(文件与资料管理程序.docVIP

程 序 文 件 （依据ISO/TS16949：2002标准） 批准 审核 编制 修改栏 页码 版本/修改号 修改日期 修改内容 修改人 备注 1、目的 确保本公司质量体系文件按国际标准的要求建立、制定、执行，以便文件、资料的管理和控制，保证体系运行的各个活动场所均使用相应的有效文件。 2、适用范围 本程序规定了质量体系文件和资料的编制、批准、使用、更改、归档、保管的控制要求，适用于质量体系运行各个场所的文件和资料控制。也包括必要的外来文件及顾客提供的资料控制。 3、职责 3.1 各部门负责编写本部门所需要的文件，一、二、三级文件由管理者代表负责审核，总经理批准； 3.2 行政部负责行政管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。 3.3技质部负责技术质量管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。 3.4 各部门主管负责接收、保管、传递本部门的所有文件、资料并实施控制，在实施过程中负责本部门文件的更改申请。 4、定义 4.1 一级文件：指质量手册。是制定本公司的质量方针、目标及说明公司各项程序的指导纲要和系统要素的关联的文件。 4.2 二级文件：指程序文件。说明部门之间、各工序之接口，以及各道工序的作业情况、执行状况和工作进度（何事何时由何人去做）。 4.3 三级文件：包括操作指导书、工艺文件、企业标准、检验规范、公司规章等，是补充说明二级文件的具体执行状况（如何做）。 4.4 四级文件：各类表单和记录。 4.5 技术文件：包括图纸、工艺文件、相关作业指导书、产品及材料相关标准等。 4.6 体系文件：如：质量手册、程序、指导书、标准、公司规章、表单。 4.7 外来文件及资料：如：国家标准、设备操作手册、外来传真、外来技术资料、法律法规。 4.8 参考文件：如：产品目录、公司简介、工具书、品质简介等。此文件一般不受控。 5.流程图： 责任 流程 输入/输出 注解 行政部 相关部门 部门主管 总经理 管理者代表 行政部 行政部 行政部 相关部门 相关部门 行政部 行政部 行政部 相关部门 ? 体系文件 ? 管理文件 ? 经营文件 ? 合同/协议 ? 外来文件 ?文件和资料清单 ?购销合同/协议目录 ?外来文件目录 ?外来产品图纸/标准目录 ?有效的文件 ?文件资料发放/回收登记 ?部门（车间）文件清单 ?文件更改申请表 ?批准后的文件资料更改申请表 ?新版本文件 ?旧版本文件 ?新版本文件 ?文件资料发放/回收登记 行政部负责组织，各相关部门进行文件的收集编写。生产部、销售部负责对合同/协议和计划等文件的编制，技术部、工艺科负责技术文件的编制。对外来技术文件进行评审，评审时间不超过两个工作周，外来产品图纸和合同协议应单独建立目录，由专门的技术人员和营销人员进行管理。 2. 行政部组织相关人员进行体系文件、规章制度审核、批准。对于一次性（或有限使用）的文件（如计划、决议、通知等）执行一般控制，由各部门主管批准实施。 3.对核准后的文件进行编号，并建立目录进行管理。 4.由行政部文件管理员把有效的文件发放到各相关使用部门，并在《文件和资料发放/回收登记表》上作好发放记录。 5.文件使用部门建立部门文件清单，做好对相关文件的保管，规范填写质量记录，并做好质量记录的保存。 文件使用部门或人员，在使用过程中发现文件需要更改，不能随意更改，必须填写《文件资料更改/申请通知单》并存档。 相关部门组织相关人员进行审核，主管批准后实施。 相关部门对需要更改的文件进行修订或换版，由原文件批准人或者相同职位人批准后实施。 行政部文件管理员对更改或换版后的文件进行发放，收回旧版本的文件，并在《文件和资料发放/回收登记表》上作好发放记录。 文件使用部门使用新的版本的文件，并做好保管。 6. 相关表单： 记录编号 记录名称 保存地点 保存期限 /QR.001 文件清单 行政部 长期 /QR.002 文件发放/回收记录 行政部 长期 /QR.003 文件更改申请单 行政部 长期 /QR.004 文件资料归档登记表 行政部 长期 /QR.005 文件销毁申请表 行政部 2年 /QR.006 文件和资料借阅登记表 /QR.007 部门（车间）文件清单 相关部门 2年 7、附件 7.1