(展览会2.docVIP

展览会是一种综合运用各种媒介的传播方式，通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象，是一种常规性的公共关系活动。 展会流程 前期工作 批文 取得政府政策的支持 市场调研 第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷：1、没有成功召开的经验和现有模式。2、没有创造出品牌3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群4、不了解行业市场的发展动态 可行性分析报告 展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案 项目场地的确定、规模及时 确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。 场馆整体的因素 1、硬环境的考虑A场馆周围的交通是否便利B场馆周围的酒店娱乐设施是否齐全C场馆的交通运输方式是怎样安排的①是否有货运电梯②场馆仓库的库容量有多大D场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。E研讨会的场地安排2、软环境的考虑①场馆内部保卫设施是否到位②场馆的停车场及休息场所是否合理③场馆的水电供应情况④场馆的卫生清理工作⑤会议期间场馆提供的相应服务 展会涉及的部门 怎样更好而又合理的协调组织好这些部门如：旅游业，餐饮娱乐业，交通运输业，租凭服务业，广告印刷业，海关验收业，通讯邮电业，银行保险业，酒店住宿 租赁方式 1.主办方的租赁方式：包下整个场？2.客户的租赁方式：a.以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金；b.按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。 招展计划 关于赞助商 重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。要求特装修，把整个展览会场装饰起来。 关于参展企业 哪些企业可以参展，如何获取企业资料，如何挖掘客源，参展企业是否有低于局限 企业参展流程 合同或协议的签订，租赁费用的收取，何时开始搭建，展会区间是否需要住宿 关于业务员团队 按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户 资金运作的到位 确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。 广告宣传 广告宣传是非常重要的，一般分两阶段a.前期招商宣传b.后期的品牌宣传，即观众的宣传Ⅰ、普通大众的宣传 Ⅱ专业观众的宣传c.会期会场广告宣传 是否有优惠政策 以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。 关于研讨会 以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。 招展计划后期跟踪 获得一定数量的销售带头人，签订一定金额的销售合同，向新闻界送有关新产品和服务的报道，用新的或更新过的产品测试市场。 关于保证参观者的数量 1如何确保、统计会来参观的人数2如何吸引参观者来参观 制定预算 1展台空间2建造与拆除3特别的广告4特别的广告赠品5运输费用6电力开支、电话服务、附属材料、人员旨、广告、机票和酒店住宿费等 撰写关键广告词为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设计一个主题去对那个团体表明你的意图。 创造吸引人的展台环境 一个贸易展览会上，你的展台应该在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。 训练员工 让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道怎样达成交易、熟练制定一个销售带头人、让贸易保持活力。 选择引人注目的形象 确定自己在贸易会上的形象，让员工参与，集思广益。有时，西装会是很好的选择；有时，合身、配套的上衣或T恤衫会引来潜在顾客的询问和寻求帮助。 接触新闻媒体 把你的新闻稿寄给新闻媒体，包括新产品的信息和服务，再复印一些老产品的信息以便在展览会上分发。选择合适的展会网站做好网络宣传推广！ 展会期间的组织协调工作 参展指南 企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南，介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的服务。这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加合理的安排时间 设立场地前台接待 1负责参展企业报到登记2根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认3派发参展企业在参会期间的参会指南4进行一些相关企业的咨询活动