第4章 商务办公礼仪课件.pptVIP

学习模块： 办公环境礼仪——办公室布置 一、办公室布置礼仪 1、办公室布置的基本要求 首先，办公室应有鲜明的标志。 其次，办公室整体效果要和谐美观，尽可能地使办公室的空间显得宽敞，桌椅及其他办公设备摆放要井然有序、干净整齐。 再次，应适当布置一点绿色植物，让人工作之余抬眼望去顿觉心旷神怡，又可让来客一走进办公室就感到一股春意和朝气。 办公室应保持整洁。地板、天花板、走道要定期打扫，玻璃、门窗、办公桌要擦洗干净明亮。 办公环境礼仪——办公桌布置 2、办公桌的布置 办公桌是个人办公的具体场所。 办公桌使用的基本原则，首先是便于开展公务，其次要兼顾整个办公室的协调，再次可以体现个人的特点。 桌面的布置要各就其位，远台正中摆放台历或水杯（烟缸）、电话等；远台右侧摆放文件筐（盒）、等待处理的文件资料；近台正中摆放需要马上处理的业务文件，近台右侧摆放急需查阅的资料；办公桌左侧摆放计算机显示器，近台正中下方为抽拉式键盘和鼠标。 办公环境礼仪——文件柜的摆放 3、文件柜的摆放 办公室文件柜的摆放应以有利于工作为原则。 通常情况下，应靠墙角放置，不宜占据较大的办公空间；也可放置在离工作人员较近的地方，以便随时查找资料，整理、收藏文件。 柜内文件要及时清理、归档、建立目录，使之系统化、条理化； 一些重要的文件、清单、保险单、账目、现金、支票等应把它们放置在保险柜中，以防遗失和被盗。 所有的公务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。 办公室礼仪——办公室设备使用 1．办公室设备使用的基本要求 办公室设备包括：个人办公使用的计算机、笔记本电脑、移动硬盘（含闪盘）、电话等硬件设备及其相关软件；组织提供的、由个人保管的书籍、资料等信息载体；共同使用的传真机、打印机、复印机等硬件及其相关软件。 使用公用设备的基本要求： （1）办公室所有人员有使用公用设备的权力。 （2）办公室所有人员有维护、保护公用设备的义务。 办公室设备使用礼仪——电话 （1）电话是现代社会不可或缺的通信工具，也是办公室工作人员处理日常事务、联系业务、咨询答疑、交往会友、汇报反映情况等最常用的办公设备。 电话礼仪对办公室工作人员有着重要的作用： 首先听到电话铃声，应停止手头工作接听，“铃响不过三”是接电话的规矩。并且要微笑接听，让对方感到你的微笑、亲切。 其次，要礼貌用语，即开头语三段式：打招呼一自报家门一自报姓名身份。 最后，每一个重要的电话都要做详细的电话记录，包括时间、对方单位、电话号码、姓名和通话内容等，为后续处理事务提供便利条件。 办公室设备使用礼仪——计算机与传真机 （2）计算机是现代办公的常用设备，也是处理日常公务的基本手段。 个人使用的计算机必须用于处理文档、上网查找资料、联系业务、发送电子邮件等公务。 都要安装杀毒软件和防火墙，并定期升级和定期查杀病毒。 用计算机起草的文件，要留存打印文稿和电子文档，同时注意保密。 （3）传真机是办公室接收、外传公文资料的主要设备。 使用传真机接收或传送函件时，一般遵循先后原则，有时也可通过协商，先短后长，先急后缓； 传真机使用完毕后，要将原件带走，防止原稿丢失或走漏信息。 办公室设备使用礼仪——复印机 （4）复印机的使用礼仪。 一是使用的先后顺序，一般遵循先来后到的原则，有时通过协商，可以先让印数较少的使用； 二是办公室公用的复印机一般不要复印私人的资料； 三是复印机需要更换碳粉或卡纸时，要及时处理，不会要马上请别人帮忙； 四是复印纸用完，要及时添加； 五是使用完毕后，要带走原件； 六是使用完后，将复印机设定在节能待机状态。 思考与讨论： 1、办公室如何布置方便使用？ 2、办公桌布置要注意哪些礼仪细节？ 3、如何规范礼貌地使用办公设备？ 4、办公室接打电话要注意哪些礼仪细节？ 办公环境礼仪实训： 见面礼节——日常生活中的称呼 1、日常生活中的称呼 ①尊称。对长辈称“您”、“某老”、“您老” 、“姓+老”、“名加老”对平辈称“您”。晚辈称“你”。 ②称“同志”。国内保险。 ③称“先生”、“女士”、“小姐”、“夫人”、“太太”。国外通行。注意区别“小姐”、“夫人”。 ④用职务、职称称呼。 ⑤姓名或姓、名加辈份。 见面礼节——工作岗位上的称呼 2、工作岗位上的称呼 ①职务性称呼。只用职务称呼、“姓+职务”、“名+职务” ②职称性称呼。只用职称称呼、“姓+职称”、“名+职称” ③学术性称呼。只称“学衔”、 “姓+学衔”、“名+学衔” ④组织生活中的称呼。 “姓名+同志”、 “名字+同志” ⑤同事间的称呼。 直呼“姓名”、 “姓名”、 “大小+姓”、只呼“名字”。 见面礼节——见面致意的顺序 见面致意的顺序：办公室内同事第一次相见，应主动打招呼。 见面致意的顺