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第八章收文处理 收文处理 文件接受 收文审核 拟办 批办 承办 组织传阅 催办注办 第八章收文处理 教学目的：通过学习，了解收文处理工作的一般流程，掌握文件接受、收文审核、拟办、承办、传阅等工作环节的基本概念，以及各主要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操作方法，及在OA系统中的实现方式。 教学要求：熟悉收文处理的全过程，掌握处理方法，学会操作。 教学重点：文件的处理程序 教学难点：OA系统中的文件处理 教学时数：4学时 案例 XX市财政局的外收发人员马明收到XX市农业局《关于增拨禽流感防治经费的函》，对收文签收、启封后，将此公函径送局办公室李主任拟办。李主任随即在公函空白处写道：“建议XX处与XX处共同办理复文，报请刘XX局长阅批”，让马明迅速报刘局长批办。刘局长阅毕拟办意见，立即用红笔圈阅，以示同意，并要求相关责任部门迅即办理，保证禽流感防治经费及时到位。 第八章收文处理 收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程。 收文处理过程就是一个由各种工作环节组成的动态工作系统，各工作环节之间环环相扣、紧密衔接。科学地设计和组织这些环节，直接影响着收文处理的效率。 第八章收文处理 第一节 接收、登记 第二节 审核、分发 第三节 办理、传阅 第一节 接收、登记 接收是收文的第一个工作环节， 这一阶段的主要工作内容和步骤是：收取文件、核查签收、登记在案。 一、接收 二、登记 一、接收 接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收的信息是对开展本机关业务和管理活动有用的文件信息。 （一）接收工作的步骤与方法 （二）接收工作的主要内容 (一)接收工作的步骤与方法 办公自动化平台上，文件的接收，可以通过办公自动化系统中的收发文系统来进行 。文件接收界面示意图 可通过操作系统提供的邮件服务接收系统接收文件outlook邮件接受界面示意图 (二)接收工作的主要内容 1．对来文进行安全性检查 2．筛选、鉴别信息 3．确认收文情况 2．筛选、鉴别信息 （1）将电子文件和电子信息区别开来 。 （2）检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围。 （3）重要的已加密、需认证的文件，要进一步解密和认证。 3．确认收文情况 在收文函或回执单中，一般应标明收文的标题、数量、收文日期等相关信息，便于发文机关确认和查询。 将收文回复函或回执单的工作需求，设计成程序文件，嵌入到办公自动化的收文子系统中，作为收文子系统的后台文件，自动生成相关数据，并自动执行回复程序。 二、登记 （一）收文登记 （二）收文登记的作用 （三）办公自动化环境中的收文登记 （四）现代登记方式的优势 （五）收文登记的项目 （一）收文登记 收文登记，指收到来文后，文件工作人员对文件进行分门别类的登录活动。 通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确参与公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。 （二）收文登记的作用 通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确参与公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。 （三）办公自动化环境中的收文登记 在办公自动化环境中进行收文登记，是指将公文的主要数据信息输入电子计算机，建立数据库，对收文信息进行组织和管理。 （四）现代登记方式的优势 1．鉴于电子文件具有易复制的特点，大大提高登记工作的效率。 2．根据电子数据“一次输入，多次输出”的特点，可以按照主题、时间、发文字号等要求改变数据库信息的排列方式，便于按照主题、时间、发文字号等多种途径检索和利用文件。 3．除机密文件外，其他文件皆可输入公用数据库或文件夹，实现不同程度的信息共享。 4．对收文数据库中的信息，可以根据查找、利用的需要，按照收文时间或主题内容等顺序，打印成纸质登记表或将其装订成登记簿，作为纸质检索工具，满足手工检索的需要。 5．为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供数据，实现数据共享。 （五）收文登记的项目 收文日期、来文机关、文件标题、发文字号、密级、附件及份数、承办部门及承办人员。 《收文登记表》 样式 第二节 审核、分发 一、审核 二、分发 一、审核 （一）收文审核 （二）审核的内容 （一）收文审核 收文审核，指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动。通过审核，剔出无效和无用文件，保证内容和格式符合要求的文件进入收文办理流程，提高收文办理的时效性和有效性。 （二）审核的内容 1．对上级机关