JYM-QI-HR-01公司内部文件格式全解.doc

深 圳 嘉 音 美 电 子 有 限 公 司SHENZHEN J.Y.M ELECTRONICS CO., LTD 【三阶文件文件编号：-HR-01 版 本 号： 审核： 编制： 日期： 日期： 日期: 1. 目的 为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2. 适用范围 总公司及子公司各部门 3. 内容 3.1公司文件格式要求： 3.1.1红头文格式 文头的字体：一号宋体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅； 发文字号的字体：四号宋体、黑色； 标题的字体：三号宋体字、加粗、黑色、居中； 主送单位的字体：四号宋体、黑色； 正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距； 附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距； 作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐； 日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○” ； 注释的字体：小四号宋体、黑色； 0主题词的字体：三号宋体、黑色、加粗； 1抄送机关的字体：四号宋体、黑色； 2印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期； 3所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管； 3.1.2规章制度文格式 文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为宋体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为宋体小四号字加粗； 文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗； 发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字； 主题词/呈/发：宋体小四号字； 行间距：1.5倍（未定义文档网格）； 页边距：上下各为1.5㎝,左右各为1.5㎝； 公司简称：在文件正文内可简称“嘉音美公司”； 公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称； 公司文件机密程度说明（详见附件1）； 3.1.3请示文格式 请示标题为三号宋体加粗居中； 正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字； 落款/日期为四号宋体字； 3.2公司文件编号要求 3.2.1发文字号编写说明 发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入；序号编虚位（即1编为01），不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2部门代码说明： GM：总经理 HR：行政人事部 QA：品质部 PD：生产部 TD：工程部 MD：市场部 ED：采购部 PMC：计划部 FD：财务部 DCC：文管中心 3.2.3发文字号的种类及使用规定XXX号 公司内部各部门之间工作联系的文号。 公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3） 部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4） 落款名称：深圳市嘉音美电子有限公司 文件编号：[2015] XXX号 公司会议纪要的文号。 4.附则:本规范从发文之日起执行，由行政部人事部负责解释。 5.附件 附件1：公司文件机密等级说明 附件2：公司发文模板 附件3：管理制度发文模板 附件4：内部请示模板 附件1： 公司文件机密等级的说明 为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下： 依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围； 文件等级分类 保存 期限 举例说明 管控要求 1: 一般文件 3年或文件有效期 1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的； 1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部联络单； 1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单； 1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联络单； 1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的； 1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性与技术性的; 1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡证明…) 且不涉及政策性与技术性的； 1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉及政策性与技术性的； 公司内部人员均有浏览权限 2: 密件 5年或文件有效期 2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案或签呈； 2.2 有关劳动合同及其附属文件； 2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号)； 2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件； 2.5 IS