OA系统管理办法解读.doc

辽宁大禹防水科技发展有限公司 OA系统管理办法 第一章 总 则 1.1 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。 1.2 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理.3 本办法适用于集团及所属各分公司职责2.1 集团综合行政部权限设置系统中进行搭建、测试 （九）负责的备份系统运行进行监控保证安全运行.2 各使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是： （一）负责本单位办公自动化的日常管理； （二）指导和监督该系统在本单位的运行； （三）负责与综合行政部的衔接工作。 2.3 集团各部门及各分公司的用户单位结合情况，并的信息收发处理、存档日常维护人员培训支持.1 为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA审批人必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假须通过移动审批事项 3.2 协同及固定表单流程，接小时内处理审批事项。因客观因素不能及时审批的，应工作日若紧急，流程发起人可通过短信电话告知审批人员.3 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应该全天在线，其他人员至少每天登陆四次OA系统（8:00、11:00、13:00、16:00），接收各类文件，处理待办事项。 3.4 各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上进行归档。 3.5 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。 3.6 OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设8位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员（账号密码）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须立即对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。 3.7 每位OA用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整、准确、规范，并对所发布的内容和审批的内容负责。在OA系统中的和与签署和权威相应人员和遵守.9 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由本人负责。 3.10 OA系统中的及均由权限予以和更新具体本单位确定，内容机密公告行政行政部统一和管理.11 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 3.12 个人信息的完善。在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。 3.13 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统流程实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。 第四章 工作程序 4.1 综合行政部建立系统台账，详实记录用户信息，包括账号信息、权限信息。.2 OA账号的申请。填写系统申请单》见附件部门人主管领导后，部后，系统管理进行调整并《进行登记。.3 OA流程管理。公司各部门需在中电子流程审批，由部门填写系统申请单》相关领导签批后，部提供签发制度表单。系统申请单系统中进行搭建、测试试用后，发布并在中公告。 。公司人事调动，发生变，由人力资源部填写《系统申请单》，经部门负责人审核后，提部部到后，系统管理进行相应的调整。 OA组织管理。公司组织架构调整，造成相关信息发送变化的，由人力资源部填写系统申请单》，经部门负责人审核后，总经理审批后的单。部单后，由管理员调整。OA系统升级管理 .1 综合行政部通知后新版本并向领导，领导同意后，系统版本进行升级。 .2 OA系统管理员对期间问题进行跟踪处理《OA台账中进行登记。.1 各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。 6.2 网络管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与相关技术人员联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。 6.3 知识文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。 6.4 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按规定范围进行流转，严禁扩大范围，也不得