如何降低办公费用要点.ppt

如何降低办公费用 日东高速公路莒县东收费站第二QC小组 二Ο一二年十月 如何降低办公费用 日东高速公路莒县东收费站第二QC小组 一、小组概况 日东高速公路莒县东收费站第二QC小组成立于 2009 年 3 月9 日，本小组自成立以来年年有课题，年年有活动，有成果。小组概况如下表： （表1） 二、选题理由： 作为高速公路基层收费单位，在日常办公各个方面都牵扯到费用问题，由于全国都在提倡节能减排，管理处对此也进行了改革，对各站办公费用进行了压缩并设立目标值，因此，我们莒县东收费站QC小组本着勤俭节约的目的，为更好的完成节能减排的目标，将降低办公费用作为课题开展活动。 三、现状调查： 自去年管理处采用办公费用改革办法以来，我站办公费用每季度平均在1200元左右，一年下来，将超出今年目标值（4500元/年）。办公设备和办公用品在使用过程中，存在不爱护使用和浪费现象。四、设定目标： 目标值：按照管理处下达的办公费用目标管理值（4500元/年）再降10%。 五、原因分析： 1、办公用品管理制度不完善，工作程序不规范。使用设备办公时，对设备性能及操作规程不熟练。 2、责任心和节约意识不强，存在浪费现象。 3、监督检查落实不到位。 七、实施对策： 对策一：建立健全收费站办公用品管理制度。具体为：帐簿设置制度、验收入库及出库制度、记帐与报表制度、文印设备使用制度使，整个工作做到有章可循、管理有序。 对策二：规范办公用品申购入库、保管发放、使用及盘存交接等程序, 逐项细化各种办公用品的使用标准和设备的操作规范。 （一）帐簿设置。办公用品的核算由票据室设总帐，仓库保管员设实物明细帐，分别登记材料的采购、领用和结存。 （二）验收入库及出库。采购人员要负责将材料送到仓库，经保管员清点验收填制验收入库单，双方签字。领取办公用品时，保管员要根据领用单（站负责人签字有效），填制物品出库单，主 要内容有：品名、规格、数量和经办人签字，经办公室主任签批后方可发放办公用品。个别物品领用时，采用“以旧换新”的方法。仓库保管员不得采购办公用品，采购人员不得领用办公用品。采购人员不得接受供货单位的吃请和回扣。 （三）记帐与报表。保管员根据验收入库单注明的品名、规格、数量分类登记实物明细帐。保管人员坚持每月核对明细帐并填制结存报表，一式三份，报站负责人一份，张贴公示一份，办公室留一份。实物盘点每季度进行一次。 （四）文印设备使用与维护。在打印材料、报表前，操作人要认真校对，确定无误后，请示办公室主任审核后，再进行打印，打印时采用双面印刷的格式。与工作无关的内容，不得使用站文印设备打印。专人负责对办公用打印机、传真机的维护工作，设备需维护时，本着“节约”的原则，能自己维护的，自己维护，从而降低维修费用。 对策三：成立检查监督小组，加强日常监督，不定期的对采购账目、出入库登记进行审核，对文印设备的使用和维护情况进行检查。对各科室、收费中队领用的办公用品使用情况进行抽查，充分发动全站职工进行广泛监督，检查情况纳入收费站全员星级考核。 对策四：每周五学习时增加职业道德教育和节能减排教育，提高全员工作责任心和节约意识。 九、制定巩固措施： 1、继续加强节能减排工作的教育。 2、继续加强职业道德教育，提高员工责任心。 3、强化相互监督，加强执行力建设。 十、总结及今后打算： 通过本次QC活动的开展，使我们在全质工作上，有了新的突破，在以后的工作中QC小组的成员会时刻树立强烈的开拓进取意识和创新求实精神，针对发现的新问题进行积极探索、钻研，努力为高速公路收费工作做出新贡献。 日东高速公路莒县东收费站第二QC小组 2012年10月9日