西安外事学院高校办公自动化OA系统案例分析[精选].docVIP

西安外事学院高校办公自动化OA系统案例分析 一、项目背景 西安外事学院创建于1992年，座落在美丽的西安市鱼化寨。是国内一家著名的民办院校，是国家教育部批准设立的本科普通高等学校以及专科高等职业教育学校。学校下设外国语学院、经济管理学院、信息工程学院、汽车工程学院、医学院、人文学院、文化产业学院、国际合作学院、成人与网络教育学院等9个二级学院，22个系。开设96个专业，涵盖经济学、文学、管理学、工学、农学、医学、法学7大学科门类。在校学生30000余名，教职工2200余人。 学校近年来在信息化建设方面非常重视，投入力度也非常大。当前整个学院已经完成硬件、网络（LAN/WAN）、等基础环境建设，学校每个科室都具有计算机及网络环境。随着信息化建设的深入，学院领导越来越认识到光有计算机硬件、没有软件应用系统，相当于人体缺了灵魂。 经过领导分析、决策确定首先在学校内全面实施校园OA办公自动化系统。 该是因为： 院领导经过出差在外，尤其黄滕院长长年在外，不能及时了解学校状况，教工也不难向领导汇报或申报工作，导致对学校的管理和决策延误 各下级院由于地理因素，传统人送人取方式难以满足各类文件的下传、上报工作及时、准确这样的需要。 学校要取得专升本资质以及更高资质，必须在管理上提高一个档次。这也是省教委的要求。 为此，西安外事学院计算机中心多方考察了诸多国内知名产品，最终选择中望致力协同OA系统，主要考虑到： 中望致力协同高校OA系统是基于中望E/3平台管理，灵活性高、扩展性强，能够满足日后不断增长的应用需求； 致力协同OA系统是基于B/S体系结构，特别适应远程办公和移动办公要求； 致力协同OA系统是一个非常成熟的方案，并在其它院校成功实施过； 很好地支持手写痕迹批注功能、手机短信和邮件系统； 系统性价比非常高，尤其是能够有效保障学校的个性化需求。 二、实施目标和方案分析 然而OA办公自动化系统是一个广泛的管理类应用系统，不可能一蹴而就，而一个逐步实施、逐步完善的过程。为此，中望软件公司与西安外事学院共同协商、规划，并认为： 校园办公自动化系统建设要逐步、分步实施； 其中第一步应完成如下内容： 收发文管理、电子公告、请示与批复、教工档案管理、学生档案管理、电子邮件、会议管理、学习园地、文档检索、公寓管理、 第二步再完成： 不动产管理、车辆管理、物资设备管理、学籍管理等更深层次的系统 实现远程办公，实现移动办公和异地办公； “请示与批复”可以直接在网上进行，领导可以采用手写设备签名批复； OA系统要求具有较高的扩展性，以满足学校不断增长的需求。 针对外事学院系统需求，考虑到时间比较紧迫，我们采用了“中望E3平台”进行客户化处理和实施。并根据学校实际情况，先期为50用户系统，待系统推广开后再增加用户数。 中望E3平台是中望公司自主软件产品，产品体系成熟、功能完善，是快速实现OA办公自动化系统的最佳方案。 针对系统功能，我们提出第一阶段可以实施如下内容： 功能 简要描述 电子公告栏 学院各部门、二级院进行各种公告、通知、动态信息发布、检索 工作计划 每个部门独立一个工作计划栏目，各自维护；院领导具有查看权 规章制度 职能部门进行各种规章制度发布、维护，所有用户可以进行检索的信息窗口 会议管理 包括会议通申请、通知、签收、会议纪要、会议归档、会议室管理等 公文管理 根据外事学院公文处理流程定制的公文管理。功能包括：拟稿、内审、会签、院办专用、院长审批、承办、签署等。批注支持手写痕迹功能。 审批管理 对各种审批类事务的管理，包括事务的“拟定/管理”、“审批/签署”、“收阅/承办”三个环节。功能支持手写痕迹批注功能。 教工档案管理 使用于人事处对于全院教职员工档案的添加、修改、维护，以及综合条件查询、递进查询、简要统计、综合统计分析等功能模块 学生档案管理 使用于各二级院，对学生档案的添加、维护、综合条件查询、简要统计、综合统计分析等功能。 电子文档 应用于各部门。功能包括：本地文件归档和归档文件查询。 个人信息 应用于每个用户自己。功能包括： 个人通讯录、电子邮件、网络寻呼、万年历、 个人日程安排、软件下载、口令修改等 系统基础数据管理 包括： 单位部门维护、归档科目维护、 人事档案编码、公文日常维护。 系统功能维护 包括： FTP设置、应用向导、流程自定义、 外联数据库、模板开发、管理员设置、 教工档案权限设置、人事基础编码权限设置、系统日志等 系统帮助 包括常见问题解答、简要帮助手册、在线技术问答 其中教工档案管理和学生档案管理则利用致力协同办公OA系统内嵌的中望E3平台内部接口进行了定制开发，以适合外事学院的特殊需要。 其它功能则利用致力协同办公OA系统内嵌的中望