《谈谈如何当助理.docVIP

谈谈如何当助理 -----在集团中层干部会上的讲话 顶尖未来教育集团董事长 汪晓阳 公司里有教务助理,行政助理,行政文秘等职位,但是大家对上述助理等文职管理岗位的认识和理解有很大的差别,我现在谈谈我的看法. 第一,助理或者秘书一定要有基本功,必须具备做一个做文员的条件,若一个助理或秘书连一个文员都做不好,根本不是一个好助理.因此,助理领域范围内的事情,如打字/复印/操作计算机以及其他一系列的工作,都要非常熟悉/熟练,而且我认为这是助理工作需要考核的一个最基本的要点.助理必须承担文员所能做的一切工作,但是不同的岗位/不同的级别和不同层次,对助理的要求都不相同,这就需要各级部门自己制定助理体系的具体要求,每个助理都要努力达到这个目标和要求. 第二,助理是经理的助手,是管理者的助手.这个助手的含义怎么理解,这里面就有一个善解人意的问题.比如有收集信息情报/提供技术资料等想法都不错,但主要还应该体现在善解人意上.每一个部门/每一个项目组,在往前推动的过程中哪些事情要发生,有哪些问题要注意,或者哪些方面能够减低他们的工作量,保证他们把全部精力用在主攻方向上,那么我们作为助理就应该把这些工作接下来,由我们来承担.如果觉得担子太重了,就可以再加一个助理.再重了,就再加一个助理. 如此下去,就会有秘书科/处了.总的来说,作为助理就是要下定决心,不顾一切的去分担管理者的压力.这个分担管理者的压力,不是替他决策,出主意,而是要减轻他的大量事务性的重复性的劳动,保证他们在主攻方向上投入很大力量,这是我认为助理的作用. 助理也有高低之分,也有级别之分,大家不要总是争取管理的作用,而忽略了服务的功能.助理工作中可能90%都是处理简单事务,可能10%是助手性工作.因此助理的服务型功能是非常强烈的.这种强烈就表现在所有别人不做的事,都应该由你来做.当然你可以通过分流的方式,比如打字员又快又好,你可以交给打字员去做,你做一些组织性的工作.为什么要聘助理呢?就是让经理们专心从事那些别人做不了,只能他们自己能做的事情,这样的话,助理就真正的起到了大大解放管理干部的职能工作.我们不是为解放而解放,而是为了服务.为什么要服务,就是为了提高整体效益.如果我们让总经理或高级管理人员自己来拖地板/装订文件/无疑就减慢了他们的工作速度,降低了工作效率,我们就是为了降低整个企业的总体成本,才建立助理队伍的,这就是我们所说的服务的概念,归根到底是解放生产力. 一个单位的经理助理所扮演的角色就是管家婆,把这个家乱七八糟的事情管理起来,经理就可以省心了,减轻了管理者的压力.这些往往是例行管理的事情.对以例外管理,还是应该由经理们去操作,而不是由助理越权代为处理.至于什么是例行管理,什么是例外管理,各个部门的经理要具体明确,助理在处理事务的时候,”大事事前请示,小事事后回报”的原则要坚持. 现在我们的助理队伍是不是能完全担负起这样的责任呢?我觉得可能还有很大的差距.因为我认为助理队伍在考核管理上重新定位,适当调换.现在的助理一方面是有老员工,或者是学历相对较高的人来担任,都以为资格很老,在工作中体现的价值和结果没有显著的差别,时间长了,就会让其他员工不服气.怎么办呢?那就努力学习,只有努力学习这一条路,将来公司集团化发展越来越规范,对助理考核上岗这种行为会越来越普及.一个好的助理,一考试连打字都不合格,连基本的公文写作如普通的通讯文稿都不会写,现代办公网络意识都缺乏,就不可能是一个好的助理. 第三,助理地位问题.大家问助理地位有多高,这个问题很难说清楚.助理的权利/职责大小是与他本人所处的部门/岗位密不可分的,助理的地位/岗位也是有一定区别的.说到底助理定位就是服务性的定位,但不能简单理解为端茶送水/打字复印,不同地位的助理其服务的意义也不相同. 很多公司不愿意聘用女员工,是因为女员工效率低,做事达不到目标,而且女员工有一个大缺点,就是爱传小话,唠叨小话,破坏团结.本来我们录用女员工的目的就是为了给管理群增加一种润滑剂.男性员工的最大特点是刚性,互相一碰撞容易出火花.中间隔住一层润滑剂,就不会撞出火花了,若女同志传小话,反而是去点火了. 现在的各单位/部门的助理都是在本单位产生,这个情况我是不赞成的,公司的人才流动是一种很正常的现象,所有应聘的机会大家都可以去挑战. 努力是个人争取机会/创造机会/发展自己的唯一道路,而不是等到人家对你有个什么说法,我想也不会有.国际歌有句歌词:从来就没有神仙皇帝,从来就没有救世主全靠我们自己.我们的员工一定要注意,提升你的不是经理,也不是董事长,也不是其他同事,而是你自己,只有你们自己创造你们自己的历史,创造自己的前途和机遇.这些问题,要在工作中慢慢体会,克服自身缺点,