(ExcelXP数据库速成.docVIP

三、Excel XP数据库速成?????? Excel XP具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。?????? 1．数据排序?????? Excel XP第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。?????? （1）文本排序?????? 选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序，请大家自行摸索。?????? （2）自定义排序?????? 如果你要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。?????? 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。?????? 2．数据检索?????? 如果Excel ?????? XP工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采用以下方法检索并查看：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（图2）。?????? 再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入12回车，则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用、、=、=、逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“170”，则表示检索总分大于170的记录，回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他数据。?????? 3．数据筛选?????? 上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总分大于170和小于120的纪录），这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel ?????? XP提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令，每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框（图3）。?????? 单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于”，然后在其右边输入170；按相同方法在第二行中选择“小于”，并在右边输入120，选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮，工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选结果，只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。?????? 4．数据汇总?????? 小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel ?????? XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在“分类字段”中选中“班级”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”，单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可