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构建现代化公文管理系统的相关思考 摘要：在新时期，事业单位发展已经离不开公文管理系统的构建。尤其在信息化时代，电子公文的应用成为电子政务一部分，发挥重要作用。本文结合应用电子公文管理系统的意义，对公文流转以及公文管理系统的实现手段等进行具体分析与阐述，以奠定电子公文管理在电子政务建设中的重要地位。 关键词：电子公文管理；电子政务；思考 所谓公文，主要指军队、政府、单位等部门用于请示报告、下达命令的重要一部分。传统的公文归档工作，以纸质、手工操作为主，如果公文数目较多，可能造成查找与使用工作的效率降低。如果用户不能报出公文具体的标题、年份等，基于模糊的公文查询，基本无法实现。另外，由于纸质公文受到管理手段、维护手段等影响，需要大量的人力、物力支持。在信息化时代，计算机与局域网的广泛应用，提高了公文管理的水平，大多数撰写公文也通过电子版本完成，因此公文管理也应以电子版为主[1]。通过现代化公文管理系统与传统方法有机融合，既可提高工作效率，也可将工作人员从繁琐的日常管理中解脱出来，进一步提高公文管理、维护、查找工作的质量水平，具有一定现实意义。 一、现代化公文管理系统的应用意义 随着社会信息化的不断发展与完善，精准、快捷的传递方式正逐渐取替手工、纸质作业方式而存在。近年来随着各单位工作任务的加强，对“下情上达、上情下达”的及时性、准确性提出了更多要求。为了确保各种公文的顺利传输，同时提高信息保密性、准确性，降低管理成本、提高管理水平，现代化公文管理系统应运而生。通过构建电子公文管理系统，利用计算机与网络实现公文传输，极大降低工作人员的劳动强度，提高公文发放与传阅速度，降低纸质文件成本问题，确保各部门、各项工作的顺利开展，实现工作流程的制度化、规范化[2]。由于各种业务的流程处理、公文处理以及审批等工作均通过网络完成，再加上强大的自定义功能支持，网上协同办公已发挥作用，以此保证文件流程的快捷、安全。 二、公文流转方式研究 公文流转是公文管理的核心问题，加强对公文流转的研究，提高公文流转效率、保障质量，具有现实意义。所谓公文流转，主要包括公文的编制、处理与管理等内容，处于公文从运转到传递、办理、存储、归档等整个周期中，遵循特定流转原则，发挥公文效应，提高工作效率。公文流转的根本任务与目标在于，及时、有效地编制、加工、处理、管理公文，为各种公务活动提供信息保障[3]。公文流转的主要内容包括：①公文编制；②公文传递；③公文管理；④公文处理；⑤公文归档；⑥公文使用等。公文流转已成为现代办公系统中的重要子系统之一，也是各个企事业单位实行公文管理过程中，最关键、最重要的办公系统之一。通过公文流转状况，可直接体现单位的行政职能，因此也是办公自动化中的基本模块[4]。 以传统的公文流转系统来看，普遍存在管理不力、工作效率低下、监督职能不到位等弊端。因此，一个良好的电子公文流转系统，可有效提高单位办公效率，实现规范化管理。在公文流转系统中，应用现代化自动办公体系，面向各个单位，处理行政事物，实现了真正的无纸化办公[5]。对于各部门的信息、通告等，通过该管理系统进行传送；行政管理部门也可以通过管理系统发布上级指示、发布公告、审批公文等，实现了各部门之间的广泛交流与沟通，便于有针对性地调整工作计划，提高工作科学性、效率性。 三、现代化公文管理系统的实现 对于现代化公文管理系统来说，与传统的管理手段有所不同。为高效率、规范化工作提供支持。 （一）便捷的存储手段 随着信息技术的快速发展，我国政务办公已经翻开新篇章，实现了自动化发展之路。随着电子政务办公的实现，各种公文通过光、磁等载体介入，打破传统存储空间的限制，极大提高信息的存储密度。所有公文中的电子信息都可以通过二进制数字式代码方法存储在网络空间中，再加上计算机超大容量的硬盘支持，解决了海量公文的存储压力问题[6]。另外，电子公文也可以通过离线、脱机等形式存储，无论是保存在磁带、软磁盘、硬盘还是光盘中，都缩小载体体积，便于携带与保管，同时增强信息存储密度，提高信息存储的安全性。随着cad文件电子光盘的出现，再次打破了存储空间的局限，为现代化公文管理系统的构建，提供更多空间与技术支持。今后，我国各种电子技术将更快更好地发展，给电子公文带来更多可存储空间，存储的安全性也将不断优化。 （二）精准的检索途径 在电子政务系统中，电子公文管理系统的应用，给公文检索手段提供更多支持与要求。电子公文的检索对象不再局限于传统的纸质公文目录，或者计算机中的机读目录，而是涉及到电子公文的具体目录与全文。显然，单一化的检索难以满足用户的多元化需求，亟需提出一种适应公文技术特点的检索手段[7]。联机检索以及超文本检索功能，可以帮助用户提高检索效率与精确度，即使用户检索语言模糊、没有检索策略，也可通过计算机系统，以人机对话的方式，结合