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浅谈纸质底图档案管理 　　摘要：档案原始性、证据性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续必须最大限度的保护好档案。随着计算机的普及应用，工程底图全部是CAD绘图，施工现场需要的是纸质底图晒制的蓝图。纸质底图集唯一性、原始性、证据性和凭证性与一体，若管理不善，会给施工和科研带来无法弥补的损失。因此加强纸质底图档案管理，仍十分重要。 　　关键词：底图 档案 管理 数字化 　　一、引言 　　底图是工程项目档案的重要组成部分。工程项目底图的一个特点是为施工现场服务，即使是在科技发达的美国，它在现场服务时也以纸质图纸为主，以国内目前的条件，还不可能拎着一台笔记本电脑，带着一张光盘在现场解决各种问题， 况且施工图变更图还得要打印后签上名才有效[1]。纸质底图是蓝图的母版，是工程项目建设过程中不可缺少的依据。在工程项目建设过程中需要反复添晒图纸，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。因此它的一个重要特点是利用的频繁性，同一份底图反复要晒几十份，甚至上百份的蓝图，为工程项目建设服务。此外，工程竣工验收、质量评定、设计参考咨询、建筑物装修和改扩建等都需要大量地调阅和复用底图档案。底图档案的另一个重要特点是唯一性。工程底图往往只有一份，尤其是以前用手工绘制的底图，更是“孤本”。底图一旦丢失或是破损严重，其利用也就无从谈起，也将给施工和科研带来无法弥补的损失。因此，加强纸质底图档案管理，显得十分重要。 　　二、底图档案的管理 　　加强纸质底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。其重要环节：一归档验收；二台帐登记；三底图修改；四分类排放；五现场利用；六底图鉴定；七保管和保护。 　　（一）、归档验收 　　由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。底图归档验收，一查底图质量。重点查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图。二查签署。签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三查文件号是否与工程名称一致。项目文件号是每张图纸的身份证号，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用。若多份底图共用一个编号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦。因此，在底图归档验收时，要严把质量关。 　　（二）、台帐登记 　　台帐登记是档案查询利用的信息平台。随着公司发展壮大，每年都有上百个工程项目同时运行。底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台帐，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，双方互签字确认，作为归档验收凭证永久留存。在《综合档案管理系统》中详细著录归档日期、项目文件号、题名等三十多项信息内容。《系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计，提高了底图档案利用的查全率和查准率。 　　（三）、底图修改 　　由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，归档发图后的底图随时可能修改。底图修改院采用版次递进的方式管理。因此，在底图档案中就会出现同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件增加了底图的协调难度。因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图。否则，底图管理的混乱，也会给工期带来影响。 　　（四）、分类排放 　　对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长。一个全厂性的大的工程项目就有几十个，甚至上百个单元，文表有六、七万页，图纸两、三万张，图纸量大且利用频繁。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录级别等信息。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图处于动态管理。已经完成的项目，档案实体与计算机排序同步。即按年代―项目―阶段―单元―专业―图号进行分类排序上架，并在柜架上写明工程名称、单元、专业、图号等信息。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。 　　（五）、现场利用 　　归档后的底图，不能直接用于现场，需晒制成蓝图，并加盖单位资质章，发图章等才能为施工现场服务。底图请晒，有严格的审批程序。必须有文控填制出版委托单，填写图号及晒蓝图份数，项目经理签发。底图人员根据委托内容，调配齐底图，送交出版室，出版人员当面签收。晒完后的底图，由出版室送还底图岗。底图人员再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和