EXCEL完整学习摘要.ppt

Excel功能表介紹 目的 訂定公司文件品質符合「標準化」、「合理化」且確實執行。 Excel功能一階組織圖 任務分配(紅色字體部分為重點學習) Excel一階功能講解 A. 檔 案 設 定 密 碼 3-A-1 『另存新檔』→「設定密碼」 　為了資料安全性及牽涉到機密資料時需要設定密碼(例如:薪資資料一定要設定) 　操作路徑:點選『另存新檔』→『工具』→「一般選項」　 保護密碼：限制存取文件的使用對象，保護檔案不被查看。 修改權密碼：限制修改文件的對象，以保護檔案免於被修改。 版面設定-工作表設定 3-A-2 版面設定 完整無暇的表單需要穿上版面設定(漂亮的衣服)來修飾 ★★一定一定要設定,不設定,你的考績將會不及格喲!!! 3-A-2-1 工作表(漢華公司訂定每張表單必須設定) 此功能只能從『檔案』→『版面設定』→『工作表』的方式才得以設定 ※ 若從『預覽列印』『設定』『工作表』選項中則無法設定之。 操作路徑：點選『檔案』→『版面設定』→『工作表』 列印範圍：指定某一需要列印的資料範圍(通常為文件之最左上角格位即A1至文件 最右下角格位) 標 題 列：資料過長,可將固定的標題印在每一頁上(列印時若超過一頁以上,則每 頁之最上面將會自動印出指定標題列之內容) 版面設定-頁首/頁尾 3-A-2-2 頁首、頁尾 　設定上、下標題的位置,必須切記頁首、頁尾的位置不可超過上、下邊界的範圍 　操作步驟：點選『檔案』→『版面設定』→『頁首、頁尾』 頁首：可做為表單的標題及Page(一般設定於表格的右上角) 頁尾：作為表單的注腳 版面設定-頁首/頁尾 版面設定-邊界 3-A-2-3 邊界 設定紙張與資料之間的邊界 操作步驟：點選『檔案』→『版面設定』→『邊界』 橫 向：上邊界設定時,需注意留有資料打孔的位置,防止資料內容打掉 縱 向：左邊界設定時,同樣需留出資料打孔的位置 頁首頁尾：是指上下邊界到頁首/頁尾之間的間距 水平置中：表單製作完成后,通常選擇「水平置中」讓表單被印在紙張之左右中間位置, 選擇「垂直置中」會使資料較少的表格置於中央,影響表格的美觀。 版面設定-頁面 3-A-2-4 頁面 操作步驟：點選『檔案』→『版面設定』→『頁面』 方 向：資料欄位比較多時則適用橫向反之則用縱向 縮放比例；資料較小時可將比例放大〈例如:100%→125%〉 　資料較多時可將比例適當縮小〈例如:100%→75%〉 紙張大小：電腦默認為A4紙張 編 輯 剪下、複製、貼上 3-B-1 剪下、複製、貼上 選 擇 性 貼 上 它為我們提供了一個廣闊的空間，可以根據需要來選擇自己想要複制的內容。它只需在執 行貼上操作時選擇『選擇性貼上』，然后在『選擇性貼上』對話框中選擇要貼上內容的相應選項。 選擇性貼上→轉置 轉置 ? 如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢 操作步驟：選定縱向資料範圍→『複製』→『選擇性貼上』→『轉置』 選擇性貼上→轉置 清 除、刪 除 3-B-4 清除→全部、格式、內容、注解 刪 除 工 作 表 移動或複製工作表 在平時工作當中，為了便於對工作表的管理，我們常常需要用到移動或複制工作表之動作， 利用此命令，可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表。 ※ 若在不同的工作簿中移動工作表，這些工作簿必須都是打開的。 尋 找 使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息，並且可以有選擇地用其他 值代替它們。在Excel中，我們既可以在一個工作表中進行尋找與取代，也可以在多個工作表中進 行尋找與取代。 在進行尋找、取代操作之前，需先選定一個搜索區域(可以是單元格、整個工作表或多個工 表)，搜索區域選好了，就可以進行尋找、取代操作了。 尋 找 2. 在『尋找』文本框中輸入要尋找的信息； 3. 單擊『找下一筆』按鈕，則尋找下一個符合搜索條件的單元格。 取 代 取 代 在『取代成』文本框中輸入要取代的內容； 取 代 C. 檢 視 檢 視 – 工具列 3-C-1 『工具列』 操作步驟：點選『檢視』→『工具列』→『自訂』→『工具列』 　 為了操作EXCEL時方便、熟練，需要有一個好的操作界面，定義一個好界面按以上操作，即可隨個人喜好作不同的操作界面了，讓我們一起來看看各式各樣的界面吧！ 自 訂-工具列 自 訂-指 令 3-C-1-2 「指令」 操作