檔案管理局-uSchoolnet.pptVIP

96年學校文書檔案管理人員研習 講師：蔡明珠 助教：趙曉薇 檔案銷毀 1-1 一、完成目錄匯送之檔案銷毀 二、會計帳簿及相關憑證等銷毀 三、出納備查帳簿及相關憑證等銷毀 檔案銷毀 1-2 檔案銷毀 1-3 檔案銷毀 1-5 檔案銷毀 1-6 檔案銷毀 1-7 檔案銷毀 1-8 檔案銷毀 1-9 檔案銷毀 1-10 檔案銷毀 1-11 檔案銷毀 1-12 檔案銷毀 1-13 檔案銷毀 1-14 檔案銷毀 1-15 檔案銷毀 1-16 檔案銷毀 1-17 檔案銷毀 1-18 檔案銷毀 1-19 檔案銷毀 1-20 檔案銷毀 1-21 臺北市文獻委員會原函影本 檔案分類號與保存年限結合表 銷毀檔案目錄清冊 檔案銷毀計畫 檔案銷毀 1-22 檔案銷毀 1-23 檔案銷毀 1-24 檔案銷毀 1-25 檔案銷毀 1-26 檔案銷毀目錄清冊封面 檔案銷毀 1-27 檔案銷毀 1-28 檔案銷毀 1-29 教育局「函」轉核准銷毀公文 檔案管理局核准銷毀函影本 銷毀檔案目錄清冊 檔案銷毀 1-30 檔案銷毀 1-31 檔案銷毀 1-32 檔案銷毀 1-34 檔案銷毀 1-35 檔案銷毀 2-1 二、會計帳簿及相關憑證等銷毀 學校會計室 教育局（會計室） 審計處 教育局（會計室） 學校會計室 學校文書 檔案銷毀 2-2 會計帳簿及相關憑證等銷毀應函報教育局並檢附下例文件： 1.審計處同意函影本 2.銷毀清冊 3.銷毀目錄 4.分類號與基準項目編號對應表 5.銷毀計劃 檔案銷毀 2-3 檔案銷毀 2-4 檔案銷毀 2-5 檔案銷毀 2-6 檔案銷毀 2-7 檔案銷毀 2-8 檔案銷毀 2-9 檔案銷毀 2-10 檔案銷毀 2-11 教育局「函」轉核准銷毀公文 檔案管理局核准銷毀函影本 銷毀檔案目錄清冊 重覆講議1-30至1-36之步驟 檔案銷毀 3-1 三、出納帳簿及相關憑證等銷毀應函報教育 局並檢附下例文件： 1.審計處同意函影本 2.銷毀清冊 3.銷毀目錄 4.分類號與基準項目編號對應表 5.銷毀計劃 檔案銷毀 3-2 檔案銷毀 3-3 檔案銷毀 3-4 檔案銷毀 3-5 教育局「函」轉核准銷毀公文 檔案管理局核准銷毀函影本 銷毀檔案目錄清冊 重覆講議1-30至1-36之步驟 應續存之案件 收到教育局函發核准銷毀文 依說明三、四 辦理銷毀事宜 核准銷毀文號 檔案管理局核准銷毀函影本 檔案銷毀目錄清冊 請填入檔案管理局核准銷毀文號 銷毀檔案目錄每冊之最後1頁皆需填入 檔案銷毀 1-33 點選6.1.2續存作業 勾選續存之案件 輸入銷毀批號 勾選續存之案件 點選銷毀【提供史政機關使用】 填寫實際銷毁日期 請填入檔案管理局核准銷毀文號 銷毀後電腦應做之註記 檔案銷毀 1-36 行文 函轉 同意函 函轉同意函 審計處同意函影本 教育局(會計室)函轉審計處核准公文 學校會計室收到審計處核准公文影本 學校文書發函至教育局報銷毀【儘可能將同年度之出納憑證一起報銷毀】 製作銷毀清冊 總計數量要填 幾案幾卷要填入 少填幾案 學校會計室收到審計處核准公文影本 * * 91年以前檔案 v7.0建檔目錄軟體 完成檔案目 錄彙送作業 完成檔案目 錄彙送作業 v7.0建檔目錄軟體 做銷毀相關程序 建議暫時不做銷毀 一、完成目錄匯送檔案銷毀 91年至95年檔案 公文管理系統檔案 核准(檔案管理局) 銷毀文號 是 陳權責長官核准 制定銷毀計畫及 銷毀目錄(續存作業) 簽註延長年限及具 體理由劃線加蓋 職名章 是否有核准延長 保存年限之檔案 是 否 註記或修正檔案保 存年限(續存作業) 送(教育局)上級機關審核 函送檔案管理局審核 執行檔案銷毀並於一個月 之內註記處理情形(銷毀註記) 轉出檔案銷毀目錄電子檔 (銷毀註記)2月或8月彙送 將電子檔送交檔案管理局 否 是否有延長保 存年限之檔案 產生銷毀目錄(銷毀目錄) 送會相關單位 檔案銷毀流程圖 一、完成目錄匯送之檔案銷毀 請點選6.1.1銷毀目錄 查詢結果依分類號-年度號排序和 橫式無框線連續列印的報表格式 以【件】建檔案件 以【案】建檔案件 請先預覽列印 資料是否正確 選擇以【件】或以【案】銷毀 檔案銷毀 1-4 第1頁共7頁 預覽列印之檔案銷毀目錄資料 第7頁共7頁 有誤資料先行修正 未產生批號前，建議請勿列印報表及產生電子檔