行政秘書学复习整理.docVIP

1、秘书的定义:所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 2、秘书的职业特点：直接性、稳定性、知识化、年轻化、女性化 3、秘书的分类： 横向分类 （1）按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 （2）按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 （3）按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次） 高级、中级、初级 4、秘书机构：广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门 。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。 5、秘书机构的地位： （1）秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构 （2）秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构 （3）秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构 （4）秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构 6、秘书机构的性质：秘书部门是领导的左右手，必须保守机密；秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是服务、协调部门。 7、秘书机构的作用：组合作用、枢纽作用、过滤作用 8、秘书机构的职能：助手、参谋、枢纽、协调、保密、公关 9、秘书机构的布局方式：集中式、分散式 10、秘书机构的建设： （一）队伍建设：保持相对稳定、提高综合素质、优化队伍结构、组建和管理秘书团队 （二）制度建设：秘书工作制度、管理制度：秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度；工作责任制；目标管理制度。 （三）优秀的秘书团队应具备的要素：共同的目标、互相合作，彼此认同、责任心、学习精神 11、秘书工作的内容： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 12、秘书工作的内容： 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 （1）办文：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会：会议会务组织 （3）办事：调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项 13、秘书工作的性质与特点：机要性（机密性）、综合性、辅助性 （服务性、从属性、被动性） 14、秘书工作的作用：协调作用、信息枢纽作用、参谋助手作用、公共关系作用（形象作用） 15、现代秘书职业的变化特点：从技能性工作向智能性工作转化、从常规内向思维向外向开放思维转化、从事务性服务向信息化服务转化、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 16、现代秘书工作的发展趋势：秘书工作职业化、秘书工作职能强化、秘书工作科学化、秘书任职资格化 17、秘书的职业素养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。 18、思想素质：良好的政治修养；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。 知识素养：基础知识：社会基础知识和自然科学知识。 专业知识：文书写作与处理、办公管理、会议组织等。 行业知识：秘书所在行业、系统的专业知识。 相关知识：经济学、心理学等。 能力素养： 基础能力：敏锐的观察能力、创造性的思维能力、丰富的想象能力、持久的记忆能力 业务能力：表达能力、听知能力、办事能力、交际能力、协调能力、学习能力、应变能力、操作能力、管理能力、组织计划能力、预测能力 优秀秘书的心理品质：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作 职业道德：理想、态度、责任、义务、纪律、良心、荣誉 文明礼貌；爱岗敬业诚实守信；办事公道、勤劳节俭；遵纪守法、团结互助； 开拓创新 23、秘书的职业守则：谦虚谨慎，文明礼貌；办事公道，热情服务；实事求是，讲究实效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。 秘书最基本的职业道德修养：忠诚可靠、甘居幕后、任劳任怨 24、秘书与领导的角色交往和非角色交往，工作交往和非工作交往。 （1）角色交往是正式的公务交往，是带有规定性的强制性的交往，