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第1章 Excel的高效使用技巧 Microsoft公司的Excel是办公最常用的工具软件之一，也是目前最佳的电子表格系统。因其具有优秀的数据录入和处理能力而被众多的办公一族所青睐。Excel 2003使电子表格软件的功能更强大，操作更简单，使用户进入了一个新的境界。该系统具有人工智能的特性，可以在某些方面判断用户的下一步操作，使操作大为简化，因此外行人很快就可以得心应手地使用它。另外，其功能之多令行家也赞叹不已。Excel的出现，取代了过去需要多个系统才能完成的工作。它必将在我们的工作中起到越来越大的作用。 Excel本身已经具有强有力的数据库管理功能，这主要依赖于它内部丰富的宏命令、函数，以及强有力的决策支持工具。所以，在进入Excel VBA的介绍之前，有必要先对Excel内部的高级数据处理功能进行简单的介绍。一方面是基于对多数读者可能还没有系统学习过Excel的高级使用技巧的考虑，另一方面也为后面VBA的使用打下基础。Excel是一个完整的系统，即便后面的VBA编程开发也依然是以基础操作为前提的。所以，熟悉Excel各种操作和功能，对VBA的学习很有帮助。 本章主要面向还未系统学习过Excel高级操作的读者。对于熟悉Excel高级操作的读者可以跳过本章的学习。 1.1 高效的数据录入 数据录入是Excel最基本的操作，然而很多Excel的使用者却停留在直接以表格输入方式录入数据的层面上。这种方式对于少量数据还可以完成，但是一旦录入成百上千的记录或者在Excel中查看列数很多的表格数据时，常常会出现错位的现象。同时，用户往往会因为漏看、错看而输入错误信息。因此，为了保证数据输入的正确性和完整性，本节将介绍Excel本身提供的记录单录入。 1.1.1 数据的添加 为了更好地说明这种录入方式，以新生信息录入为例来演示其步骤。 假设某校新生入学，需要填入本校新生信息：学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等。面对全校上千名新生，直接录入的方式会使录入工作者面对大量数据时产生视觉错误，导致漏录或错录，修改起来更加耗时。而采用记录单的形式录入，不但操作简单，而且输入更加合理，从而大大降低了犯错误的可能性。 用记录单录入的操作步骤如下： （1）打开Excel，在Sheet1表中第一行输入学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等字段，如图1-1所示。 图1-1 输入字段名 （2）选中第一行任意一个字段名，然后选择【数据】|【记录单…】命令，系统弹出【记录单】对话框，如图1-2所示。 ?注意：由于此时记录只有一行，系统会提示无法确定选择区域哪一行包含列标签，如图1-3所示，单击【确定】按钮即可。 ?图1-2 【记录单】对话框 图1-3 系统提示 （3）在各字段对应的文本框内输入实际数据，单击【新建】按钮，一条新记录就录入完成，记录单对话框会自动转入到下条信息的录入，如图1-4和图1-5所示。 图1-4 填入数据 图1-5 数据被输入 （4）依次录入各条记录，直到录入完毕。如果想中断操作，单击【关闭】按钮即可。 （5）数据录入完毕后，可以通过单击【上一条】和【下一条】按钮对数据库的内容进行查看。 1.1.2 数据的修改和删除 通过1.1.1小节的学习，可以快速高效地建立数据库，但是数据不是固定的，而是需要经常修改的。在大量数据中找到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情，记录单功能同样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。 本节将用1.1.1节建立的数据库作范例，演示“修改”、“删除”等操作。 （1）打开数据库，然后选择【数据】|【记录单…】命令，如图1-6所示。 （2）单击【条件】按钮，根据要更改记录的特征，在对应标签名的文本框中输入可以判别它的条件，如图1-7所示。 ?注意：对于判别条件的输入要依赖实际问题。例如，笔者可能想筛选出成绩大于625的男生，则在性别文本框中输入“男”，在高考分文本框中输入“〉625”。对于数字的比较，需要保证其所在单元格的格式已经设定为数值或者小数。否则，系统将把其当作文本进行比较。 （3）按Enter键，【记录单】对话框中的各文本框将显示筛选出来的记录，如图1-8所示。 ?注意：如果筛选条件比较宽泛，还会出现多条记录，单击【上一条】和【下一条】按钮可以对符合条件的所有记录进行修改。 图1-7 输入条件 图1-8 搜索结果 （4）如果想删除某条记录，单击【删除】按钮，记录就会被删除，同时该记录下面所有记录上移一行，如图1-9所示