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安排会议值班 会议值班工作的内容和意义 1、会议值班工作的内容 值班电话记录 值班接待记录 值班日记 做好信息传递 会议值班的意义 会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议顺利进行。 （二）安排会议值班的工作程序 1、制定值班工作制度 （1）信息处理制度。 （2）岗位责任制度。（3）交接班制度 2、明确值班工作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作（8）必要时，应建立主管领导带班制度 3、编制会议值班表会议值班表应包括以下内容：（1）会议值班时间期限和具体值班时间（2）会议值班人员姓名（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名（5）用简明的文字表明值班的工作内容（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名 二、接待采访会议的新闻媒体1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定（4）要准备得全面周到、主动积极（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料2、接待新闻媒体的工作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题（二）工作程序1、媒体人员登记 2、为媒体人员提供简单的会议材料3、安排拍照和新闻发布会等传统活动4、安排媒体沟通会（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应（2）联合或聘请专业公关公司处理危机（3）让负责人出面（4）对未知的事实不要推测（5）不要隐瞒事实真相（6）为媒体采访敞开大门（7）统一口径，用同一个声音说话（8）频繁沟通 （四）汇总新闻媒体的各种报道三、做好会议的记录工作和简报工作1、为会议记录做好准备工作（准备足够的记录工具）2、会议记录的内容（1）会议描述（2）与会者姓名（3）缺席者请假条（4）宣读上次会议记录（5）有会议记录中产生的问题（6）通讯记录（7）一般事务（8）其他事务（9）下次会议日期（10）主席签名 3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种（2）正文。首部+主体+结尾（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）” （二）做好会议的简报工作1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用 2、会议简报的工作程序 （1）会议简报的内容。 （2）会议简报的结构。 2、会议记录的要求（1）速度要求（2）真实性要求1）准确2）清楚3）突出重点（3）资料性要求 2、会议简报的要求（1）真实准确（2）短小精悍（3）快是简报的质量体现（4）生动活泼四、收集信息的分类 （一）会议信息的分类 1、按照会议信息的作用划分 （1）与会者信息（2）会议指导性、宣传性信息（3）会议议题性信息（4）会议主题内容信息（5）记录性、结果性文件信息（6）会议的程序性文件信息（7）会议交流性文件信息（8）会议参考性信息（9）会议管理性信息2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息（2）内部性会议信息（3）公开性会议信息3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息（二）收集会议信息的要求1、齐全2、及时3、准确4、有效（1）责任到人（2）履行登记（3）严格保密（4）明确范围（5）有针对性 5、提供会议信息服务（三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。 2、选择会议信息的搜集渠道。 3、确定搜集会议信息的方法（1）召集开会（2）提供书面材料（3）个别约见（4）会议结