公文及印章管理办法-青银高速.docVIP

公文及印章管理办法 (HBQY－ZH－01) 为加强对公文的管理控制，严格运转程序，提高运转效率，保证文件的正确性、准确性、合理性，实现公文管理的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 1　收文程序 1.1　凡送达单位的公文，由办公室文件管理员检查发文机关、发文编号、秘密等级、密封情况，确认无误后，方予签收。如遇文件名称、份数、编号不符时，要查清备案；收文后，要按不同发文单位和文件种类，分别登记，注明名称、编号、收文日期，加贴“阅办文件批签表”后交办公室主任拟办。 1.2 办公室主任填写拟办意见后由文件管理员按意见分送。 1.3 领导批办后由文件管理员按批阅结果分送给有关部门或承办人员办理。并对文件去向做出跟踪记录。 1.4　相关部门或个人根据领导批示做出承办意见后将文件返还给文件管理员。 1.5　文件管理员按一定顺序进行文件归档。 1.6 对科室传阅的文件，应妥善保管，防止丢失。各科室传阅时间不宜超过3天，传阅后及时交办公室存档。 1.7 各科室要指定1名文件专管员，负责本科室文件转送和管理工作。 1.8 所有文件（除保密文件）可以查阅，不许拿走借阅，一旦丢失，严肃追查当事人责任。 1.9 对于保密文件，文书应亲自送交领导批阅，不允许公开存放和传播。 1.10 处属各单位公文报送，按照附件《关于进一步规范公文报送程序的通知》（冀交项青银办字[2006]26号）的要求执行。 2 印章及发文程序 2.1 处印章由办公室专人负责保管，未经处长批准，任何人不得私自盖章或将印章带出办公室。 2.2 各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等文件。 2.3 承办人起草文件要使用发文笺，应由撰稿人按项填写清楚并签字后经科室负责人审核并签字，然后送办公室转呈。 2.4 需要其它科室会签的由办公室送达有关科室。为简化程序，主办科室也可直接会签转处长批示后，由办公室打印编号，由自己校对无误后方可打印正式文件。 2.5 所有文件必须有签发人（处领导）签字后方可发文。 2.6 文稿经领导签发后，由文印室统一编号标注，打印出文件清样。文印室打出小样后，送撰稿人校对，校核无误后，按注明份数复印、盖章，填写文件发放登记表。 2.7 文件盖章时要有处长签字的清样或草稿，经签字的文件草稿留存起草文件的部门。 2.8 发文由文件起草部门送达，接收人在登记表上签字。如以邮寄、传真、电话等方式发送要注明。 2.9 发文号一律统一为“冀交项青银X字[ ]Y号”，方括号为年号，X为各发文科室的简称，Y为文件统一编号。（例如计财科发文，文号为冀交项青银计财字[2007]x号）。 2.10 文件发出后，承办人必须把文件原稿与留存的附件归并整理在一起，连同文件打印件一并交办公室归卷。并且“发文登记表”中登记，注明发送文件号、名称、发放时间及发送人签字。 2.11 年底按《档案法》规定，各科室认真搞好文书资料等的组卷存档工作。 2.12 保密文件，要指定专人分管和打印，不允许其他人查看。 3 收文办理要求 3.1　文件管理员对所有来文要在外来文件登记表上登记清楚，递送及时，全程追踪，杜绝丢失、延误现象。 3.2　办公室应对下级及不相隶属部门的来文进行审核，审核其是否应由本单位办理，其内容形式是否妥当，如有不当可由办公室主任批准退回报送单位并说明理由。 3.3　办公室主任填写拟办意见及领导批办时应明确办理部门，对需要两个以上部门办理的要明确主办部门，对紧急公文应明确办理时限。 3.4　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对办理有困难的应当及时说明，对不属于本单位职权范围或者存在其他问题的应当及时退回办公室并说明理由。对涉及其他部门职权的事项，主办部门要主动与有关部门协商，如有分歧，报单位领导协调裁定。 3.5　文件管理员应根据文件的缓急程度适时进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 4 发文要求 4.1　起草文件要做到符合国家法律法规及政策规定，情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，适用正确的文种，明确主送、抄送部门。 4.2　行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 4.3　单位对上、对下正式行文时采用按国家规范要求印制的文件纸；对不相隶属单位行文或发布非正式性通知时使用印有单位名称的便笺纸；各部门、收费站、服务区发布内部文件使用带有单位名称的信笺纸，并加盖本部门公章；向单位行文采用情况报告的形式。 4.4　文件纸张字体要求符合《国务院公文格式》规范要求。 4.5 文件编号要连续准确，避免重编、漏编、错编，基本格式为：机关代字＋年份＋顺序号。 4.6　撰写公文按要求使用单位发文稿纸，必须用钢笔或碳素笔书写