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浅谈如何提高办公室工作人员办事效率 　　摘 要：办公室是一个综合性的机构和部门，发挥的是服务性作用。主要负责协调部门间的合作、进行公司与外部的事务联系，起到承前启后的作用。其工作效率的高低直接决定单位的企业文化和管理水平。为了实现较高的办公室工作效率，必须不断探索实现高效运行的途径和办法。 　　关键词：办公室；工作人员；办事效率；途径 　　办公室的工作看起来比较复杂和琐碎，但是地位相当重要，是整个单位工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接决定单位的企业文化和管理水平。只有保证高质量、高效率的工作状态才能体现单位良好的精神风貌。为此，要不断寻求提升办公室人员工作效率的方式和模式，推进办公室工作的发展和完善。 　　1.办公室人员要做好工作计划 　　1.1 办公室人员的办事效率在很到程度上取决于工作计划的制定。所谓计划，也就是要对自己接下来进行的工作做到心中有数，了解在什么时间具体做什么事情，防止临时抱佛脚现象的发生。工作计划既有文字性的，也有铭记于心的。具体工作内容可能发生诸多变化，只有提前做好预测，才能应对一些临时发生的、极为被动的情况，收到意想不到的效果。从表面上看，计划不可能尽善尽美，但是一个工作概要就可以使后续工作变得得心应手。在现代的管理制度和模管理式中，计划显得极为重要，占据重要的地位。在不同的时间段制定不同的工作计划，如日计划、周计划、月计划、年计划等。除了一个较为系统的、长远的计划外，还要近期的工作计划及安排。计划要按照事情的轻重缓急进行安排，将最重要的事情安置在最为关键的位置，将所有精力都分配到这项工作中，并从各方面的支持和协助。 　　1.2 办公室的工作往往灵活多变，计划要分清主次，同时主计划和备份计划也是必不可少的。在进行文件的草拟时，要注意准备详尽的资料，为实现高质量的文案提供有力的支持。针对一项工作任务，多想几个备选方案，这样才能应对各种不同的状况的发生。办公室人员办事只有做好充分的计划及准备，才能应付各种突发情况的发生。 　　2.营造有井然有序的办公秩序 　　2.1 对于公文、文件、资料要放在合适的位置，要做到井然有序。这样才能保持较为清晰舒适的办公环境。办公桌上的物品纷乱复杂，各种不同类型的文件堆积在一起，毫无章法可循；抽屉里文件不做规范管理，随便摆放，乱作一团；有的办公室里文件没有进行系统的分类，也没有根据特点而放置在不同的位置。此时如果想在文件堆里找某个文件，难度极大、费时多，需要极大的工作量来完成，耽搁了一些重要的事情。有时有可能将其当垃圾处理了都有可能。其后果很严重。不但影响降低办事效率，还有可能造成单位机密的泄漏。 　　2.2 文件的存放情况直接体现一个人的责任感和办事态度，甚至反应一个人的个性。文件的存放可以遵循下面几个原则：以文件的来源为依据，进行不同层次的存放；按照文件的类型和性质进行存放；按照文体进行分类存放。总之文件的存放要充分考虑以上几个因素，易于查找。同时还要做定期整理。 　　3.从点滴做起，做到一丝不苟 　　办公室的工作纷繁复杂，既有决策性的大事，也有细微的小事，都要做到认真负责，否则会影响整个团队的工作效率。由于工作范畴广，事情涉及方方面面，单凭脑子是记不住的。这时最原始的办法就是用笔记录。记录的主要内容包括：日常活动、单位重大事件、领导安排的事情、自己认为即将发生的事情。将近期的事情记录下来以后，要定时翻看。先办最急的事情，而后按照计划逐一完成。对于上级交代的事情要标注清楚，及时汇报完成。详细记载事情发生的几要素，办完一件消除一件，争取做到不掉事。为了防止忘记某些事情，要注意几点：想起一件，立即执行；能在短时间完成的事情要即时就办，防止被其他事情干扰而忘记；当日的事情尽量做到当日毕，防止第二天忘记。 　　4.进行适度的思考 　　做任何事情都要掌握一个合适的度。只有这样，才能将事情处理得恰如其分，在提高工作效率的同时，令各方都满意。因此，办公室人员一定要针对工作进行适度的思考。办事情要果断，不要举棋不定，在经过“适度思考”后，才能有效地提高办事效率。办事要公平与公正，做事要有章可循，以制度为依据，严谨混入个人方面的情感；做事灵活多变，防止本本主义，在遵循基本制度和规矩的同时，做到灵活多变。总之，适度的思考将事情处理得恰如其分，也就顺势提高了工作效率。 　　5.做事情要有始有终。 　　在办公室的工作中，要坚持要有始有终的原则，防止一件事半途而废，特别对于后期的工作，更要给以足够的重视，满怀信心、精力充沛地去完成。任何事件都分为开始阶段、完成经过、最后结束三个阶段。缺少任何一个过程都不能称之为完成。因此，为了保证一件事的善始善终，办公人员应该做到：对于一些重大、紧急、上级交代的任务要主动进行监督及时催促；一项事情安排以后，要进行及时的