(组织会议纲要.docVIP

一、会议概述 　　会议的涵义与作用 组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。 　　什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。 　　另外，众多人聚合在一起，也有主持人或主办人，但不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动，也被称作什么“会”。前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等；后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会，等等。这些“会”，只是聚会，“会而不议”，和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。 　　通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。 　　(1)会议可按不同的标准划分为不同的类别。 　　按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；如按会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等：按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议;按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。 　　(2)会议的作用。 　　无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。 　　会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。会议与会者一般有三种人： 　　一种是会议的主持人或召集人，一种是参加会议的正式成员，还有一种是受邀请参加或列席的人员。这三种人员都应起到自己应起的作用。 　　另外还有一种人员，既非主持人或正式与会者，又非受邀请者或列席者，但他们都参加会议。自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用，那就是秘书。 　　会议的要素 　　一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。下面分别介绍之。 　　与会者　　与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。 　　具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。 　　必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。 　　重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。 　　合法性。这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。 　　有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性。而只顾壮场面、求热闹，或是利用会议向上攀、拉关系．造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时轰轰烈烈．而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅是很大的浪费。甚而冲淡或干扰了会议的主题。这种做法是应该反对的。 　主持人　　主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 　　会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。 　　另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。 　　议题　　议题．是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识