商业信函样信#.docVIP

课文译文： 商务信函的布局 商务交流是关于信息的成功交换，这些信息又能支撑买卖商品和其他服务的目的。在交流中使用的形式有很多种，包括信函、电报、电传、海底电报和电子信件。商务信函明显是商务交流中运用最为广泛的载体。对于学生们来说，掌握阅读技巧，能写出一封让读者一目了然的商务信函是非常重要的。 一封恰当的商务信函能在贸易、增强伙伴关系和互相了解等方面扮演重要角色。商务信函写作是一种必要的商务活动之一，只有那些包含正确信息的信函才能被叫做有效商务信函。所以，如果你想要写一封合适的商务信函，就要注意以下几个原则： 1.1商务信函写作原则 最有效的商务信函应该是通俗易懂, 它们必须是友好礼貌的。我们应该记住商务信函在贸易关系上扮演了一个重要的角色。通常来讲，当我们在写一封商务信函的时候需要应用一些特定的写作原则，它们是： 1. 体谅 体谅在好的商务写作中是非常重要的。所发出的信必须要给人一种好的印象，试着让自己站在别人的立场来考虑他或她的不同期望、需求、兴趣和困难。注重“你”的观点而不是“我”或“我们”的观点，找出能够表达你的见解和信息的最好方法，这样就可以很婉转地拒绝一个人的请求而不破坏彼此的关系。 比较下面几个句子： “你”的观点 “我们”的观点 对您的成功表示祝贺 我们将把样品在下个月发送给你 我们将发送我们的祝贺信给您 我们没有办法将样品在这个月发给你 当您付款时，可以享受2%的折扣 我们将给予您2%的现金付款折扣 2. 准确 准确性意味着不仅要有正确的语法、标点和拼写，具有合适的语气也是成功的关键。即使是在抱怨或此类回复中也能够在不冒犯对方的情况下准确表明自己的观点。商务信函必须有真实的内容、精确的图表和详细而准确的术语，因为它们涉及了所有文件中买卖双方的权利、责任及利益。因此，我们不能多写也不能少写，写得过少容易影响人的自信度，从而影响贸易发展；多写则显示你不够成熟和老练。 3. 完整 商务信函只有在包括了所有必要的信息后才能算成功且有用的，形廓（列举要点）让信函看起来丰富且完整，要注意是不是所有的事情都已经被谈到，所有问题被提到。不完整的信函不仅是不礼貌的，同时它还会让收到信函的人对你们公司产生一种不好的印象。 如果其他公司可以提供给他更全面、更礼貌的信息或要求，那么理所当然的，他就有可能放弃你们公司而与另外的公司合作了。 当你在努力地追求信函的完整性的时候，记住以下几点：你为什么要写这封信，哪些原因促使了你写这封信，你是否已经回答了信中所提的所有问题以及什么是读者所希望的。 4. 具体 信函必须是具体、准确的，而不是含糊、抽象和笼统的，特别是对于那些需要具体事项的回函，包括报盘、贸易术语询盘等等，都是非常重要的。例如，一些商品的品质应该用准确的图表体现出来，应尽量避免出现一些诸如短、长或好的词，要给出具体的年、月、日，如果有必要的话，甚至是具体到小时、分钟，但是要避免诸如昨天、下个月、马上等词语。 以下几点可以帮助我们写得更为具体：使用具体的事实和数据；使动词生动化，使用主动动词而不用被动动词或非主动动词，选择生动形象的词语，注意语序，将修饰词放在正确的位置。 5. 简明 信函的简明性常常被认为是写作中最重要的原则，它可以节省作者和读者的时间。简明意味着在没有牺牲信函的清楚和礼貌的同时，使用最简短的表达方式来表达最全面的信息。好的商务信函应该精确、突出重点，为了使你的信函能够简明精练，试着使用短句，避免语言的罗嗦、多余和重复，消除过分的详细。 仔细的分段可以让信函更清楚、易懂和吸引人，每个段落限制在一个观点或主题是一个好的规律。 比较以下语句： 简明的 罗嗦的 我们将在今天的会议中考虑运输日程。 我们打算在今天的会议上针对运输日程作出决定。 他们去参加广交会寻找合作伙伴。 他们参加了广交会，为了寻找一个生意伙伴的目的。 您3月15日的来信已收到。 我们收到了您在3月15日寄给我们的信。 我们已经收到您的信用证。 请注意我们已经收到您的信用证。 谢谢您…的来信。 作者希望能够收到您…的来信。 我/我们随函附寄了我们新的目录。 请在附函里寻找我们的新目录。 6. 清晰 你必须很清楚地表达自己，确保信函中已包含了你所想说的精确内容是不易被误解，避免含糊、模棱两可的表达。当你非常确定自己想说什么的时候，用清楚、简单的词语表达出来，或者用结构组织良好的句子和段落呈现出来，包括必要的过渡词或连接