(公务接待办法.docVIP

集团公司机关公务接待管理 为加强集团公司公务接待工作管理，明确接待职责，规范接待程序和标准，提高接待水平和服务质量，塑造集团公司的对外整体形象，特制定本办法。 一、定义 本办法所称公务系指会议、考察调研、学习交流、检查指导、公共关系活动等；接待是指提供交通工具、住宿、用餐、购票、陪同等方面的安排。 二、原则 集团公司公务接待立足于服从、服务与企业生产经营中心工作和总体目标，遵循“对口对等、热情周到、勤俭节约、安全保密”的原则。 三、职责 公司办公室为集团公司公务接待的协调管理部门，负责重大公务接待工作计划的制定，重要接待活动的组织安排、联系协调；财务部负责部门接待费用的总量标准，以及接待费用的开支报销、审核管理等、接待费用的结算与管理等；集团公司机关相关部门（或基层单位、项目部）主办接待工作或协助做好有关接待工作。 四、管理内容 ㈠ 接待范围 1、接待上级机关、兄弟单位、业务关联企（事）业单位各级领导等； 2、接待和安排重要来宾（或业主）的检查、考察、调研等活动； 3、集团公司主办的会议，承办上级机关及政府部门委托筹办的大型会议； 4、有关公共关系工作和协调外部环境方面的接待； 5、其他公务接待。 接待管理 1、公务接待工作遵循统一领导、规范程序、分工负责、对口接待、密切协作、费用总额控制的原则。接待分为集团公司接待和业务部门接待两级。 ---集团公司接待是指集团公司领导对外接待或指示各综合部门（或其他部门，或基层含附属单位、项目部）完成的接待任务。集团公司接待费用由综合部门（或领导指定的其他部门）提出开支申请，经主（分）管领导签批后由财务部统一列支； ---业务部门接待是指机关各业务部门因业务往来、业务需要自行安排的对外接待任务。业务部门接待费用在当年核定的本部门接待费中列支。 2、对于大型的、涉及机关多个部门业务、或其他较为重要的接待任务，由公司办公室根据实际情况，负责确定主办部门、协办部门和配合部门，并负责做好各部门之间的联系协调工作。此类接待任务所发生的费用由集团公司列支。 集团公司接待与机关部门业务接待的界定不明确的，由集团公司主管（或分管）领导界定。 3、通常情况下，集团公司接待实行接待定点制度。即由公司办公室通过市场竞争谈判、协商比选等形式确定定点协议宾馆、酒店，并实施动态管理，协议一年一签。如遇特殊需要，经集团公司领导批准，也可临时选定接待宾馆、酒店。 4、机关各业务部门的非特殊接（招）待，应安排在定点的协议宾馆、酒店。特殊需要确需在非定点协议宾馆、酒店接（招）待客人时，事先应征得集团公司主管领导批准。 基本程序 1、凡大型和重要的接待活动，应提前按业务范围划分分别由综合管理部门（或主办部门)制作《接待筹备总体安排》及详尽的分组《接待管理作业指导书》。《接待筹备总体安排》中应明确组织领导（领导分工、成员构成、主要职责）、分组情况（负责人及成员构成、职责分工、工作流程、有关注意事项）等；分组《作业指导书》应明确小组成员及负责人、工作内容及作业细则（必须落实具体单项工作责任人）。 大型接待（会议）一般设秘书组、会务组、接待组、宣传组。 2、机关业务部门接到一般接待任务后，应逐项填写《公务接待审批单》（见附表1），经部门负责人、集团公司分管领导签署意见后，根据业务性质、来客职级等，分类别、按标准自行安排接待。 3、业务部门准备大型或重要接待活动时，应将接待预案（含公务接待审批单）、费用预算提前报送公司办公室和财务部，并呈集团公司主（分）管领导审批后由公司办按大型接待管理要求协调做好相关接待安排。 4、接待主办部门应在公司办的统一协调下，做好（或配合做好）汇报材料的印制、现场考察、食宿、接送和车辆安排等准备工作。 5、集团公司接待工作要建立接待登记管理制度，对重要的来宾通过设立接待登记卡，详细记载基本情况（籍贯、民族、身体状况、住房、饮食、乘车、卫生保健、起居、文娱活动等习惯和嗜好等）。接待卡的填写与保管，由公司办公室负责。 6、各类接待活动结束以后，要将费用开支情况向财务部登记备案，内容包括：日期、主办部门、接待单位、费用总额、审批人等。费用登记备案后，通常应在一周内进行相关费用的结算与报销。 ㈣ 经费管理 1、接待经费指用于公务接待中所发生的费用。包括餐饮、考察、参观、文化活动及购买必要的纪念品等费用。 2、集团公司接待经费实行预算制。每年年初由财务部根据上年接待情况及当年工作任务等因素，提出当年的开支总额建议数和各部门接待费用控制建议数，经集团公司总经理办公会研究批准后，形成年度接待费用预算总额，下达各部门。各部门根据年度预算，结合实际制定季度接待经费开支计划。 3、机关各部、室接待费用在集团公司核定下达的控制额度内支配使用，经部门领导签字、财务部门审查、集团公司分管领导审核后，报集团公司总经理审批后报