高效会议管理ppt摘要.ppt

高效会议管理 课程大纲 一、为什么要对会议进行管理 二、会议的目的和种类 三、会议的三个阶段/七个步骤 四、会议失败的原因 五、如何开成功的会议 六、成功会议的角色扮演 七、会议控制与冲突处理 一、为什么要对会议进行管理 据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于召开团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议 《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议时间大约1小时 会议成本的计算 效率损成本 因不及时接听重要客户电话而造成的损失 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件 而导致停工停产等 二、会议的目的和种类 达成协议与解决问题 会议的种类 会议的频率 三、会议的三个阶段/七个过程 会议计划阶段 会议计划的六个要点： 会议目标 会议参加者 会议方式 会议时间、地点 会议日程安排 会议所需的资料和物料 会议召开阶段 开始——守时、破冰 扩展 扩展技巧： 图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析 回收 回收技巧：投票表决、N/3技巧、 压力排序 达成共识 结束会议 会议落实阶段 四、会议失败的原因 会议的三种“致命伤” 主持人的技能 会议的准备工作 会议的地点 会议失败的原因 会议之前导致失败的原因 会议中导致失败的原因 会议后导致失败的原因 会议之前导致失败的原因 目标欠缺 目标不明确 议程欠缺 与会人选不当， 太多或太少 会议时间不当 开会时间通知不到 会议通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备不足 不能准时开始 与会者未做准备 未明确议题和时间 时间安排不当 会议太多，与会者厌倦 会议太少，致使会议议题太多 会议中导致失败的原因 受外界影响 与会者发言离题 让没有必要留在会场的人流在会场 决策犹豫不决 资料准备不充分却贸然决策 少数人垄断发言 与会者之间争论 与会者精力不集中 视听器材发生故障 与会者不表明自己（真正）意见 与会者与主持人争论 与会者欠缺热情 会议超出预定时间 主席未能总结会议 成果 会议后导致失败的原因 没有记录会议要点 不能对讨论事项进行最终决定 不能对会议成败得失进行总结 不能及时解散已完成任务的临时性委员会或工作小组 与会者对会议感到不满 没有跟踪落实会议决定 五、如何开成功的会议 避免会议的五“不”现象 不守时 不负责 不决策 不投入 不执行 会议效率不高的原因及具体表现 预防会议效率不高的管理 如何判断是否有必要开会 无需开会的“五个如果” 如何判断是否有必要开会 必须开会的“五个如果” 会议规范流程 练习： 如何建立信任 高效会议管理 成功会议策略 成功会议策略 会议中的沟通 沟通金三角 沟通的冰山模式 六、成功会议的角色扮演 成功会议主持人要扮演的三个角色 会议主持人 秩序维持人 时间控制着 另：要安排会议记录人员 主持人的责任 要营造和谐的气氛 负责会议照常进行 负责总结讨论内容 引导发言人去解释 帮助参会者理清思路 避免意见一边倒 减少和会议无关的争论 要保持中立的态度 主持人会议中的说话技巧 展示 探询 评论 建立 测试理解情况 总结 排除 引进 就程序提出建议 会议记录者的功能 参会者的守则与责任 七、会议控制与冲突处理 意外和冲突处理 会议中可能遭遇到的几种人 “蝉” “鲨鱼” “驴” “兔子” “螃蟹” 意外和冲突处理 遭遇“蝉” 意外和冲突处理 遭遇“鲨鱼” 意外和冲突处理 遭遇“驴” 意外和冲突处理 遭遇“兔子” 意外和冲突处理 遭遇“螃蟹”（ “螃蟹”—跑题者） 出现分歧时的处理原则 不要回避对立，意见分歧是正常现象 不要因为工作上的分歧而演化成人际关系或情绪方面的对立 利用会议中间的休息来调节一下气氛 可以参考第三方的意见 可以把焦点问题写在黑板上，客观比较一下到底谁是谁非 多提供一些有说服力的数据 主持人会议调停失败的原因： 听完陈述后就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄 指出双方都有错误 建议举行其他主持人会议 成功会议策略 四种群体决策 权威决策 共识决策 少数服从多数决策 无异议决策 四种团队决策 头脑风暴法 德尔菲法 异地思维决策法 换位思维决策法 处理冲突的五种类型 暴力型 迁就型 回避型 妥协型 协作型 练习： 模拟会议 分别扮演会议中的各种角色 主持人在会议中发言时间较多， 主要有以下原因： 1、对议题较熟 2、地位高，声音大 3、承担较多的行政责任 建议： 主持人的发言时间掌握在20/80内 尽量保证每个人发言机会均等 尽量形成一种互动的会议氛围 沟通漏斗原理 自己