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第一章 管理文秘概述（2学时） 一、管理秘书学的学科定义： (一)关于秘书(归纳法): 看高级秘书总结秘书的职责 她们拥有：外表靓丽、谈吐高雅，学历大本以上，都能讲一口流利的英语；具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。被称做“高级秘书”，包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。 常郁青，29岁，康柏（中国）投资有限公司大中国区执行秘书。谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，常郁青有着不少的感触。她给出了高级秘书的七大“高”人之处。 第一高：综合素质要求更高 常：每天下来挺忙碌的，但想起来可能都是一些平凡的小事。当老板和政府官员有一些重大会议和活动之前通常很繁忙。平时还会起草一些财务或者人事方面的的报告，帮助老板做一些决定。高级秘书是工作在老板身边最近的人，老板出差不方便看邮件时，他们要处理一些文件，有些需要马上替他去批复。所以和一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。 第二高：责权更重 常：高级秘书和助理的界限很难划分，助理给予老板业务方面的建议会更多，而高级秘书与一般的秘书有不同之处在于：高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过我找到老板，我承担着他们之间沟通的责任。责任大，犯错误的机会也多. 第三高：薪水更高 在IT行业里，与其他部门的管理人员来说，高级秘书的薪水可能不是很高，但与普通秘书相比，高级秘书的薪水还是相当可观的。她说高级秘书普遍月薪不会低于8000元。 第四高：说服能力要更强 常：我不是那种让人一看就感觉很强的人，这也许是我的一个优势，就是有亲和力。而做到这个职位，一味地笑是远远不够的，有自己的想法很重要。老板也是可以被说服的，只是这需要一个过程。普通秘书根本和老板说不上话，因而也就不具备去说服老板的基本条件；而高级秘书的地位比较的特殊，老板交给我的任务，在我觉得应该建议或者提示他的地方，就会指出来。其实这点是很不容易做到，要讲究方式，大多数的时候我会采取一种委婉的语气，建议他“这样是不是会更好”，这样让他有一个从考虑到最后接纳的过程。 第五高：发展愿望更高 常：做到高级秘书这个地位在年龄是有一个底线的，应该在27岁左右，因为这需要一个经验的累积，不可能刚一毕业的学生就会做到这样一个职位。而接下来的情况就与国内外的文化差异有关。在国外有很多高层的秘书都是妈妈级的，就像一个长辈一样把所有的事情搞定；而在国内的环境下，大部分心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。 第六高：道德水平要求更高 常：高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件，因而保密是对老板的承诺和责任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。如果昨天老板和我说的事情没多久整个公司的工作人员就都知道了，那么老板不可能再信任我，和他保持在一条战线上，经常和他沟通，长久如此，他就会觉得你比较认真，是可靠的。我在康柏工作没多久的时候，也有猎头公司找我，但我觉得不应该走，当你给老板留下一种你随时可能会离开公司，以这个为跳板去找另外一家更好的公司的印象时，他是不会信任你的。 第七高：成就感更高 常：把握在大老板和部门老板之间的态度和分寸是我工作中最困难的事情。这需要一点技巧，譬如在传达大老板的要求，发邮件或谈话时，我不会以一种命令的口气去和部门经理讲话，因为我是他们之间的一个桥梁，首先是摆正自己的位置，想清楚了，问题也就迎刃而解。工作中会时而出现突发事件，我会把解决某个有难度的问题视为一种挑战，这也包括研究某些电脑操作技巧，一旦问题在苦思冥想之后有了答案，会喜出望外，特别有成就感。 提问： 秘书干什么工作？ 起草文件、整理档案、服务会议、调查研究、办公室事务管理、辅助决策、…… 定义：秘书：为领导机关、社会团体或个人提供辅助管理，综合服务的人员。 （二）关于管理秘书学：管理秘书学是关于管理秘书工作规律及其应用的科学。 （运用管理学原理、方法来研究、审视秘书行为和活动） 二、管理文秘的研究内容 包括：1、史（学科发展秘书起源机构沿革工作规律） 2、学（基本原理、基本方法、基本知识） 3、术（基本原理、基本方法、基本知识的应用） 三、管理秘书学的性质与研究方法 学科性质与研究方法 应用性------理论联系实际 综合性------分析与比较 四、管理文秘与相关学科的关系 五、学习管理秘书学的现实意义（讨论） 思考题（课堂讨论20分钟）： 1、管理秘书学与秘书学的关系。 2、学习管理秘书学有何现实意义？ 3、你为什么学习管理文秘？ 4、你打算如何学习？（订一个计划，树一个目