(会议的6种角色.docVIP

会议的6种角色 英特尔前任董事长格鲁夫曾说，“会议是从事管理工作必经的媒介。你绝对无法避免开会，但是你能让会议更有效率。”然而，进到会议室里，人们感受到的氛围多半是“无可避免”，而非“效率十足”。于是，台上与台下分裂成两个世界，大伙儿各忙各的。其实，会议是一个舞台，人人都有各自的角色必须扮演，关键在于融入剧情，合力创造出完美的演出。 角色1 召集人 会议的召开，必须投入公司的人力和资源（除了场地费之外，不妨再计算一下每个人的时薪乘上会议时间，再加总），所以召集人事前便应确定会议目的何在？是不是有必要开？是否还有其它替代方案可协助达成任务？ 确立开会的必要性之后，接着便着手准备议程，清楚界定会议主题，以及欲藉由会议达成的任务及目标。 务必在会前搜集所有的提报内容，并在会议前一天将议程和提报内容送交与会者。议程若有任何变更，尽量在会前告知。至于硬件部分，召集人则要负责会场的选取及布置，包括租借会议室及准备视听器材等。 角色2 主持人 主持人多半是主管，有时也会是会议召集人。主持人在会议中最重要的角色是，确保讨论不偏离主题，专注于解决问题、达成既定目标，并尽量让部属或与会者畅所欲言、说到重点，同时不至流于只有少数人在发言。 主持人应扮演协调者的角色，掌控会议的纪律及进度。若与会成员出现纷争，除设法化解之外，更要能从冲突中了解事情的真相。主持人最好是沉默、被动的观察者，可从旁了解与会者之间的互动。 为确保在会议中能专注聆听，消化所吸收的资讯，主管可当场做笔记；对部属而言，主管记笔记的动作，表示的是一种承诺；而上司也可以经由笔记，在下次会议中追踪进度。 角色3 与会者 会议现场里，姿态最多变的，莫过于与会者了。刻板印象通常是：翘起二郎腿、沉默、发呆、喝茶、看报、聊天。然而，与会者这样的态度，不但会削弱提报人的自信，也浪费了自己的时间。 因此，与会者除了应准时到场、详读议程及遵守议事规则之外，更应该要专注聆听和积极发问。如果实在很难专心，或许可以提笔抄下一些值得尝试的事情。如果有什么事情听不懂，或有其它意见，就尽管发问，每位与会者都有责任在提报人说错话或提供错误数据时予以更正。诚如格鲁夫所言，“‘老板是付钱请你来开会，而不是请你来午睡。’开会，也是你的工作职责之一。” 角色4 提报人 提报人所讲述的主题，如果让与会者觉得无聊或不知所云，很容易就让会议场陷入低潮，希望会议赶快结束。 大前研一在《思考的技术》一书中指出，无论是哪一种提案，如果想打动人心，不应只按照自己想说的顺序，而是要建立起对方能够理解的顺序。因此，提报内容的结构及说话的逻辑非常重要，最好能在一开始提出整体的结论，并以此结论提出有证据做后盾的建议。 如果一个话题可畅谈10小时，提案人便要锻炼自己将之归纳整理为可以在45分钟内讲完的功力；同时也要做好很可能只有5分钟、甚或90秒让你陈述重点的准备。 虽然说话的说服力比视觉花招更好，但是在会议中也应尽可能利用各种视听辅助器材，毕竟，人在吸收资讯时，视觉和听觉同样重要。根据格鲁夫的经验，平均每4分钟的讨论或提案，运用1张投影片算是适当的长度。此外，图表及统计数字也是非常重要的辅助工具，可以强化内容的可信度，并且让听者一目了然。在整个提报过程中，应仔细观察与会人员的反应。他们的面部表情或肢体语言，都可以反映出他们是否听得懂、是不是希望提报人再重述一次，甚或他们根本都没在听。 角色5 计时员 许多企业为求会议的效率，通常都会安排一位计时员，以掌控每一项议程提报与讨论的时限。 无论发言人是谁，计时员都有权力通过闹铃或任何提示时间将尽的暗号，打断滔滔不绝、欲罢不能的发言者。 更重要的是，这么做可以提醒提报人时间将尽，善用剩余的时间赶紧讲到重点；或是因为特定个人占用了过长时间，而延误了往后的议程。 计时员除了像纠察队一样管制发言时间之外，也可在现场调配议程进行的时间。例如，问明与会者是否要继续进行某项讨论，并明确限定延长的时间为多久。 若眼看某项议题的讨论，短时间内无法结束，可告知在场者是否另行安排时间再行讨论，并告知会议记录员，将该话题列入下次会议的议程里。 角色6 记录员 格鲁夫说，会议记录看似麻烦，但相较于实际的回报而言，这只不过是小小的投资而已。一般而言，会议记录员的职责在于记录会议讨论的重点，格式必须清晰、精确，并应包含下列事项： ·会议召开的日期、时间和地点。 ·出席和缺席人数，以及是否有其他重要人士与会。 ·具体描述有待讨论的议题或问题。 ·摘录讨论的结论或预定达成的结果，并载明决策、执行计划或行动方案，以及相关负责人等。 ·确保所有暂时搁置的议题，都已列入下次会议议程。 ·编辑会议记录，并在特定时间内（例如48或72小时，总之越快越好）送达与会者手中。 ·在下次会议前，应确认会议记录已经过各方当事人的认可，若有