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濟胜知识体系05-04初始化-往来单位的建立和导入
初始化-往来单位的建立和导入
《济胜商务》将所有与我们有往来的业务单位,都称为往来单位。所以在初始化时,往来单位资料的输入和编辑也是一项重要的工作。
往来单位资料的直接输入
想输入往来单位资料,可以通过主菜单『资料』?『往来单位资料』项启动【往来单位资料】窗体来建立,如下图所示。
新增往来单位的操作方法,如同物品资料,下面对往来单位资料相关知识进行说明。
类别:《济胜商务》所有的往来单位都放在一个表中,不象目前有些系统一样,分成“客户”、“供应商”二个表。往来单位是客户还是供应商,是通过“类别”这一列来区分的。往来单位的“类别”这一列只能选择,选项有“客户、供应商、客户及供应商、送货单位、安装单位、送货与安装单位”这些类别。
客户:只能是我们卖东西给他;
供应商:只能是我们向他进货;
客户及供应商:既有可以是我们卖东西给他,又可以是我们向他进货;
送货单位:帮助我们送货的往来单位;
安装单位:由于《济胜商务》有管理商品安装功能,安装单位就是负责商品安装的往来单位;
送货与安装单位: 既可以帮忙送货,也可以帮忙安装的往来单位。
往来单位:此列一般输入“往来单位”简称,比如“杭州华力”、“广州易达”等。《济胜商务》是通过“往来单位”列来唯一区分往来单位的。这列不能空,也不能重复。在以后查找往来单位时,一般都使用“往来单位”简拼来实现。
说明:
有许多应用过其它软件的操作员,总觉得往来单位这个表应该有“编码”这一列,认为应该是“往来单位编码、往来单位名称”这样的组合。其实,在实施《济胜商务》时也可以将“往来单位”这一列当作“编码”来用,当成编码来用时,如果不进行配置,在查找往来单位时,得直接用编码来定位,为了解决这个问题,《济胜商务》提供了在【系统特征设置】窗体『往来单位』页中的“往来单位名称输入码按公司名称产生”项来实现。如下图所示。
但由于《济胜商务》默认将“往来单位”列作为“简称”,所以在众多窗体中,关于往来单位的信息,只显示了“往来单位”这一列,而如果“往来单位”只是编码的话,就会不太直观。所以建议:如果往来单位真的要用编码,最好的方式就是“编码+简称”,比如“0001杭州华力”。
往来单位全称:主要是用于记录往来单位公司全名,不能为空。
往来单位栏目自定义:在输入时,如果觉得标准提供的往来单位资料栏目排列位置不理想,或者想再增加或隐藏一些栏目等。《济胜商务》提供了对往来单位资料栏目自定义,可以通过【往来单位资料】窗体中『设置』?『自定义往来单位栏目』项,启动【定义往来单位栏目】窗体,对往来单位栏目的扩充、更名、是否显示、显示的次序、编辑框的大小、可编辑否等进行设置。具体操作可以参见《物品资料栏目自定义》。
修改往来单位资料
如果发现往来单位资料内容不对,可以通过【往来单位】窗体『修改』按钮下的“批量修改”和“逐条修改”进行修改。
往来单位资料的成批导入
往来单位资料也支持从已有EXCEL中成批导入到系统,也是通过【往来单位资料】窗体中『功能』按钮下的“导入数据”项。
格式要求不能有合并单元格。比如下面二个表格是错误的。
图:有标题行,错了
图:有几列出现了合并单元格
表中必须有“往来单位、往来单位全称、类别”这三列的内容,但不一定采取这三个名称。并且这三列的每个单元格都不能空。“往来单位”列还必须唯一,类别列的内容只能是“客户、供应商、客户及供应商、送货单位、安装单位、送货与安装单位”之一。
图:这三列内容必须,但名称可以任意更改
导入物品资料的操作步骤如同导入物品资料。现介绍如下。
选择【往来单位资料】窗体『功能』按钮下的『导入数据』项,如图所示。
启动数据导入向导,如下图所示。单击『下一步』按钮。
接下来是指定要导入的文件存放的路径,如下图所示。再单击下一步。
接下来是预览数据,如下图所示,再单击下一步。
说明:如果此表格没有相应的数据,说明你所做的表格没有符合规定,有可能存在合并单元格等问题。
接下来进行EXCEL中列与《济胜商务》列对应,如果同名自动对应,不同名人工对应。还有“往来单位、往来单位全称、类别”三列必须有,并且都不能空。单击『下一步』。
如果“EXCEL”中有“地区”列,因为《济胜商务》中的地区具有层次结构,所以此时系统会要求指定EXCEL中地区与《济胜商务》中地区的对应关系。如下图所示。完成后单击“确定”。
此时就会出现一个导入完成窗体。如图所示,单击『完成』。
此时就会出现导入成功还是失败的报告。如下图所示。
如果出现往来单位、类别为空,往来单位重复等问题,会告诉我们导入失败的数据,如下图所示。
导入成功以后,发现数据有问题,可以通过【往来单位资料】窗体『功能』下的“成批删除往
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