会议团队接待流程教材.pptVIP

二、团队预订、下发预订单 附：大型会议团队应根据预定信息提前与会议中心确认会场搭建事宜，具体流程如下： ①　会议开始前一周将会场搭建方案、施工布展图交予安保部、工程部审核备案； ②　入场前与施工、布展方签订施工搭建安全协议，并按照公司相关规定收取进场布展押金； ③　收取进场施工人员的身份证复印件； ④　将进场施工人员的复印件、施工搭建安全协议、进场押金条复印件等一并交予安保部、工程部备案； ⑤　施工搭建方搭建工作完毕，请安保部、工程部场地负责人进行安全检查后，方可在工程部负责人的协助下接电。 4.2.2、核实菜单 ①　根据与会务组确认的菜单与餐厅做进一步核实； ②　根据会务给出的用餐特殊要求，如是否设清真桌、摆放婴儿椅、菜品是否忌甜、忌辣等相关信息，再次与餐厅进行核实； ③　根据菜单核对菜品名称卡片，核对清真菜品是否做出标识； ④　菜品摆放齐全后，检查菜品与菜卡是否统一，并再次与菜单进行核实。 4.2.3、检查就餐座位和菜品备份情况 ①　开餐前，核实餐厅的就餐座位是否与预定信息相符，自助餐取餐台数量是否能够满足客人集中用餐； 如自助餐，根据预定的人数，在开餐前提前检查餐厅对菜品的备份情况，避免客人散会后集中就餐而出现菜品断档情况。 4.3检查会场 根据预定信息检查会场座位数量是否充足； 检查会议台型是否按照会务组要求摆放； 检查会场是否按照预定信息提供纸、笔、茶等服务； 检查会场的投影、幕布、音响、话筒等相关设备是否正常使用。 五、团队报到 团队到店时，按照事先与会务组、酒店沟通好的团队报到流程协助酒店办理团队入住； 大型会议团队在大堂搭建签到台、设户籍录入系统； 协助酒店收取报到客人身份证、发放房卡、收取房卡押金、房费等工作； 待客人领取房卡后，协助酒店前台工作人员指引客人乘坐相应电梯去房间。 六、餐饮接待 接待人员应在开餐前半小时到达餐厅，做开餐前的检查工作； 督促餐厅按照会务预订的开餐时间，准时开餐； 与会务组、餐厅核实就餐人数，并找会务组相关负责人签单； 用餐完毕后，及时询问会务负责人对本次用餐有无需要改进的地方； 如用餐中出现问题，或是会务提出需要改进的地方，第一时间将信息反馈给餐厅，并督促餐厅整改。 七、会议接待 接待人员应于会前一小时到达会场，做好会前的检查工作：会议台型是否按要求摆放整齐，灯光、音响、投影、幕布、话筒等设备是否调试完毕，桌签、纸、笔、茶是否摆放到位，礼仪、绿植等是否到位； 大型会议是否按照标准搭建水台、茶歇台等； 定时巡视会场，观察会场内的温度是否适中、检查安全通道是否畅通、场内用电安全等相关工作； 提醒会议服务人员按时给会场内的客人提供茶水服务等。 八、娱乐 接待人员按照预定信息提前落实所预留的娱乐项目场地； 根据现场情况做好临时娱乐项目的增加工作。 九、注意事项 1.提醒会务组客人入住携带身份证； 2.与会务组沟通客人办理入住时客房押金、房卡押金等问题； 3.提醒客人退房时间，在不影响下批客人入住的情况下可以延长退房时间到14:00，提前与会务组沟通半日房问题； 4.注意用餐人数，提醒客人自助餐预订人数，沟通自助餐赔偿问题。 十、客人离店后的工作 团队退房前，做好与客房部、酒店前台的沟通工作，缩短客人退房时的等待时间； 协助酒店与会务组做好本次会议的费用结算工作； 会务负责人结账离店前，接待人员应在大堂等候送客人离店，并热情询问客人在店期间遇到的一些问题，请客人留下宝贵意见； 团队退房离店后，接待人员应认真做好本次会议的接待总结工作。 2015年4月1日 会议团队接待流程 一、目录 团队预订 预定信息确认、核实 团队抵店前的准备工作 团队报到 餐饮接待 会议接待 娱乐 注意事项 客人离店后的工作 客人房间需求 客人餐饮需求 客人会议需求 客人康体娱乐需求 客人其他需求 结账方式、签单人 三、预定信息确认、核实 接待人员拿到会议团队预订单后仔细阅读预订单上的信息，并记录在案；按照预定单上显示的预订信息与会务组负责人进一步核实、确认，如有更改及时下发预定、更改单到预订中心；按照与会务组确认后的准确信息，与酒店各个相关部门逐一确认、落实，主要内容如下： 3.1房间 根据预定信息与酒店前台确认房间数量、入住间夜、抵离店时间； 根据会议团队的性质（或团队指定楼层）合理安排入住楼层； 根据预定信息与酒店核实房间布置内容及标准（鲜花、水果、干果、客用品等的配备情况）； 根据预定信息与酒店确认会议团队报到及入住流程； 按照会务组要求与酒店确认此团队在店期间的房费、可能会产生的客房杂费以及赔偿等相关费用的结算方式； 根据团队的要求与酒店确认此团队悬挂条幅、大堂布展、库房使用等情况。 根据预定信息与餐厅确认此团队的用餐人数、开