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在发票校验中，系统从采购订单、发票管理、物料主数据等中获取信息加以使用。例如，物料编号，简称和基本计量单位都从物料主数据中获取。主数据中则包括可行的付款方式。系统还在所谓的条件记录的基础上确定一个供应商的不同条件。 假如 SAP R/3 系统中一张发票是参照采购订单记帐的，则发票收据被存储在采购订单历史记录中。 在输入一张发票时，由用户输入一些数据，另外有一些数据是从采购订单中作为缺省值获得，还有一些是由系统设置确定的(如税率等)。 发票凭证可以归档，也可以不归档；还可以送到工作流程中负责发票校验的部门中去。这体现了无纸办公的优势。 发票项目可以参照物料接收、采购订单或是发货注释来过帐。该过帐将被自动记录到相应的总/分帐目中。当发票过帐时，会在供应商科目记入未清项。 通过使用基于采购订单的发票校验，您可以为所有的货物进行设置，而不用考虑货物是否只是部分发运了。 通过使用基于物料接收的发票校验，您可以将物料接收作为发票输入的基础。凡是其数量大于物料接收中货物数量的发票都不能被过帐。您必须在采购订单中设置这类发票。 如果在采购订单中没有设定基于物料接收的发票校验的标识，则可以在收货之前或之后输入发票。 如果发票是参照采购订单输入的，并且您是使用系统标准设置进行工作，则只有已经发货但仍未记帐的货物数量才会作为缺省值显示在选择屏幕上。您可以重设缺省值并