成本管理程序手册20130329..docx

重庆兴拓置业有限公司成本合约管理程序手册（第二版/2013-3-29）文件认可行为签署日期编制审核批准目录第一部分总概1.1 引言成本合约管理程序手册定义了重庆兴拓置业有限公司的成本合约管理和实施中的原则、程序和责任。成本合约管理程序手册的目的是通过以下内容，规范项目参与各方在本项目上的成本合约管理行为，为成本合约工作提供指导：标准程序标准格式和汇报程序本管理程序手册会根据实施的需要，适时进行更新和修改。未经公司总经理同意不能改动已经建立的程序。本成本合约管理程序手册只用于重庆兴拓置业有限公司和公司指定的顾问和施工等单位。表格和内容归方兴地产所有。1.2 项目联络方式第六部分标准表格和格式，附录了目前的项目联系表-附表1-01《工程参与单位及人员通讯录》,包括了联系电话和电子邮箱地址等。第二部分合约往来函件及经济文件归档管理程序2.1 引言健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。本部分主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由成本合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。2.2 文件归档程序电子文件归档2.2.1成本合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的成本合约部门专用文件夹中，使成本合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于成本合约部将所有相关数据单独备份。在成本合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。合同等重要文件最终版转为PDF格式存档。书面文件归档2.2.2成本合约部人员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。2.2.3根据对应合同进行归档，原则上合同相关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同分别集中归档。2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一按照发文单位进行归档。2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档；2.2.6 其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。2.3 书面文件检索文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。2.4 文件编码系统文件编码按公司统一要求，文件编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。2.5 文件收发程序任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则成本合约部有权要求其修改后重新提交。发函过程2.5.1发函：对外单位或其它部门的发函，须经过主管领导签字后，统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。对外发函有以下三种情况：（1）发往造价咨询单位的，由成本合约部直接发函；（2）发往非成本合约部对口主管单位的，如施工单位和监理单位，由工程及HSE部对外发函；设计单位由设计管理部对外发函；（3）发往对政府部门的须按公司对外发函流程办理。2.5.2如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人前来将原件取走，并在《发文记录表》（见附表2-03）上登记签字。2.6 承包单位文件提交承包单位必须按照本手册规定的程序和格式要求提交正式文件。2.7 图纸管理 2.7.1图纸接收(1)正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期；(2)移交成本合约部的图纸需有设计管理部确认的图纸目录纸版和电子版（Excel格式文件）以便于更新图纸台账；(3)成本合约部经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收。(4)设计管理部转送成本合约部图纸原则上不少于3套，存档1份、转造价咨询公司2份。2.7.2图纸发放图纸发放需使用《传送单》，后附图纸目录，且指定单位签字接收后方可取走。2.7.3旧图存档一旦有新图纸发行，需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，做好图纸变更管理记录，作废的图纸由合约工程师加盖作废章作为标记。2.8 借阅管理外单位或其它部门人员借用成本合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅表》（见附表2-02），经部门经理签字同意，借阅人签字借出。借阅人不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。第三部分设计变更、工程洽商、工程签证管理程序3.1 引言为加强重庆兴拓置业有限公司施工过程中工程变更管理，规范工作流程，有效控制成本，提高工程变更的结算效率，特制定本管理流程。3.2 设计变更管理程序（一）设计变