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秘书基本技能规范培训 （一）电脑使用规范 1、使用规范 （1）严禁私自篡改增加和删除系统文件、ERP数据库文件和标识名及IP地址。 （2）电脑出现故障后，简单检查故障原因。若无法解决，应立即与信息部联系解决（总部报修电话：888242）。财务部门将就每台电脑的维修记录建立专门档案，对于人为造成的硬件故障，维修后将由直接责任人或电脑的第一负责人签字，视情节的轻重，将有罚款等处罚。 （3）应用软件的申请安装，特殊软件的安装调试应由信息部负责，私自安装造成的故障，将追究相关责任。 （4）注意重要文档的保存与备份。重要文档禁止存放在C盘和电脑桌面，如有需要可刻录成光盘备份。 （5）禁止在办公区域内使用个人U盘拷贝资料。 （6）使用笔记本电脑，需在使用完毕后及时将电脑内资料清除。 2、保密规范 （1）屏保程序必须设置密码，开机密码、屏保密码的设置需定期更改，强化保密性。（屏保密码和开机密码怎么设置？） （2）电脑内重要文件设置密码，人员离开时，关闭打开的文件。 （3）禁止将上网帐户、公司内部网络帐户借给他人使用。 （4）禁止未经上级批准将电脑借给与工作无关人员使用。 特别提醒 ① 电脑关闭后需盖上电脑布； ② 电脑标识的设置（姓名+分机号）； ③ 工作组的设置（部门名称）； ④ 电脑桌面和屏保程序按规定设置； ⑤ 禁止私自带个人电脑进入办公场所； ⑥ 禁止私自安装光驱、音像等设备； ⑦ 禁止浏览下载与工作无关的各类软件及网站等，并使用聊天软件进行聊天。 （二）电话使用规范 1、使用指南 （1）员工之间联系应首先使用内部固定电话分机，在无人接听或情况紧急时，可拨打对方手机。 （2）通话内容简明扼要。对于拨出的外线通话情况，集团会定期进行超长通话记录的核查和通报。因公事长时间通话，集团将予以通报批评；对经查实纯属私话者，将视情节轻重对责任人给予10倍话费的罚款。 （3）电话的迁移必须经得部门负责人同意。电话发生故障，应及时向信息部门报修，任何人不得私自修理（报修电话：666666）。 2、电话拨打 内线拨打：直接拨打号码 外线拨打：本市：9＋电话号码；外市：9＋17909＋区号＋号码。 3、转接方法 4、电话接听规范 内线：“您好！” 外线：“您好，苏宁！” （三）传真机使用规范（实践演示） 1、发传真 2、收传真 （四）复印机使用规范（实践演示） 第一步：将纸张放入纸槽。 第二步：按节能键准备使用复印机。 第三步：将需要复印的资料朝向扫描一面。按下“开始“键，进入复印状态。 第四步：等待复印，完毕后按下节能键，将复印机转为节能状态。 特别提醒 复印机卡纸的处理步骤（实践演示）——如在10楼复印，及时转告复印机管理员处理，如在12楼办公室复印，如何操作？ （五）打印机使用规范 1、打印机安装 （1）本地打印机安装（现场演示） 第一步：由“开始”进入“设置”，后进入“控制面板”，打开“打印机和传真”文件夹。 第二步：双击“添加打印机”图标。 第三步：选择“本地打印机”选项。 第四步：向导询问安装打印机驱动，根据打印机型号点击选择，再点“下一步”。 第五步：选择是否共享此台打印机，点击“下一步”。 第六步：单击“完成”，本地打印机安装就完成了，共享打印机图标显示。 （2）网络打印机安装（现场演示） 第一步：由“开始”进入“设置”，后进入“控制面板”，打开“打印机和传真”文件夹。 第二步：双击“添加打印机”图标。 第三步：选择“网络打印机”选项。 第四步：向导询问如何查找打印机，如果知道局域网中已共享的打印机名称，可以直接在文字框中输入；若不知道，就点“下一步”，在列出的共享打印机中选择，再点“下一步”。 第五步：单击“完成”，网络打印机安装就完成了。 2、打印机使用（实践演示） 第一步：确认打印机开启，Power键一般在打印机背面。同时，确认纸槽中有纸张。 第二步：文件打印控键在任务栏“文件”一栏中/快捷控键，确认打印机名称正确，即可点击打印。 特别提醒 ① 如在打印期间，入纸槽中纸张用完，请及时补给；纸张放好后打开打印机表面机盖后关闭，继续进入打印状态。 ② 卡纸处理。 ③ 墨盒更换。 ④ 误点打印，清除打印文档：只能在打印机直接连接的电脑上进行清除。由“开始”进入“设置”，后进入“控制面板”，打开“打印机和传真”文件夹。点开打印机图标，在“打印机”一栏取消或暂停打印。 （六）录音笔使用规范（实践演示） 第一步：录音前，按下“开始“键，屏幕显示“录音准备中”。 第二步：将录音笔侧面“REC”键推往录音笔顶部，开始录音。 第三步：中途需暂停，按下“开始“键，继续录音，则再次按下“开始“键。 第四步：录音结束，长按“开始“键，关闭录音笔。 第五步：利用录音资料：可直接插入耳机听录音，或插入数据线将录音