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前台兼行政助理职位说明书 岗位名称 前台兼行政助理 所在部门 行政部 岗位定员 1人 所辖人员 直接上级 行政主管 直接下级 无 工作权限 卫生检查监督权、礼仪形像监督权、工作状态提醒权、相关工作的建议权 工作协作关系 内部关系 公司各部门 外部关系 来访人员 任职资格 学历和职称 大专或以上学历 专 业 中文、文秘、管理类专业 性别 限女性 经 验 一年以上工作经验 知 识 具备相应的礼仪、接待知识等 技能技巧 形象好，声音甜美，普通话标准； 熟悉办公室工作流程； 熟练使用Microsoft Office专业办公软件； 具有一定的人际沟通能力和执行能力。 其他 使用工具设备 计算机、一般办公设备、网络 工作环境 办公场所 工作时间特征 8*6工作制，根据工作情况会偶尔加班 所需记录文档 公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单 本职：负责公司前台接待及相关管理工作 工作任务 工作标准 职责表述一：前台总机 前台电话的接听 无特殊情况电话响3声内必须接听，使用标准普通话，接电第一句应为：“您好，传奇公司，请问有什么可以为您服务”； 按来电者要求及时转接相应部门。 来电咨询及记录 耐心回答来电人员所咨询事宜； 建立重要留言记录本：来电者单位、姓名、联系电话、需联系部门及人员、联系事宜，并在半小时内将信息准确传达给相关人员； 每周周六将重要留言记录本交行政主管检查。 职责表述二：前台接待管理 来访登记 建立外来人员来访登记薄； 问清来访人员意图，及时通知被访对象； 对推销、闹事、无关人员须绝之门外； 每月30日将外来人员来访登记薄交行政主管检查。 访客接待引导 安排洽谈地点，引导来访客人就坐，并替客人倒水； 如需客人长时间等待，可向客人提供公司宣传资料、视频、杂志； 待客人离开后，清理其茶水，整理好相关资料。 职责表述三：快递、信函、包裹收发登记 快递、信函、包裹的统一收集、登记 建立快递、信函、包裹的登记表； 急件须在收到第一时间交相关人员签收，其余须在收到当日相关人员签收； 职责表述四：前台复印、打印管理 公司相关文件、资料的打印、复印 及时补充打印、复印纸，对于公司内部文件采用旧纸； 及时复印、打印公司相关资料。 打印、复印登记 每次复印、打印均要进行详细登记； 每月30日将本月复印、打印情况汇总成表，交行政主管检查； 除合同外，公司人员打印需自费。 打印机、复印机设备管理 做好打印机、复印机设备的日常管理，包括加粉、换鼓、故障报修等； 修理费用的询价：向行政主管提供至少3家修理公司报价。 职责表述五：公司卫生及环境管理 公司公共办公区域的卫生安排与维护 安排人员每日清扫公共区域地面至少1次（根据实际情况增加）； 每2日擦拭接待室、会议室桌椅至少1次（根据实际情况增加）； 安排人员每日拖地至少1次； 保证公共区域地面无垃圾、无明显粉尘，会议室、接待室桌椅整洁； 行政主管将不定时检查。 公司盆栽养护 根据植物生长情况浇水； 每日清理1次盆栽内的杂草、杂物、修剪植物的枯枝； 行政主管将不定时检查。 公司环境卫生的监督管理 建立个人区域卫生检查表：每日检查员工个人办公区域1次，检查包括桌面物品摆放、桌椅及地面的整洁度； 对于卫生检查结果不合格的员工提出口头警告，限期让其整改并及时复查； 每周六将个人区域卫生检查表交行政主管检查。 职责表述：负责人员的招聘与配置，培训与开发； 1、网站招聘信息的发布及更新，招聘渠道的拓展； 2、按照各部门提交的人员需求信息，进行简历的筛选，搜集及初试人员的约见和选拔； 3、定期制定员工培训计划，按照计划要求进行培训的实施工作； 4、了解公司员工的职业需求，帮助制定个人职业规划及发展方向； 5、定期发布内部竞聘职位信息，审核员工晋升、晋级申请并安排竞聘相关事宜； 6、负责新进员工试用期的跟踪考核 7、协助部门主管安排的人员招聘及培训相关工作。 职责表述：员工异动办理及人事档案的建立及维护； 工作任务 1、负责办理员工入职、离职、转正、调岗、调薪等相关工作； 2、新员工入职档案的及时建立及老员工档案的维护； 3、及时更新员工花名册及员工的个人信息和资料； 4、离职员工档案的定期销毁； 职责表述：负责薪酬福利相关工作 工作任务 1、根据店面负责人上报的信息，负责每月审核员工的考勤，制作员工的工资表； 2、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查 3、员工年终奖的计算； 4、员工薪酬调整通知单的制作及下发； 5、员工社会保险的办理； 6、协助行政开展各项员工活动； 职责表述：协助编写人事规章制度及实施以及劳动关系的处理 工作任务 1、协助领导编写、修改和推行实施各项人事