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工程管理中管理信息系统的建立和应用 　　人类社会进入二十一世纪，人类科技发生大飞跃的标志就是计算机技术的飞速发展和其向社会各个领域的渗透和应用。在建筑企业之中，经营部的工作分为招投标、预结算、现场管理和合同款项管理四个模块。其中，合同款项管理工作的内容具有范围大、数量多、处理时间短的特点。如合同签订时间的范围长达十多年之久，合同的内容包括监理合同、造价咨询合同、代建合同、招标代理合同等十多种类型，长达十几年的十几种类型的合同，经营部的工程管理人员需要在较短的时间内处理几百份款项之多，而且，随着时间的推移，不断签订新的合同，发生新的款项，又有旧的合同发生结算，管理业务量大时短，如何应用计算机管理信息系统对工程管理的业务进行管理，已经迫在眉睫。 　　一、召开业务调查会 　　调查会由经营部经理主持，会上，工程管理人员对工程业务的范围、内容、特点、存在问题以及对管理信息系统的要求和想法进行讲述，开发人员应该将这些讲述和内容记录下来，以便在MIS系统中实现完成管理业务的功能。通过讨论，尽量使工程管理人员和开发人员在新系统的功能和与之相联系的管理业务方面取得一致的意见。 　　二、组织机构和职责的调查 　　调查中应详细了解各部门人员对涉及合同的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、存在问题和对新系统的要求等，如系统由谁来担任管理员，各部门人员参与系统的权限设定等。了解清楚对象系统内部各级组织机构可以使系统分析人员明白企业中大概有多少部门和人员使用合同管理MIS，并且他们的分工是什么。明确调查对象的需求和方向。调查结果可以使用组织机构图来表示。 　　三、管理业务流程图 　　合同管理信息系统的主要完成业务流程为 　　经营部副经理与业主洽商合同，保留合同洽商记录；合同签订修改版本；经营部副经理与业主签订合同最终版本；管理员制作合同交底，输出合同交底表格发至各部门交底并存档；按照公司财务要求结合合同，每月制作收款计划，输出合同收款计划；管理员编制请款发函，将发函信息与实际收款和开票情况录入合同管理信息系统，输出合同收款台账和主合同台账；管理员进行合同结算，申报确认，输出合同结算单；跟踪合同动向，输出合同跟踪记录。 　　四、数据分析 　　1、数据的静态特性分析指数据的类型（字符型、数字型、日期型 　　）如“合同名称”、“合同内容”、“负责人”是字符型数据，“服务金额”、“面积”、“工期”是数字型数据，“签订日期”、“登记日期”是日期型数据；数据的长度（字节数、小数位数等）如数字型数据保留小数位数四位、取值范围（最大值、最小值等）和发生的业务量，如，可以输入多少合同数等。 　　2、数据的动态特性分析 　　数据的属性按动态特性可以分为以下三类： 　　（1）固定值属性，这类特性的数据，其值基本上固定不变，如“项目名称”、“合同名称”等。 　　（2）固定个体变动属性，这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性，如合同中每月的计划收款数，每一个合同每月必须固定收款，但是每月计划收款数是随公司财务计划不断变化的。 　　（3）随机变动属性，这类数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的，例如每月的实际收款数，业主批钱是每月不固定的，批钱数也是不固定的。 　　五、数据存储分析 　　主要是分析存储数据的内容和数据之间的关系。 　　分析中要确定各种输出报表需要存储的内容。 　　（1）根据新系统的功能确定是否有必要增加新的报表，对已确定的报表研究是否有必要增加新的字段项。 　　（2）去掉多余的字段项。 　　（3）为便于检索，增加必要的代码项。 　　六、数据查询要求分析 　　调查清楚使用者可能提出的各种查询要求是为了有的放矢的合理组织数据的存储，采取高效率的检索技术。系统分析应该将使用者经常需要的信息列出清单。例如，在几百份合同中随机查询出一份合同的详细信息，在监理合同中查询出对应的施工合同，查询出每一月的合同收款台账等等。 　　七、数据的输入输出分析 　　在输入方面，需要分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题，例如，输入的数据是否都得到了有效的利用，哪些数据的输入是多余的或者不符合实际需要的，要确定数据输入方式，如台账查询模块采用逻辑输入数据的方法，是否能满足要求，是否使用简便，还要分析数据的精确程度和数据间的相互关联等。 　　在输出方面除明确数据查询要求外，还应分析各种输出报表的目的和使用范围，弄清哪些报表是多余的，哪些报表是可以合并的，尽量使得输出结果简易清晰。 　　八、新系统边界的分析 　　分析新系统边界就是要划定哪些部分是由计算机完成，哪些部分由人工完成，明确新系统的人机接口。一般，项目、主合同、施工合同的输入数据和修改数据由人工完成，计划收款、主合同台账、