制作考勤表格.doc

制作考勤表格 用EXCEL制做考勤表 看到有好些朋友找《考勤表》的制做方法，于是就想整理一篇这方面的文章，让大家参考。单纯的一张考勤表比较简单，难就难在怎样在电脑上简化输入考勤项目，并能自动汇总数据方面。 步骤/方法 第一步：画表格 打开一张空白的EXCEL工作表，先按下图所示画出样子。 图中M1:P1是合并单元格，用于填写“年”，S1:T1是合并单元格，用于填写“月”，为了醒目设置成浅蓝色底纹。 第二步：设置公式 为了让第二行中的“星期”能自动显示，需要设置公式，如下： 在D2单元格中输入公式 =IF(WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2)=7,日,WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2)) 这时就能看到D2单元格中出现一个表示星期的“日”字（这说明2011年5月1号是星期日）。 公式含义：先用DATE函数把M1格中的“年”、S1格中的“月”、D3格中的“日”组成一个电脑能识别的“日期”；再用WEEKDAY函数把这个“日期”变成星期所代表的数字。 WEEKDAY函数后面加了参数“2”，是为了让星期一显示为“1”，让星期二显示为“2”...让星期日显示为“7”。 由于我们不习惯把星期日叫成“星期7”，所以最后用IF函数做判断，把显示为“7”的自动改成“日”。 提示：函数DATE与WEEKDAY在EXCEL自带的帮助中有详细的用法介绍，想了解它们的朋友可以参考。 为了方便我们中国人的习惯，还要把显示为阿拉伯小写数字的星期变成中文数字，即“星期1”变成“星期一”这种格式。这就需要通过定义单元格格式来实现。 选中D2单元格，按鼠标右键“单元格格式”，在出现的格式窗口中选“数字”选项卡，在左侧的“分类”框中选“特殊”，在右侧的“类型”框中选“中文小写数字”，按“确定”退出。 这些完成后就可以用鼠标选中D2单元格，按住它右下角的“填充柄”拖动复制AH2单元格，效果如下图： 在AI单元格中可以通过公式显示当月的总天数，公式 =DAY(DATE(M1,S1+1,1)-1) 公式含义：先由DATE函数“DATE(M1,S1+1,1)”得到本月的下一个月月初1号的日期。本例中，本月是5月份，下一月的月初一号就是6月1日。 再用减1得到本月最后一天的日期，即5月31日，最后再由DAY函数取出表示当月天数的 “31”。 下面就是考勤录入方面了 第三步：考勤符号 先设定一些考勤符号，放在AR列中，如图所示： 这些符号并非统一规定，可根据习惯及喜好来自己设定，也可用汉字来代表，总之自己看着习惯就行了。 怎么把这些符号方便快捷的输入到考勤表中D4:AH33区域中呢？我们采用下拉框的方法。 选中D4:AH33区域，按上面工具栏中的“数据-有效性”，弹出有效性设置对话框，选“设置”选项卡，在“允许”中选“序列”，在“来源”中点击右端的折叠按钮，然后用鼠标在表格中选取AR1:AR8区域，再次点击折叠按钮，回到有效性设置窗口，按“确定”退出。 完成后，在考勤表的D4:AH33区域中任意一个单元格选中时，都会出现一个下拉框按钮，点击按钮就弹出下拉框，可用鼠标方便的选取要输入的考勤符号。 第四步：考勤统计 考勤已经可以输入了，怎样统计每个人的出勤情况呢？还是通过公式自动来统计。 先划出一块区域来做考勤统计，如下图红圈范围： 这个区域中要设置多个合并单元格，AK4:AK5是合并的，AL4:AL5是合并的......AP4:AP5是合并的。也就是每一个姓名对应的上下两行需要合并，这样方便把上午与下午统计在一个格中。 做完AL4:AP5区域的合并操作后，选中区域右下角填充柄，按住鼠标左键向下拉动，一直到AP33单元格再松开鼠标左键，就能快速的把下面单元格分别也变成合并状态。（其实就是复制了AL4:AP5的样式） 由于第一个人的考勤记录区域是D4:AH5区域，所以需要将此区域中的考勤符号出现次数统计出来，就能知道这个人的考勤情况了。 先在AK3:AP3中输入考勤符号，然后在AK4单元格中输入公式 =COUNTIF($D4:$AH5,AK$3) 公式含义：使用COUNTIF函数统计D4:AH5区域内出现了几次AK3格中的符号。 用拖动复制功能把这个公式复制到AK4:AP4区域中。 再选中AK4:AP4区域，按住AP4右下角的填充柄向下拖动复制，一直复制到AP33单元格。 现在统计区域中的每个格都有公式了，由于公式中某些部份使用了绝对引用符号“$”，所以在拖动复制中，每个单元格的公式都是不太一样的。 提示：在这个考勤表中，多次使用了“拖动复制”方法，可以极大的简化输入公式与设置格式的操作，而且在公式中灵活使用绝对引用符号“$”，也能把有规律变化的公式快速输入到区域