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第三章 EXCEL数据填充 本章主要是撑握在Excel中实现等差序列、等比序列、日期序列等有规律的数据填充，以及一些特殊数据输入的技巧，能够把批量数据在短时间内录入到Excel中。 3.1人员基本信息录入 ? 案例描述 内蒙古呼和浩特“×××企业”组建成功，该企业有3000员工，办公室人员根据每位员工的档案汇总人员基本信息。打开“EXCEL0301.XLSX”工作簿，完成以下操作： ①为单位的员工编制职工号，职工号的规律是以NMG开头然后分别是NMG0001、NMG0002，以此类推，一直到NMG3000。 ②填充每位职工的来源。 ③填充每位职工的身份证号。 ④填充每位职工的家庭所在地区的电话区号。 ? 知识要点分析 在日常办公中如果快速的完成上面的数据填充，需要掌握自动序列填充、向下填充、向右填充、记忆式键入以及数字变文本输入。 1．自动序列。自动序列是指有规律的数据只需要填充第1个数，然后会自动按规律进行按行或列进行填充。如图3-1所示 （1）经常用到的是非数值的序列，如填充星期一，自采自动序列会填充到星期日；填充了一月，会自动填充到十二月等等。 （2）另外自动序列填充还经常用到公式中的复制填充。如果数据规模比较大，采用拖动填充柄会发现拖动的速度并不是很快，如果采用自动填充会准确的在填充的范围内容完成填充。 图3-1 “序列”对话框 2．向上填充、向下填充、向左填充和向右填充。如图3-2所示。这四种填充方式是指在已经有一个数据的前提下，向上、向下、向左、向右填充相同的数据，实际上也就是复制一个已有的数据。根据我们填充数据的习惯，一般向下或向右填充用的比较多，而向上和向左填充相对比较少。向下填充可以采用快捷键Ctrl+D，向右填充也可以采用Ctrl+R来实现。不习惯使用快捷键的也可以通过工具栏中的填充实现。如图所示，在M2单元格中填充800后，可以在M2单元格的基础上向上、向下、向左、向右分别填充相同的数据800。 图3-2 填充 3．记忆式键入。这种填充方式是指填充的数据已经填充过，可以通过ALT+↓光标键打开键入列表，然后通过光标键进行选择来完成填充。 4．数字变文本输入。这种填充方式主要是指不需要计算的数据，或计算完成后的结果不具有任何意义的数据可以采用这种填充方式。比如电话号码、身份证号、手机号等等，这些数据在实际应用过程中进行算术四则运算没有任何意义，因此在输入时先输入’（单引号）然后在输入相应用的数据。 ?案例实现 打开“EXCEL0301.XLSX”中的“企业人员基本信息录入”，从中分析可以看出职工号可以采用自动填充来实现，职工来源可以通过向下填充或记忆式键入实现，身份证号和电话区号可以采用数字变文本输入来实现。如图3-3所示： 图3-3 企业人员基本信息 [1] 通过名称框输入A2：A3001选中员工作所有职工号，然后选择系列填充中的自动序列就完成了3000员工的自动编号。 [2] 姓名为A2职工来源与A1职工来源相同，直接按Ctrl+D即可完成。姓名为A3和A4的职工正常输入职工来源为天津和上海，A5的职工假设不是“上海”而是“天津”或“内蒙古”，可以按Alt+↓光标键打开键入列表，直接进行选择。 [3] 假设A1的身份证号直接进行输入后变成了1.52326E+17,而不是我们预期的结果，原因是Excel把身份证当成数字处理，数字位数过多而采用了科学计数法。对于这样的数据可以在前面输入’（单引号）然后在输入相应用的身份证号，如姓名为A2的职工采用的就是这种输入方式。 [4] 姓名为A1的职工在输入电话区号为0471后，Excel系统就把0471当成数字来处理，因而就把0省略，看到的输入结果为471。在输入时也是采用先输入’（单引号），然后再输入0471才能达到预期的输入效果如E3单元格。 ? 问题思考 什么样的数据采用自动序列？ 什么样的数据在输入时候前面要加’ （单引号）？ 什么样的数据按Ctrl+D输入，什么样的数据不能按Ctrl+D，而是按Alt+↓进行选择？ 企业人员基本信息录入中3000职工的姓名分别是A1，A2，……到A3000是通过什么方式填充完成的？ 3.2办公室人员值班表设计 ? 案例描述 内蒙古呼和浩特“×××企业”办公室有6位工作人员，企业要求这6名职工每周一到周五的晚上轮回值班。周六日休息，不作值班安排。打开“EXCEL0302.XLSX”工作簿,设计并安排2009年全年值班表。 表3-1 办公室工作人员 ? 知识要点分析 在企业的日常办公中进行值班安排是很常见的办公处理，如果不采用数据填充技巧与方法，制作该案例中的值班表也非常麻烦。这个案例涉及以下几个知识点。 1．日期序列。