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办公室管理和设置 Ⅰ。办公室管理基础知识 1.办公室管理的概念 所谓办公室管理，就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制的活动。管理的核心内容是采取一系列有效的手段、技术、方法、制度，从而最大限度地调动办公室工作人员的积极性与主动性；管理的目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化，从而尽可能提高办公室的运行效率，最大限度地实现办公室的工作目的。 2.办公室管理的内容 (1)接收信息(2)记录信息(3)处理信息(4)传递信息 3.办公室管理的职能 和任何社会管理一样，办公室管理也具有二重性，即维护生产关系和组织生产力，提高工作效率。在这里，我们着重从后者出发谈谈办公室管理的职能。 从组织生产力(办公室所拥有的人、财、物)角度看，办公室管理总是以制定切实可行的计划为起点，通过对办公室诸要素的组织和对人们的各项活动的指挥与控制，使整个办公室的活动协调发展，最后以实现办公目的(计划目标)为终点，构成一次循环；然后，在此基础上再提出新的目标，开始新的循环。这种周而复始的循环过程就是办公室的管理过程。这个过程的顺序是既定的，但每一次循环的目标和具体内容却不是简单地重复，而是根据不同的时间、地点和条件加以变化。正是由于管理过程的不断重复和各环节在时间、空间上的并存和继起，才使得办公室管理的任务和办公目的得以顺利实现。 Ⅱ。办公室的机构设置 办公室机构设置的要求 一个良好的系统或组织机构必须具备三个条件： 一是必须明确规定各成员的职务分工及其范围； 二是根据职务规定责任与权限的分配，明确各职务间的相互关系； 三是必须与公司系统的性质、规模相适应。从而使所有成员在这组织中有一个协调的工作环境，每个成员都能为完成系统的目标很好地作出自己的努力。 办公室的性质和地位决定其必须从全局出发协助领导去解决问题。这是因为办公室是直接为领导工作服务的一个部门，办公室工作好坏直接影响领导决策的正确程度与贯彻执行决策的全部过程。这是办公室与其他业务职能部门不同之处。 Ⅲ。办公室人员配备 1.配备原则 由于办公室是为领导开展工作而设置的辅助性机构，因此，在选择和配备人员时，必须突出精兵简政、优化组合、健全制度、优质服务等原则。 (1)精兵简政原则 从现代行政管理来看，只有精干的人员组合，才能有效地提高办公室工作效率，使上情下达和下情上达，以及前后左右的联系渠道畅通无阻。通常一个较小的组织和单位，办公室人员应当限制在5人以内，稍大一点的单位也不宜超过10人。 (2)优化组合原则 表现在工作安排中，是根据各人的长处和优势，进行合理分工，要求相互配合，强调从全局着眼通力合作。 (3)健全制度原则 办公室工作承办各种行政事务，涉及面非常广泛，包括许多有关组织和个人的利益及荣誉的具体问题。应当建立健全严格、细致、明确的规章和制度，使办公室人员工作有章可循。即便规章中有不尽合情合理的内容，也应当在执行中发现问题，及时向领导提供合理化建议。而不应借口拖延甚至放弃工作，更不能凭主观情绪和旧有经验对制度和规章视若无睹。 (4)优质服务原则 办公室作为领导工作的辅助机构，主要也是服务，怎样提供优质服务应当是办公室人员明确的指导思想和信念。 优质服务应主要把握三点： ①平等。要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和对下负责实质是一致的观念。 ②及时。办公室承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办公室人员具有时效意识，努力提高工作效率，使办公室工作正常运转并取得成效。 ③严格。办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走”的倾向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象。遇到问题多请示汇报，主动向其他部门请教和协调。 2.基本要求 办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是忠诚可靠、谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。 (1)忠诚可靠 办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。办公室人员在工作中经常接触领导、组织会议、处理公文、保管文件、对外联络及处理内部事务等等，耳闻目睹大量的机密信息，必须自觉防范失密、泄密的发生。 (2)谦虚好学 办公室是公司的窗口和门面，其人员则是领导身边的“近臣”，被人视为领导的代表或代言人，直接关系领导的形象和威信。办公室人员应充分认识自己所处的特殊位置，尤其注重谦虚谨慎，平等待人，尊重他人，不能前倨后恭，傲气临人，以势压人。不因认为自己掌握情况多、接触事物早而沾沾自喜，而要自觉地向群众学习，向实际工作者学习，不断提高自身的知识素养和工作技能。 (3)工作勤奋 办公室人员工作点多面广，许多工作只能埋头苦干。好出风头、信口开河是大忌。许多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员承担，所以办公室人员应当发挥兢兢业业