培訓档案管理操作规范.doc

培训档案管理操作规范 一、总则 培训档案是企业在生产、经营和管理的基础工作中所产生的电子文件、书面文件、影像资料等与培训相关的所有文件资料，是企业资产的重要组成部分。因此，企业应在培训的各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业在人才培养活动中对于凭证、责任和信息等方面的需求。 二、目的 1、为企业生产、经营和管理等人才培养工作提供相关记录与凭证。 2、规范并加强培训档案管理，防止毁损、丢失，为培训以及其他相关工作提供有力的支持。 三、实施原则 1、全面性原则：企业在生产、经营和管理过程所发生的培训工作，都应做好培训档案记录与管理，确保档案的全面性。 2、系统性原则：所有培训档案应该以培训计划档案、新员工培训档案、后备人才培训档案、专项培训档案及培训资源管理档案五大类为依据分类管理。 3、完整性原则：每一项培训所产生的档案都应包含电子、纸质、影像等资料。 4、参考性原则：学员培训的信息将记录在培训档案中，培训档案将作为员工考核、转岗、晋升、晋级的依据之一。 5、及时性原则：任何培训项目结束后，都必须及时将所有档案资料分类归档，最迟不得拖延至训后一周。 四、适用范围 恒泰集团、项目公司在生产、经营和管理过程所产生的与培训有关的档案资料。 五、实施内容 1、职责权限 （1）集团培训管理人员引导集团各项培训工作，并有权对培训档案进行监督与管理。 （2）培训档案（根据组织发起者或项目归类）原则上由集团培训管理人员和项目公司行政人事部门负责人归口管理。 （3）培训组织条线上一级单位有责任对下一级单位的培训档案管理工作进行指导和监控，同时下一级单位也有义务向上一级单位提供有效、真实、完整的培训档案。 （4）培训档案管理人员负责对所有培训资料进行收集、归类及存档管理。 （5）培训档案管理人员应对档案内容进行保密，不得随意调用、泄漏与销毁，由此造成的损失将依照相关规定追究责任。 （6）所有培训档案保存格式不得随意修改并至少保存二年以上，部门经理职务（含）以上人员培训档案须至少保存五年以上。对于有特殊要求的培训档案，保存时间应遵循相关时间规定。 2、档案分类 （1）根据公司现阶段实际情况，将培训档案分为：专项培训档案、培训计划档案、后备人才培训档案和培训资源管理档案四大类。档案实行分类管理并独立建档封存。 （2）培训档案管理分类如下： 体系名称 体系内容 培训档案管理体系 专项培训档案 （含新员工培训档案） 培训方案（通知）、培训建议书、学员签到表 培训效果评估表、考核资料、培训教材 影音图像等相关培训记录表单 培训计划档案 培训需求调查资料、年度培训计划与预算 月度培训计划与总结 后备人才培训档案 储备人才信息表、培养方案与培训记录表单 考核与评估表单 培训资源档案 讲师资料库 讲师简介、课程简介 联系方式、授课评价等 教学课件与物资 教学课件、教学器材 培训供应商 供应商资源、优势业务 合作记录、联系方式、合同 （3）专项培训档案 专项培训档案是指某一个技能是按照一定的逻辑顺序排列的记录，从组织的战略出发，在全面、客观的培训需求分析基础上做出的对培训时间、培训地点、、培训对象、培训方式和培训内容等的预先设定。讲师资料库内部讲师的、授课次数与时数等培训供应商资料库培训、公性质、关键/优势业务领域、联系方式、、供应商资质对数据进行鉴别，符合归档要求。 流程关键点 A、此项工作于培训结束后一周内； B、 培训计划与方案 培训通知 培训签到表 培训满意度调查表 考试试卷 成绩汇总表 培训效果跟踪表 讲师教材 学员手册 培训总结 影音图像 其他 本流程所需表单或报告 表单名称 表单内容 培训档案台帐 培训关键要点 培训档案封页 培训的时间、名称、目录 5档案编号 （1）培训档案编号是便于档案的保存、管理与查询，包含建档单位、培训档案标示、建档日期、档案类别和档案文件序号。完整的档案编号样式为：○○PD–□□□□☆☆△△。 其中：○○——为建档单位所属单位的首字母缩写，详见下表《培训档案编号规范表》。 P D——为培训档案标示，是培训档案的首字母缩写。 □□□□——为培训档案的归档日期缩写，包括年度和月份两部分，如2011年09月分的档案，其缩写为1109。 ☆☆——为培训档案的大类编号，培训档案共分四大类，详见下表《培训档案编号规范表》； △△——为档案文件的顺序编号，一套档案的所包含的文件，按文件的产生的先后顺序进行编号，如：第一号文件编号为“01”，第二号文件编号为“02”，以此类推。 （2）培训档案编号规范表 建档单位 编号缩写 档案分类 分类编号 集团总部 ZB 专项培训