档案管理一规定.docVIP

档案管理一般规定 目的 为了保证华润电力（菏泽）有限公司档案的完整、准确、系统，加强档案管理工作，实现档案工作标准化、规范化，有效地保护和利用档案，特制定本规定。 引用标准 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2002） 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002） 《火电企业档案分类表6-9 大类（修订本）》（国家电力公司总文档[2002]29 号） 《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002） 《电子文件归档及管理规范》等有关规定(GB/T 18894－2002） 术语定义： 档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件（包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、生产准备、竣工、试生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料）。 科学技术档案（简称科技档案）：是指企业事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科学技术文件材料。 文书档案：是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。也可以把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称。 会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 人事档案：是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德、才表现等情况，以个人为单位集中保存以备查考的原始记录。 音像档案：是指记录和反映本单位有关生产、经营、管理等活动工作，具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等。 照片档案：是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 实物档案：是指本单位在各项工作中所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书等荣誉以及具有保存价值的各类实物，如领导人题词、名人字画、友好往来赠品等。 电子文件：是指在数字设备及环境中生成，就数字形式存储与磁带、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。 职责 4.1 总经理工作部 4.1.1负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、开发利用、销毁等工作。 4.1.2对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指导。 4.2 公司各部门 负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作，并按照《档案立卷归档管理规定》的要求及时移交总经理工作部档案室存档。 归档范围 本公司在基建、管理、经营及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料为归档范围（见附件1《华润电力（菏泽）有限公司文件材料归档范围表》）。 本企业归档材料的来源： 内部形成的文件、材料； 外购设备等带来的文件材料； 投资控股企业向本企业提供的文件材料； 参与的合作项目、合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； 执行、办理的外来文件材料。 各部门在《华润电力（菏泽）有限公司文件材料归档范围表》范围内，按照归档文件的质量要求负责文件材料的收集和整理，并按相关时间要求移交档案室。 归档的要求 归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。整理应遵循文件材料形成的规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范的要求。 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 归档的文件材料为A4面幅（297mm×200mm）。 文件材料归档后不得更改。 非纸质文件材料与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片、实物等各种载体形式。 归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。电子文件只作为对纸质档案使用方式的补充，其格式要符合档案管理要求。 两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的正本文件。 工程竣工档案按照公司《工程竣工档案资料移交管理规定》中归档要求执行。 各部门行政助理或资料管理员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，对归档的文件材料进行系统整理并组成保管单位，编制移交清册，由部门负责人签字审核后向档案室移交。部门负责人对移交材料的系统性、完整性和真实性负责。重要的文件材料移交时应编写归档说明，归档说明要注明项目名称、文件名称和数量以及要说明的事由。 档案室接收时要全面检查归档文件材料的质量