针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法.pptVIP

针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法 文件级文档管理--数据录入 本子系统在打开时，不会为用户自动检索出以前输入的数据（当用户需要检索数据时，可以按工具栏上的检索按钮进行，详情见下面的“数据检索”一节），而是在数据窗口中自动为用户新增一条空的记录，且为用户设置了输入焦点。用户可以直接录入数据。 文件级文档管理--数据录入 通过“转为卡片式”按钮，可以将条目式的数据窗口转变成卡片式的数据窗口。在卡片式的数据窗口中，用户可以看到文件级文档的所有录入项目。下面分述之： 文件级文档管理--数据录入 1. 分类号 a) 定义 揭示档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。 文件级文档管理--数据录入 b) 用法 依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。 文件级文档管理--数据录入 2．档案馆代号 a) 定义 档案馆代号依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。 文件级文档管理--数据录入 b) 用法 用规定的数字表示。 文件级文档管理--数据录入 3. 组织机构代码 a)定义 依据GB 11714-1997《全国组织机构代码编制规则》所赋予的一组代码。 文件级文档管理--数据录入 b) 用法 用规定的字符表示。由八位数字（或大写拉丁字母）本体代码和一位数字（或大写拉丁字母）校验码组成。 文件级文档管理--数据录入 代码的表示形式为： XXXXXXXX — X 本体代码 连字符（自动产生） 校验码 文件级文档管理--数据录入 如果用户将自己单位的组织机构代码写在本系统的配置文件（目标文件夹下的“Lams.ini”）中的“UserCode=”后面用以替代原来的“123456789”（不包括连字符），则在新增记录时，本系统都会为用户自动设置该项目的值。 文件级文档管理--数据录入 如果用户需要重新设置自己单位的组织机构代码，可以使用“工具”菜单中的“设置组织机构代码”菜单命令。 文件级文档管理--数据录入 4． 档号 a) 定义 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 文件级文档管理--数据录入 b) 用法 由全宗号、年度、保管期限代号（或目录号）、机构（问题）代号（或案卷号）、件号（或页号）五部分组成。其格式为：“XXXX-XXXX-XXX-XXXX-XXXX”。（19位） 文件级文档管理--数据录入 凡是执行《归档文件整理规则》 （DA/T22-2000）的档案编号规则为： 全宗号-年度-保管期限代号-机构 （问题）代号-件号格式。 文件级文档管理--数据录入 对已经装订成卷的未执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的档案编号，应该采用： “全宗号-年度-目录号-案卷号-页号”格式。 文件级文档管理--数据录入 具体解释如下： 全宗号是档案馆给各立档单位的一组字符代码。 如204全宗，其全宗号为“0204”。（4位） 文件级文档管理--数据录入 年度指归档年度的公元纪年。 如2003年归档的文件，其年度就是“2003”。（4位） 文件级文档管理--数据录入 保管期限代号是对归档文件的保管期限设定的编号。 规则如下：永久为“001”，长期为“002”，短期为“003”。（3位） 若立卷，该项为目录号。目录号就是案卷目录的顺序号。 文件级文档管理--数据录入 机构（问题）代号是指在三级分类体系（“年度”+“保管期限”+“机构”或“年度”+“保管期限”+“问题”）下，对所划分的机构（问题）设置的代号。 文件级文档管理--数据录入 例 若按“年度”+“保管期限”+“机构”分类，“办公室”的代号可以为“BG00”。（4位） 若用户只分两级（“年度”+“保管期限”），则机构（问题）代号为“0000”。（4位） 若立卷，该项表示案卷号。 文件级文档管理--数据录入 件号是在归档文件分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号；若立卷，应该著录页号。（4位） 文件级文档管理--数据录入 全宗号、年度、保管期限代号（或目录号）、机构（问题）代号（或案卷号）、件号（或页号）按实际位数著录，不够规定长度时，前面用“0”填充。 文件级文档管理--数据录入 例1 “0304 1999 003 JDZH 0034”，全宗号是304，年度是1999，保管期