(专职文员助理培训.docVIP

目 录 特 质 文员/助理/秘书必备的素质 文员/助理/秘书的重要职业技能 第一部分 日常事务处理 (电话、邮件、文件管理) 第二部分 来访接待 第三部分 沟通与协调 (内部沟通、外部沟通 ) 第四部分 文员/助理/秘书礼仪素质的培养 第五部分 文字支持 第六部分 文字的撰寫 專業技能 第一部分 文秘工作说明书 第二部分 文件及表单编写规则说明 第三部分 會議與會注意事項 第四部分 人事考勤制作 第五部分 人事核準權限 第六部份 管理辦法 第七部份 会议资料制作要求 第八部份 文秘作业注意事 特 质 在许多人眼里，文员/助理/秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。文员/助理/秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。 优秀的文员/助理/秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，文员/助理/秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。 然而,文员/助理/秘书的工作到包括哪些，在文员/助理/秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。文员/助理/秘书是一只庞大的队伍，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看都是文员/助理/秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于文员/助理/秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。 事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是文员/助理/秘书们不遗不弃的职业操守，而文员/助理/秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。 总结--- 在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴的过程后，将其做成部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统一。同时我们非常愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导和专家的指点，以发现问题，补已之短。 第一章 文员/助理/秘书必备的素质 一、职业化文员/助理/秘书的标准: ? 敬业精神 ? 正直--公平，坚持既定政策和原则 ? 表率作用 ? 诚实--实事求是 ? 领导风范 ? 敬业--以工作为荣，设定高的工作水准 ? 业务能力 ? 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密 ? 指挥与控制能力 ? 勤奋--努力工作，不断学习 ? 合作精神 ? 有序--利落，有条不斋 ? 学习与创新能力 ? 高效--追求效率和效益 ? 知人善任的能力 ? 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 ? 对待意见与批评 ? 大局观 二、文员/助理/秘书的职业态度 ? 主动性（Initiative) ? 适应性(Flexibility) ? 团队精神(Team work) ? 尊重他人(Respect for People) ? 创新精神(Creativity) ? 坚持原则(Uncompromising Integrity) ? 服务与贡献(Service Contribution) ? 认同与分享 (Sharing) ? 双赢与相互依存(Win-win Interdependence) ? 温柔的心和自省 三 工作职掌 1.文秘工作内容 基本責任:免除上司自己做雜事,輔助上司來推行業務;提供上司足夠的資訊,建立良好的工作關系; 份內工作:每天既定的例行工作,上司特別指定的事項;自動自發的積極任事; 工作內容:日程管理.會議準備.接待來賓.接應電話費用管理.文書處理.文件保管.資訊匯集 辦公環境維護.公共財產保管.臨時交辦事項 2.工作特性  走在時代的先端 最多學習的機會 忠誠可靠的品格 敏銳機智的判斷 自我