(日常办公管理1.docVIP

日常办公管理规定 1.目的 为维护公司的良好办公秩序，规范日常办公行为，创造高效、和谐的办公环 境，特制定本管理规定。 2.范围 本规定适用于公司本部及所属各部门对办公礼仪（行为规范）、办公环境、办公设备和办公会议的管理。 3.职责 人事行政部负责对本制度的执行情况进行督导和每季度不定时的检查，各部门经理负责本制度的具体落实并对其执行情况进行检查。 4.方法和过程控制 4.1 办公礼仪管理 4.1.1 遵守公司规定的上下班时间并按相关要求打卡或签到。 4.1.2 早晨上班见到同事应问“早上好”，工作时间见到同事或来访者要问好或 点头示意。 4.1.3 办公人员着装应符合有关着装标准的规定。 4.1.4 办公时间内应保持饱满的精神状态，坐立行走姿态端庄、严谨。 4.1.5 保持健康、乐观的心情，避免将生活中的烦恼带入办公场合，微笑对同事 及任何来访者。使用敬语，注意在各种场合的言谈举止，维护公司的良好 形象。 4.1.6电话应摆放在办公桌的右（左）前方，话筒与话机连线不得打结；电话铃响后请及时接听，先说“您好，东博电力”，接听分机电话应首先说“你好”或者“你好，×部门”；接听电话应简单明了，尽量小声，以免影响其他同事办公，办公时间禁止打私人电话聊天。如使用分机电话打传呼，应留下分机号码。接听电话时，如对方所找同事不在，应告知对方稍后再打，或要求其留下姓名和电话，待同事返回时告之。 4.1.7 接待来公司（部门）参观、访问的客人及办事人员，要热情大方、彬 　　　　 彬有礼；接待来访、业务洽谈要在指定地点，避免影响他人办公。 4.1.8 办公时间应坚守岗位，暂时离开时应知会同事或上级，并告之返回时间。 4.1.9 上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍，禁止做任何与工作无关 的事。 4.1.10养成良好的节约习惯，作废文件的背面可留作草稿纸用或裁成便条做临 时记事用等；离开办公区域前应随手关闭工作区照明灯、空调、电脑等。 4.2 办公环境管理 4.2.1 保持良好的办公环境，办公用品应摆放整齐、有序；垃圾、废纸应按规定 放入废纸篓内，不得随地抛弃。 4.2.2 离开办公区域或外出办事，要清理好自己的桌面，并将椅子归位。 4.2.3 办公区内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定场所。 4.2.4 办公区域内交谈须轻声细语，不准大声喧哗、聊天。业余时间不要在办公 区域进行娱乐性活动（公司组织除外）或接待私人访客。 下班前关闭电脑、空调等办公设备并切断电源，整理好资料并锁好资料柜、 办公台，摆正坐椅。 办公环境的安全管理工作应以预防为主，总办行政管理组每月对公司本部办公区域进行一次安全防范检查，及时消除安全隐患，确保安全。各业务部门办公环境的安全管理工作应由各部门主管负责。 办公区域的各类紧急突发事件，由各部门主管负责人做好相关记录，并进行协调处理。 办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。 严禁携带易燃、易爆、有毒等危险物品；严禁各类推销人员、衣冠不整者进入办公区域。 消防管理工作参照体系文件有关规定执行。 4.3 办公设备管理 办公设备为公司财产，任何人不得故意损坏及因私使用。所有办公设备应由 管理部门登记，确定存放位置。各使用部门应明确设备的使用或保管人，负责设备的日常管理。各部门应定时对所使用的办公设备进行清洁、检查和保养。当设 备发生故障时，应及时通知管理部门维修处理，不得擅自拆装。任何人不得随意 改变办公设备的存放位置。 4.3.1 办公家私：员工应自觉爱护公司办公家私，并负责个人所用办公桌椅的日 常保管，不得恶意损坏。部门共用的办公家私，应指定专人负责保管。办 公家私出现故障或损坏时，使用人应及时通知本部门行政管理人员处理， 不得私自拆装。 4.3.2 电脑类设备：电脑类设备由公司总办统一管理，其安装、调试、系 统配置、使用等工作均由设备部负责。各部门须为所使用的每台电脑指定 责任人，负责所用电脑及外设的日常保管、维护、清洁，保证电脑设备的 正常运行。电脑使用人员应熟练掌握基本操作程序，严格遵守设备部的有 关规定,正确使用电脑。电脑发生故障时应及时通知电脑室处理，严禁自行拆装或改变电脑程序。各部门电脑均须设置开机密码及屏幕保护密码，并报部门及公司电脑室备案。 传真机：各部门须指定专人负责传真机的日常使用、保管、清洁和维保， 及时将收到的传真函件转相关人员阅悉。收、发传真或使用长途电话时须 填写《传真收、发文登记表》及《长途电话使用登记表》。传真机发生故障时应及时联系维修处理。 电话：办公人员应保管好工作台面上的电话，定时做好清洁工作。电话出 现故障时要及时通知专业人员维修，不得私自拆装。 复印机：各部门应指定专人负责复印机的日常使用及保养。复印文件资料 须填写《文件复印申请表》。复印时要按说明书正确使