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备用金制度,电子邮件 篇一：备用金管理制度 备用金管理制度 1.目的： 为规范公司财务资金管理，提高备用金使用效率，特制定本制度。 2.定义： 备用金是企业预付给职工用作差旅费、零星采购和日常零星开支，事后需要报销的款项。 3.适用范围 用作零星开支的款项，主要支付项目是经常性支出：差旅费、零星采购办公用品等，一定时期内多次反复发生的事项。 4.管理原则 4.1坚持总额控制原则：原则上个人借用备用金不得超过其2个月的工资。 4.2专款专用原则：借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪做他用。 4.3实效性管理原则：定额备用金时效期最长不得超过一年，临时备用金时效不得超过一个月。 4.4权责对等、连带责任原则：个人备用金由员工自行保管，部分负责人为其借用备用金员工的第一负责人，借款人为部门负责人的，直接上级为其第一负责人，第一负责人应根据工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准。 5.管理规定 5.1备用金的分类：备用金分为定额备用金和临时备用金。 5.2备用金借用程序 5.2.1员工借用临时备用金时，应到财务部索取公司专用借款单据，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途、借款金额和还款期限等事项，经部门负责人核实审签（部门负责人借款需报主管领导审签）、公司总经理、财务负责人签字批准后，到财务部办理借款手续。出纳审核借款单填写格式及签字内容，确认无误后方可办理付款手续； 5.2.2根据工作需要，工作人员因经济业务频繁等原因确需办理定额备用金业务的，由所在部门填写定额备用金申请报告，经分管领导、公司总经理、财务总监审批同意后，报财务部门办理相关手续。定额备用金由公司财务打款至借款人的工资卡，借款人仅能将定额备用金存放至公司给予办理的工资卡内，或者以现金形式随身携带以便随时因公业务开支。 5.2.3还款期限 1）临时备用金，如因出差借用备用金，借款期限不得超出出差结束后的5个工作日。出差具体结束时间以出差申请单上确认日期为准。如因办理其他偶发性业务所借用的临时备用金还款期限不得超过1个月（自实际收到财务银行转账的备用金当日起算）。 2）定额备用金，一般情况下还款期限为每年12月20日。但因违反公司制度，或者劳动关系发生变化时，收到公司书面形式（含电子邮件）归还备用金通知书时，以收到书面文件三个工作日（自通知书发出时间开始计算）内还请归还备用金。 5.3备用金报账程序 5.3.1临时备用金报账程序：财务在业务人员报销临时备用金时，向业务人员开取收据。具体处理如下： 1）报销金额大于备用金，出纳在摘要栏中填写“今收到**员工用于冲抵备用金报销单据”，金额处填写报销单据金额。会计分录如下： 借：管理费用（销售费用、间接费用）***元（金额为报销单据金额） 贷：其他应收款 ***元（金额为备用金金额） 银行存款 ***元（金额为公司打款给报销人的差额部分） 2）报销金额小于备用金，出纳在摘要栏中填写“今收到**员工用于冲抵备用金报销单据”，金额处填写报销单据金额。会计分录如下： 借：管理费用（销售费用、间接费用） ***元（金额为报销单据金额） 银行存款***元（金额为员工转账至公司户头的差额部分） 贷：其他应收款 ***元（金额为报销单据金额） 3）报销金额等于备用金，出纳在摘要栏中填写“今收到**员工用于冲抵备用金报销单据”，金额出填写报销单据金额。会计分录如下： 借：管理费用（销售费用、间接费用） ***元（金额为报销单据金额） 贷：其他应收款 ***元（金额为报销单据金额） 5.3.2定额备用金报账程序 1）员工办理定额备用金的，最长借款时间为一年（不跨年度），每年末12月20日之前清理一次，次年重新办理借款手续。年内可周转使用所借资金，在核定的使用期限内无需办理冲账还款业务。 2）当出现本制度规定的定额备用金还款事项时（参照5.2.3第二条）定额备用金的报账程序参照临时备用金报账程序。 5.3备用金管理要求 5.3.1备用金实行本人借支本人负责，由第一责任人负连带责任的管理办法，不得转嫁他人。个人备用金无法偿还时由其本人自行承担赔付责任，第一责任人承担连带赔付责任。 5.3.2对于单笔超过1万元的备用金需工作人员提前一天向财务部门预约，每天下午16:40分之后，出纳将不受理备用金借款业务； 5.3.3出纳每季度应定期将账面备用金明细表报各部门负责人进行对账。 5.3.4个人借用备用金应在规定的还款日期进行还款。如果因业务发生变化导致备用金需推迟归还，应以书面报告的形式向财务提出，该报告经第一责任人同签字后交至财务，经财务同意后可推迟还款，未经财务同意不得延迟归还备用金。 5.4财务监督 5.4.