时间管理培训答题.pptVIP

* 12、清理桌面—先工作后整理 只保留近期文件，要专注于当前的文件：正在处理和未来四周内需要使用的文件 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品 在显目的地方摆上时钟、戴手表、设定时限，建立时间观念 归类文具于一起，足够一月使用 * 13、办公室5S—乱成一堆 整理、整顿、清扫、清洁、素养 分类一般为7-10个文挡，标准适当宽些 常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等 文件夹纸页适当，把大文件夹分成几个小文件夹，文件夹取名彩色标签、彩色文件夹类别更好 桌面上只放一件东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收起文挡，掌控一切 * 14、减少干扰—随叫随到 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要什么，他们看到你的机会越多，需要进你办公室的次数就会越少 干扰会耗去6-9分钟，再需要4-5分钟恢复，打搅三次后，你的专注力会消散 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，闭关、挂免战牌、躲进无人办公室，躲避噪音 分析干扰事件，紧急、重要、目标性等 近期干扰的频率、程度、减少方法等 * 15、管理邮件—受制于它 初次看到邮件即刻处理，浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，回应重要内容 专时处理，关闭邮件提醒功能，电话及时回复可保私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截信息 善用附件，内容5W1H，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话 利用15-30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理下面的任务 * 16、管理电话—随意接打 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电 记录分析一周的电话情况，是否必要、授权、缩短电话时间 回复电话时问“我能为你做些什么” 让人们知道找你和回避的时间，留出回电的时间，特定时间中午前批量打电话 * 17、充分授权——事必躬亲 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力、提升作用等 选择合适的人选进行授权，并提供支持 监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题 * 18、管理会议—文山会海 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论 开会的成本很高，可用邮件代替 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等，控制在90分钟内 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人、以其他方式提供信息、只参加一部分，下午开会较好，不要定整点 * * 一位富翁买了一幢豪华的别墅。从他住进去的那天起，每天下班回来，他总看见有个人从他的花园里扛走一只箱子，装上卡车拉走。　　他来不及叫喊，那人就走了。这一天他决定开车去追。那辆卡车走得很慢，最后停在城郊的峡谷旁。　　陌生人把箱子卸下来扔进了山谷。富豪下车后，发现山谷里已经堆满了箱子，规格式样都差不多。　　他走过去问：“刚才我看见你从我家扛走一只箱子，箱子里装的是什么？这一堆箱子又是干什么用的？”　　那人打量了他一番，微微一笑说：“你家还有许多箱子要运走，你不知道？这些箱子都是你虚度的日子。”　　“什么日子？”　　“你虚度的日子。”　　“我虚度的日子。”“对。你白白浪费掉的时光、虚度的年华。你朝夕盼望美好的时光，但美好时光到来后，你又干了些什么呢？你过来瞧，它们个个完美无缺，根本没有用，不过现在……”　　富豪走过来，顺手打开了一个箱子。　　箱子里有一条暮秋时节的道路。他的未婚妻踏着落叶慢慢走着。　　他打开第二个箱子，里面是一间病房。他的弟弟躺在病床上等他回去。　　他打开第三只箱子，原来是他那所老房子。他那条忠实的狗卧在栅栏门口眼巴巴地望着门外，已经等了他两年，骨瘦如柴。富豪感到心口绞疼起来。陌生人像审判官一样，一动不动地站在一旁。富豪痛苦地说：“先生，请你让我取回这三只箱子，我求求您。我有钱，您要多少都行。” 陌生人做了个根本不可能的手势，意思是说：“太迟了，已经无法挽回。”说罢，那人和箱子一起消失了。　点睛：　　这个寓言故事告诉我们时间会在不知不觉的时候溜走，而当你觉醒时，已经晚了。所以，你要善于利用每一天的时间，提高人生的效率和质量。时间弥足珍贵，我们不能绝对地延长寿命，但可以通过善用时间的好习惯，来相对地将生命延长。这样就等于增加了生活的“密度”，扩充了有限的生命内涵。人们之所以会浪费时间，就在于他们没有想到自己是时间的主人，没有养成善于利用时间的好习惯。而这种习惯是一个人做人、做事、做学问的根本。但你若没有这一良好的习惯，经常地浪费时间，消耗生命，其结果则是难以想象的。　　现代商界中，与人洽谈生意，都希望利用最短时间产生最大效力。有无数大银行、大公司的经理以及高级职员，经过多年经验都养成了善用时间的习惯。有不少实力雄厚、目光远大、判断准确、刻苦耐劳的大事业家，多是沉默寡言而办事迅速敏捷的人，他们所说出来的话