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第一章 绪论 一、办公室及其功能 （一）办公室的含义 1、含义 第一种：办公室是组织为完成组织目标或组织成员履行其职能时的工作场所。 第二种：是组织设立的办理行政性事务的办事机构，是直接为领导服务、沟通上下、联系左右的综合部门。 2、办公室的分类 （1）按照性质分 ●党政机关、社会团体、事业单位、企业等系统的办公室 （2）按照办公室的规格、级别分 ●党务系统：中央机构、地方机构、基层机构 ●行政系统：部级办公厅、局级办公厅、处级办公室、 科级办公室 （二）办公室的基本功能 1.基本功能 （1）从社会组织的整体来看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位，为领导决策活动提供建议意见，处理社会组织的内部事务。 （2）从社会组织的结构看，是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。 （3）从社会组织的外部看，办公室是社会组织面向社会的门窗，处于窗口地位。 2.基本功能的特征 （1）基本功能的行使具有综合性 （2）基本功能的行使具有程序性 （3）基本功能的行使具有终局性 3.办公室管理与秘书工作的区别 （1）办公室管理是对一个组织机构的管理，是社会组织行政管理的一部分； 秘书工作是社会组织内部的一种管理活动，其直接动因是领导活动的需要。 （2）办公室管理表现出某种赋予性，根据组织自身的需要，赋予其内部机构不同的工作内容； 秘书工作各环节之间存在一定的逻辑联系，体现了某种科学意义的组合。 二、办公室管理的实施维度 （一）办公室的性质 1、从属性 2、补充性——提供的所有的服务一定是组织内其他部门活动的必要补充 3、管理性——是实施内部管理的唯一机构 （二）办公室的管理职能 1、计划——分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展 2、组织——把全部经济资源组合成可控的组织单位 3、控制——保证工作成果尽可能与组织的计划一致 4、协调——动员组织员工，使组织目标得以成功实现 （三）办公室事务 ● 辅助决策、组织会议、公文起草 ● 信息管理、协调关系、规章制度制定 ● 日常事务管理、接打电话、归档管理 ● 统计管理、对外管理、自身建设 三、如何提高办公室的工作效率 （一）办公室的七大效率杀手 1、空气杀手 （1）温度——在22-26摄氏度的恒温状态下，人的工作效率是最高的 （2）湿度——在正常温度下，办公室理想的相对湿度在40%-60%之间 （3）清洁度——表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。 （4）流速——在正常的温度下，空气的流速为0.25米/秒时，人的热量散发正常 2、光线杀手 光源的布置应自然合理，避免使坐着的人直接面对光源，凡是光源直接照射到人的，就应该考虑重新设置。 还得注意： 1）电脑是否面对光源造成严重反光 2）办公桌面是否反光或者搁置不必要的玻璃 3、声音杀手 主要包括：办公室的窗户没有隔音玻璃、办公桌没有隔板、设备或机器声 其他 4、空间杀手 5、设备杀手 ●办公桌、办公椅的不合理摆设 ●没有隔板的办公桌 ●老化的机器 装得不顺手的电话、拖拽的电话线 ●没有靠背、轮子的办公椅 ●安放办公桌的窗口被档案柜占据 ●设备、档案柜与使用者相隔太远 6、文件杀手 ●文件随便堆积在某个角落 ●摆放在文件柜的文件没有正确、鲜明的索引 ●文件未更新 ●办公桌上散落着或多或少的文件 7、职能杀手 ●主管的位置安排在员工中间 ●领导位置与秘书的位置相隔太远 ●与公众接触的部门靠近门口 （二）办公环境优化 1、优化从“合理”开始——办公室布局应使环境方便工作者而非工作者方便环境。 1）根据工作需要和工作职能布局 （1）主管的办公区域位于工作区域的后方，里面要保留适当的空间，同时又要和秘书保持最紧密地联系 （2）与公众接触频繁的部门应设置与入口处 （3）采用直线对称布置，全体工作人员的座位面向一方向 （4）审计部门位于离行政区较远的地方 2）保障公共空间和私人空间的独立 2、设备优化急不可“怠” 1）光源：写字时，光源来自左方；打字时，光源最好来自两方 2）办公桌：多平面转角电脑办公桌 3）办公椅：有轮子与靠背，自动升降 4）隔音玻璃 5）隔音板：控制噪音，保障私人空间独立 6）档案柜：同一规格垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，背对背放置或置于墙角，而且应在使用者附近 7）屏风 8）空调温度：22-26摄氏度，适度保持在50% 9）电脑、传真机、复印机等操作嘈杂的设备置于隔音处 3、美化环境 （1）办公室绿化 （2）办公室装饰：采用若干的