.4.1.2办公室应对每一份收到的文件、资料、信息、样品立即归档； 4.4.1.3纸质文件材料归档以原稿为主，重要的以及易褪色、易损毁的需要同时保留一份清晰的复印件；使用频繁的文件材料，可以根据需要，准备一至两份复印件副本，专供日常借阅使用。 4.4.1.4重要的音像带以及各类存储盘应有至少一套备份归档，并与原件分开存放。 4.4.1.5 各种形式的电子信息应复制到办公室的专用电脑上归档，重要信息应以计算机存储盘的形式备份。 4.4.1.6对存储盘，音像带，照片，样品等实物应进行编号，并在合适的储存柜中划出专门的储存区域分类储存。 4.4.2 整理 4.4.2.1办公室管理人员负责每个工作日对当日归档的文件、资料、信息、样品进行整理，并填齐卷宗内目录； 4.4.2.3电子形式文件应在专用电脑上按相同规定整理； 4.4.2.4对存储盘，音像带，照片，样品等实物应按其编号进行整理并将编号填写入相应的卷宗目录。 4.4.2.5 纸质卷宗目录，必须用钢笔书写或不褪色打印件，做到字迹清楚、纸质统一。 4.4.3 保存 4.4.3.1办公室负责已归档文件、资料、信息、样品以及相应卷宗的保存，做到防盗、防水、防火、防霉、防蛀、防鼠、防虫，避光，防遗失。 4.4.3.2办公室管理人员发现档案被损坏、盗窃或对安全情况产生怀疑时， 应立即采取必要保护措施，并通过办公室主管报告董事会日常管理组。 4.4.3.3为了保证档案的准确性，办公室有责任对档案的修改进行监督。 *档案修改必须报董事会日常管理组批准后方可进行； *档案修改后，必须保留原档案，并连同修改人和批准人签字的修改说明附在修改后的档案上。 4.4.4 密级 凡是含有公司技术信息、商业信息的文件资料及样品，含有公司财务信息、人力资源管理信息的文件资料，公司的质量体系文件，公司各项规章制度均属于机密。 4.4.5归档