004综合案室管理规章.doc

综合档案室管理规章 GD/XL03-(4.2.3).4 档案管理条例 1 主要内容与适用范围： 1.1为规范集团公司的档案管理工作，使其有效地服务于生产、科研、经营和管理，促进集团公司经济效益的提高，特制定本《条例》。 1.2.本《条例》规定了档案管理机构、管理范围、档案信息的开发利用以及检查和考核等内容。 1.3本《条例》适用于集团公司所属各生产经营公司及部门。 2 档案管理机构： 2.1、集团公司设综合档案室，与科技情报室实行“一套人马，两块牌子”，统一管理集团公司的科技情报、综合档案资料。综合档案室隶属于集团公司总裁办公室管理，其具体任务是：统管集团公司文书、科技、财会、经营档案。 2.2有保管档案资料的单位、部门指定一名具有一定文书、档案专业知识的人员兼职档案管理员，从事本单位文书、档案资料的管理工作，为生产和管理服务。兼职档案员编制仍属本单位， 在业务上受综合档案室指导，对本部门的档案管理负责，对综合档案室负责；严格执行《档案管理条例及实施细则》，认真负责地做好档案管理工作。本部门的负责人是本部门档案管理的第一责任人。 2.3综合档案室是集团公司的档案信息管理中心，对各有关单位、部门的兼职档案员进行档案业务知识培训，对其档案管理进行检查、监督和指导。 3 档案管理要求： 3.1档案管理是集团公司基础管理工作的重要组成部分，是维护集团公司经济利益、合法利益和历史真实面貌的一项工作，应列入企业发展规划，生产、经营计划及集团公司经济责任考核体系。 3.2凡在本集团公司生产、经营、企业管理、科研、技改、设备验收、项目建设、劳动工资、财务、证券、党政工团等方面活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料、声像材料、实物材料等均属档案资料，必须按规定收集、整理、立卷、归档，并按时上交综合档案室，其中人事档案由人力资源部负责归档，财会档案由计划财务处负责归档，行政档案由总裁办负责归档，营销档案由经营管理处负责归档。综合档案室实施集中统一管理，做到档案资料完整，准确地反映集团公司生产、科研、经营、管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3凡属各部门在企业生产、经营、等方面活动中形成的文件、资料，有关单位、部门均应按规定及时上交集团公司综合档案室或本单位兼职档案员，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有，各生产经营公司只能保留当年上级下发文件，翌年一季度以前上交集团公司综合档案室。如确因工作需要，经批准可保留复印件由本单位兼职档案管理员负责归档保管；未经单位领导批准不得擅自复印；不得携带机密文件外出。凡是收进、移交档案发生变更，或是专兼职档案人员工作变更时，必须严格办理登记和交接手续，做到有文字记录存档。 3.4机密级件的借阅，按规定权限审批，并在指定的地点查阅；确需抄录和复制时，应按规定办理审批手续，不得泄密抄录件，不得自己销毁复制件，应上交综合档案室统一处理。 3.5属应销毁的档案资料，应严格按照鉴定销毁规定执行。 档案信息的开发利用： 4.1综合档案室以及各有关单位、部门的兼职档案员均应积极地为档案充分开发利用创造条件，要求目录具备、检索工具齐全。要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。为方便查阅，逐步实现计算机管理， 实现以文号、文种、时间、关键词等为检索目标的多种目录，使档案信息资源为集团公司的生产、科技、经营、管理提供优质服务。 4.2积极开展档案的编制工作，编写档案专题史料，主动地为企业生产、科技、经营管理决策提供有价值的资料。 4.3积极做好档案利用效果的信息反馈工作，不定期地撰写能反映档案利用效率的汇编，以便及时为生产提供急需的技术资料、科研资料。 检查与考核： 5.1综合档案室应每年进行一次档案大检查工作，检查内容：档案制度的贯彻情况、档案归档率、账物是否相符、档案是否有虫霉发生等情况。 5.2综合档案室应定期对集团公司各有关单位、部门的档案管理工作进行检查与考核，并纳入集团公司月度经济责任制奖惩系列。 5.3凡能积极地向综合档案室捐赠对本集团公司有重要价值的文件资料以及其它载体的档案资料，并起到一定利用效果者，均应给予不同程度的精神或物质奖励。 5.4对专兼职档案管理人员，在档案管理、档案开发利用中成绩显著者，对保护档案、保护机密资料方面做出突出贡献者应给予精神或物质奖励。 6 附则： 6.1本《条例》自实施之日起，本集团公司原有规定同时作废。 6.2本《条例》与上级规定抵触者，按上级规定执行。 档案管理条例实施细则 1主要内容与适用范围： 1.1本《细则》规定了科技、文书、财务、声像档案管理、档案资料借阅、复制规定、档案资料的清理统计以及档案的鉴定与销毁等内容。 1.2本标准适用于本集团公司档案管理。 2 科技档案的管理： 2.1科技档案的定义：科技档案是指在科学研究、生产技术、项目建设等活