规范化数字档案室[精选].ppt

规范化数字档案室建设及数字化加工探讨 主要内容 浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求： 配备计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等 硬件每缺1项扣1分，最多扣4分。 浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求： 软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统应同时具备档案数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能；单位有OA系统的应与档案管理系统有效链接。 系统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5分； 档案管理系统未与单位OA系统有效链接的扣1分。 归档电子文件的数据格式建议为： 文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式； 图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式（扫描文件）； 音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式； 视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI格式； CAD文件建议采用DXF、DWF格式。 其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格式。（如电子文件元数据。推荐采用XML等格式） 1、制度建设（《规范第五章》第十六条） 建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度等部分。以上制度应由机关档案部门根据实际需要提出，可根据需要形成一个制度，也可分别形成多个制度，按有关程序以正式文件的形式颁布实施。 电子文件归档与管理办法。明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求等。 档案数字化技术标准。明确本机关各种门类、载体档案进行数字化的具体要求，针对不同载体形式的档案逐一制定，具体应包括需要数字化的档案门类、数字化的范围、技术标准等。 档案安全保密制度。明确规定电子档案安全管理职责要求、措施方法，网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等。 档案数据网上查询利用制度。明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。 档案数据管理维护制度。明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。 电子档案鉴定销毁制度。明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。 2、数据管理（《规范》第四章第十二条） 各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除  数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改 数据备份。电子档案及目录数据至少应制作三套脱机备份，一套封存，一套异地保存，一套提供利用，并定期进行更新备份。有条件的机关，建议采用双机热备份加磁盘阵列存储管理。各机关应按照档案行政管理部门的要求，向国家综合档案馆报送列入登记备份范围的档案数据（包括各类电子文件和档案数字化成果） 数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份、增量备份等不同技术手段进行数据备份。 数据备份时间 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。 数据删除。入库数据不能随意删除。经鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度规定的程序审批同意后，按要求删除数据。删除数据操作应形成纸质记录并存档。 3、数据利用（《规范》第四章第十三、十四、十五条） 在本机关局域网络、专用网络或其它安全网络内应实现非涉密数字化档案信息在线查询利用；根据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查询利用。 应通过日志等手段建立网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。 编制提供本机关基础数字、重要工作和重大事件等电子编研成果，通过办公网络提供档案信息服务。 浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求： 1、建立健全电子档案利用和利用登记制度，确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。 2、采用网页文件、CHM文件或PDF电子文档等